金蝶K/3采购管理业务常见问题

原虹

大部分的采购业务开端是从采购申请这个环节开始的，作为业务流程中的首个环节，操作人员需手动填入需要采购的物料信息，例如：物料代码，物料名称，计量单位等信息，但是有时会出现在新增采购申请单的时候，当操作员录入对应物料信息，系统提示必须输入源单类型及选单号，出现这样的问题，主要是因为操作员在业务流程设计中，修改了采购申请单的源单类型，将系统默认的销售订单【可选】改为了【必选】，这种情况下，若案例公司在采购之前未存在销售订单，那么就需要操作员必须将源单类型中销售订单的【必选】改回【可选】，但若案例公司是在接到销售订单的前提下，为了该批订单才要去采购原材料的话，这个时候操作员可以在【源单类型】选项中选中【销售订单】，同时在选单号中通过双击或按F7键来选择相关的销售订单记录，多条记录可以通过【Shift】键或【Ctrl】键来进行多条记录的选择。

在新增采购订单、外购入库单或采购发票的过程中，这些数据已经是新采购申请单以后的下游单据，一般是可以关联上游单据而自动生成物料信息的，所以会出现录入窗口下方表格中的物料代码，系统会提示必须输入源单类型，这是由于在业务流程设计里面已经为这三个步骤设置了必选的源单单据，这就决定了此三个步骤的操作必须通过表头信息中的源单类型和选单号来关联生成物料信息，而不能手动输入相关信息。

在选定了源单类型之后，通过在选单号的位置双击或者按F7键调出所有可供选择的上游单据，需要选择多条记录的时候，必须通过【Shift】键或【Ctrl】键选中多条记录后点击【返回】，不能逐条选择再点击【返回】，不然只能在下游单据中显示其中一条记录。

在完成了相关单据的录入之后，点击【保存】之后系统提示不能成功保存，应收、应付款系统未完成初始化，之所以会出现这个提示，正如字面提到的应收、应付款系统还未启用。之所以必须先将应收、应付款系统完成初始化才能对供应链系统进行业务处理是因为企业的业务类型是赊销赊购业务的情况下，比如在赊购的前提下，会计处理就是借：原材料/应交税费——应交增值税（进项税额），贷：应付账款，所以说应收、应付款系统和供应链系统时紧密相连的，两个系统的数据是可以實现传递的，但这个传递不是相互传递的，而是单向的传递，即数据只可以从供应链系统传到应收、应付款系统。所以如果应收、应付款系统未完成初始化，那么供应链的数据就没办法传递过去，所以需要通过【财务会计】-【应收款管理】/【应付款管理】-【初始化】-【结束初始化】命令来完成应收、应付款初始化。

针对本文探讨的采购管理，赊购的方式会产生应付账款，待后续还款的时候相关人员要在应付系统中录入付款单，此时却关联不到对应的采购发票，产生这种情况的原因主要是由于在应付系统未结束初始化的情况下就在采购系统中处理采购环节日常业务，从而导致供应链系统中采购管理录入的发票信息无法传递到应付款系统。

在后续做存货核算的时候，发现存货的成本中缺少了运费，造成这种错误的原因主要是由于在设计到运费发票的原材料采购发票钩稽的过程中，没有将对应的费用发票一并进行钩稽，这个问题通过反钩稽，然后重新将费用发票一并钩稽，最后重新进行成本核算就可以解决。

采购管理中会每个流程都会产生相应的单据，过程中发现某个单据信息有错误，但是却无法立刻修改，主要是因为已经据此生成了下游单据，要想修改次单据，必须从下游单据改起。

以上就是金蝶K/3供应链系统中采购管理业务流程中学生遇到的常见问题，以及相应的解决方案，由于与之对应的销售管理子系统的大部分操作原理同采购子系统类似，所以这些问题及解决同样也适用于销售管理子系统。（作者单位为广州工商学院）