ERP系统环境下的企业内部控制研究

宋丹红

【摘 要】ERP系统的思想是以供应链为核心，整合内部资源，将企业的组织模式、业务流程、规范制度、信息共享、实施方法结合为一体的内部管理系统。经济形势、信息传递方法的日新月异，使内部控制呈现多元化，而ERP不仅是内部管理的载体，也是信息化的工具及手段。将ERP管理信息系统运用到企业经营实践当中，对内有助于加强内部控制管理，对外有利于降低成本、提高企业竞争力。本文从ERP系统与内部控制的相关概念入手，分析在ERP系统环境下实施内部控制的利弊，最后提出在ERP 环境下完善内部控制的方法及对策。

【关键词】 ERP系统；信息化；内部控制

进入21世纪，随着市场经济的迅猛发展，中国与国际社会日益接轨。企业内部制度的不健全，已经成为制约其发展的关键因素。不改变现有状态，企业无法在激烈的竞争中生存。因此，必须在内部控制、降低成本、生产工艺等方面进行革新。这促使大批传统制造企业争相开发ERP系统。随着ERP系统在企业的实施，实现企业经营活动中产品开发、销售计划、采购计划、生产计划、资金计划、物流信息的统一管理等优势，在信息化方面，对企业内部控制制度的构建与实施也提出了更高的要求。

一、 ERP系统与内部控制的基本概念

1.ERP的概念

ERP（Enterprise Resources Planning，公司资源计划）是20世纪90年代初继起的公司管理信息系统，它代表以计算机软件为核心的现代公司管理软件。它是主要为生产型制造企业服务，根据企业需求，以先进管理模式为主导思想，为企业量身定做一套适合企业发展的综合性管理软件。最终目的就是整合资源，使效能得到充分的发挥，能在激烈的市场竞争中处于不败之地，实现企业经济效益最大化。ERP 的精髓在于管理技术和计算机技术的结合。实现企业内部资源共享，各业务流程之间实现了无缝链接，降低成本，提高经济效率，促进企业长足发展。

2.内部控制的概念

内部控制是现代企业管理过程中的一个重要过程，由治理层、管理层和其他人员制定的程序和策略。企业制定它是为了保证经营的效率效果、财务报告的可靠性和对相关法律法规的遵守。在我国《企业内部控制基本规范》中指出：内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程1。

二、ERP系统环境下实施内部控制的利弊

1.ERP实施后内部控制的风险因素

（1）运行风险。实施ERP，首先要对企业经济业务流程进行重组。不能仅对原有的业务流程实行信息化管理，那只是对原有模式的高级复制，没有真正对企业管理进行革新，违背了ERP的宗旨。ERP首先是一种内控管理模式，其次才是技术手段。但在ERP实施过程中，由于业务流程的改变，运行中的不确定性因素不能快速反应或不能预见，将产生运行风险。而ERP实施后，企业的规模和产业结构的不断变化，现有的业务流程已不能满足企业需求，重新更改程序又增加企业负担。

（2）ERP系统风险、网络安全风险。任何一种软件都不可避免的将面临网络安全风险。ERP系统也不例外，网络系统安全包括：机房的安全管理规章、各模块的访问权限、病毒入侵的监控警示系统、操作权限设置、系统管理员及网络管理员的监督、数据备份等。在实施ERP系统时，操作员普遍存在对系统安全不重视现象。比如：以他人的权限查找不属于自己职权范围的数据，密码过于简单、同部门人员对密码保密不当等。内控系统一旦遭到破坏，将给企业造成巨大的损失。

（3）人为操作失误会增加控制风险。再高级的电脑机器人也是由人编程制造的，先进的管理模式终要由人来设计、操作和控制。在ERP的实施过程中，每个员工都会对其职责范围内负责的系统做输出、输入的工作。数据信息的即时传送、多平台共享，使其他相关部门会即时查询到信息，以便进行下一步操作，数据的准确与否直接影响到内部控制管理，甚至影响到决策者的判断。ERP是集成系统，整个系统通过服务器建立统一的数据库，初始化过程中将基础数据整理分类按照操作手册要求录入系统。岗位分配的人员自身素质非常关键。例如：录入产品报目表时，按照产品编码不小心录入错误一个号码，就会导致输错零件，所有生产配料全部传到生产车间，一种零件的错误导致领用后的配件无法组装，严重干扰生产进度。

2.ERP對内部控制的作用

（1）ERP 系统为内部控制起到支撑作用。ERP系统的数据类型非常广泛，可以提供多维信息。企业经营活动的相关数据，实时传递。为决策者提供准确的、快捷的、透明的信息，以便做出科学的判断。ERP的实施是企业实现全面控制的过程，能为企业内部控制起到的支撑作用。

（2）ERP 的实施有助于企业内部控制制度的执行。ERP 系统是信息化控制系统，严格按照设定程序执行。中间缺少了人为因素，能有效的避免或杜绝徇私舞弊等违规行为，例如：ERP运行后，采购单价的变更由其是涨价单，必需经总经理批准，方可执行，入库后的材料也形成新单价的应付账款，而涨价后的单价进入系统进行成本匹配，形成新的单位成本。不可能在涨价过程中混水摸鱼，混为一谈了。可查询、可追溯，整个过程清晰明了。

（3）ERP 的实施影响企业内部控制的监督职能。ERP系统在运行环境下实现了人机交互，内部管理模式也发生了质的改变。通过系统程序对信息的监督与控制，增加系统数据的可靠性与安全性。ERP系统程序的设计理念与执行情况决定了内部控制在企业的执行效果。如果在最初设计时管理者理念出现偏差或者实施中执行未按规定操作，都会使内部控制失效。所以需要前期大量的准备工作对企业将实施的系统进行合理化、标准化调研，研究出既适合本企业发展的业务流程又利于执行的信息系统，以降低企业控制风险。

三、ERP 环境下完善内部控制的方法及对策

1.利用ERP 系统提高企业对内部控制重要性的认识

要求系统操作人员具有较高的内部控制先进观念。没有完善的企业内部控制体系，就不能在激烈的竞争中立足。ERP系统的实施不但可以使企业全面获取信息，还可以帮助企业系统地分析生产经营过程。ERP的实施是公司原有经营模式的革命，必须有高层管理者的极大支持、ERP管理员的认真推行、各个部门负责人及全员上下的极积配合，都能够对运用ERP 系统健全自身内部控制的必要性和重要性有了充分的认识，才能有效利用ERP系统对公司实行全面管控。最终促进内部控制的不断完善，达到企业的可持续发展目的。

2.建设和优化ERP 下企业内部控制环境

（1）建设有利于ERP 环境下实现企业内部控制的组织机构。ERP 环境下企业内部控制的有效实施，依赖于一套合理的组织机构。必须设置合理的内部组织结构。使得所设立的企业各职能部门真正地发挥监管作用。

（2）明确相应的ERP 岗位设置。ERP 系统分为计划、采购、生产、库存、销售、物流等模块，根据各模块、各部门岗位、操作员、维护ERP 系统管理员及网管等分配ERP岗位职责。建立岗位管理制度，明确职责，加强控制体系。根据实际经营需要和满足内部牵制制度的要求，实行交叉岗位设置，明确职责分工有利于提高效率，避免舞弊，岗位之间起到相互制约又相对独立的作用。

（3）积极提高人员素质。ERP的实施对上岗操作人员要有必要的培训，每个权限的工作职责必须清楚。经过培训达标后，系统管理员方可授权。在日常操作过程中，系统管理员对各操作员实行监管，如发现问题及时改正。初始化阶段对ERP相关人员整体集中培训，后续日常操作、维护、升级过程的变化由系统管理员对改动部分进行单独培训。加强操作员职业道德及责任心的培养教育，全面提高操作员的业务素质。通过网络安全知识的培训，提高员工对系统数据安全防范意识。

3.加强网络安全、系统安全防范工作

提高网络安全意识；建立数据加密、设定定期定时备份、用户授权机制；设立防火墙，防卫网络安全保障系统。加强信息系统安全检测， 有效提高网络系统自身安全漏洞和内外部攻击行为的检测、管理、监控和适时处理能力。

4.實施内部审计工作

ERP系统的审核功能，简化了企业的审计流程，提高工作效率。可以有选择的、有重点的进行内部审计，能及时发现问题，降低内部控制风险。内部审计对内部控制制度进行监督、评价，针对问题提出意见和建议。通过系统、规范的方法审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进经营目标的实现。

综上所述，ERP的实施改进离不开企业的内部控制建设，内部控制通过ERP系统的平台优势进行内部控制整合。成熟的ERP可促进内部控制更加完善，健全的内控体系也可拓宽ERP 发展的方向。两者相互依存、相互促进，只有相互结合才能为企业降低风险、提高经营效率、节约成本。使企业走向健康、持续发展的良性循环的轨道上。实现企业的战略目标。

参考文献：

[1]鞠成晓.基于ERP环境下企业内部控制的建设思路[J].企业经济，2013（397）： 63-66.

[2]黄岚.浅析ERP系统环境下的企业内部控制[J].企业论谈，2010（148）：48-49.

[3]李万福，林斌，舒伟，李志才.基于内部控制视角ERP系统实施的改进研究[J].审计研究，2011（1）：84-87.

[4]高洋.基于ERP平台提升企业内部控制有效性的实证分析[J].企业经济，2013（392）： 84-86.

注 释：

1.中国人民共和国财政部等.财会[2008]7号.企业内部控制基本规范[S].北京：中国财政经济出版社，2008-05-22.