图书馆资料员如何对电子档案与纸质档案进行管理

摘 要：电子档案与纸质档案是目前档案存档的两种重要形式，建立双轨制管理，可实现档案存档的优势互补，有助于档案资料的完整性。本文在理清电子档案与纸质档案存档管理要点的基础上，对如何加强电子档案与纸质档案的存档管理在思想上、制度上及图书馆资料员三个层面提出了相关建议，以期对档案存档管理工作以启示。

关键词：图书馆资料员，电子档案，纸质档案，存档管理

档案是机关、企事业单位、团体在党务、行政管理、基本建设、文化艺术等各项活动中留存形成的，具有保存价值的各种实物、文字、照片、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。做好档案的存档管理工作是搜集、积累历史资料，保留历史遗存的重要工作，各单位基础管理工作的重要组成部分，是各项工作的重要依据和必要条件。

随着科学技术的不断发展，档案存档管理工作不仅局限于纸质的历史资料或照片，而且逐渐走向电子档案，同时电子档案也会因种种原因并不能完全取代纸质档案。因此电子档案与纸质档案长期并存、长期依赖的状态仍会在相当长一段时间内持续，作为图书馆资料员对于电子档案与纸质档案应如何妥善保管，是图书工作者应思考的首要问题。

一 电子档案的存档管理

电子档案是随计算机及现代科学技术应运而生的，通过计算机磁盘、光盘等介质设备或网络空间进行存储的电子图像文件集合。

电子档案优势体现在五个方面，第一是信息的非人工识读性，第二是信息存储的高密度行，第三是信息与载体之间的可分离性，第四是多种信息媒体的继承性，第五是系统依赖性。电子文档又可分为文本文件、命令文件、图像文件与数据文件。

对于电子档案的存档管理，图书馆资料员务必要充分认识到其特点与优势，对不同类型的档案进行分类管理。

要做好电子档案的存档管理，务必要建立公共的、统一的档案管理信息化平台。在建立统一电子档案入口的基础上，才能实现对采集的电子资料进行统一、规范的管理，包括电子资料及档案的登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、复制备份等各项工作。

同时档案管理信息化平台也有助于添加新的业务，有助于实现电子档案的可靠性、安全性管理，有助于实现电子档案的灵活管理。一方面通过系统平台的功能，实现对电子档案的添加及修改，另一方面通过技术保障实现其可靠性、安全性与灵活性管理。

二 纸质档案的存档管理

纸质档案是传统的，以纸张作为载体的记录个人信息及经历、业务能力工作状况的公文图纸、信札、证书、电报等。纸质档案具有易损坏、无法再生、保密性弱等特点，因此，在存档管理工作中，图书馆资料员要将工作重点放到纸质档案的保护与修复上。

纸质档案的保护工作，首先要注意纸质材料的老化问题，了解纸质老化的原因，通过技术手段，针对性对其档案资料进行直接修复，也可通过制作副本进行存档；其次要注重档案资料室的环境与安全，通过系列措施，合理购置档案柜、监控等配套设置，做好保护措施，做好防潮、防虫、防火、防盗等方面的工作，保持档案资料室良好的通风与采光。

纸质档案的修复工作，是指纸质档案在保存和利用过程中，对已存在的破损、脏污、腐朽及字迹褪色等问题展开的补救工作。针对文件载体破损与脏污问题，可通过加膜、增塑、去污等加以保护原始文件；针对腐朽及字迹褪色等问题，可通过技术手段如显示褪色字迹的照相法及录像档案等方法恢复原始文件所记录的信息。

三 加强电子档案与纸质档案存档管理的有效措施

加强电子档案与纸质档案存档管理，要在思想上、制度上、管理人员三个大方面开展。

首先，要从思想上重视档案存档工作。充分认识到档案管理工作的重要意义，加强对档案管理工作的领导，定期对档案进行整理、检查与指导工作。同时要加大档案存档管理工作的投入，建立专项经费，针对电子档案，配备必要的硬件和软件设备如计算机、扫描仪等现代科技产品。针对纸质档案做好档案室、档案柜及监控的规划与安装，加大力度，从各个层面确保档案的保密性与完整性。

其次，建立健全档案管理的规章制度。一方面以条文形式明确档案的资料收集、归档、保管、转借、阅读、利用等系列活动，对档案管理工作人员与档案使用人员的行为加以规范；另一方面，建立档案管理工作考核制度和责任追究制度，以避免档案的丢失、改动与损坏，认真登记档案的各项“动态”，有效地保护档案的完整性，杜绝各种行为带来的损坏。

除此之外，要建立电子档案与纸质档案双轨制管理制度，以实现档案存档的优势互补，对于归档内容形成“两套制”，将纸质档案与电子档案两种不同介质内容相同的文件一起归档，并做好档案编目与存储。

最后，要切实加强图书馆资料员的业务能力与综合素质。图书馆资料员的业务能力是其立足于工作的根本，应配备专职专业人员，熟知图书馆资料管理专业知识，并能应用到管理实践中，做好档案的存档工作。同时要注重资料员的综合素质，建立一支政治强、纪律严、责任心强的队伍。因此，可定期开展对图书馆资料员的业务能力培训与思想政治教育，一方面提升其业务能力，对于解决档案存档工作中存在的问题提供良好思路，另一方面注重其敬业精神与责任心教育，激发工作的积极性和主动性，引导其热爱本职工作，做好本职工作。

参考文献

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作者简介

罗丹，女，1989年1月，河北，本科，图书馆资料，中级图书馆资料员，新疆水利水电学校