大数据时代档案利用服务的创新

王丽君

我国庞大的人口数量决定了我国庞大的网民人数。人们日常生活中无时不刻的涉及到信息技术，信息技术的广泛应用使得人们的生活发生了巨大的改变，但信息技术的革新要靠人们在使用信息技术的反馈，也就是人们在应用技术时所产生的信息。大量的人口产生的信息量是巨大的。通过一个大数据的综合分析能够得到当前人们在各个领域的一种趋势，有利于掌控市场等方面的走向，有利于用数据得到的结论指导当前的生产，有效的提升我国的经济的发展。

大数据信息技术的应用有着不可替代的优越性。尤其在信息查找、信息检索等方面，这种技术在速度和准确度方面是人工和各种传统方式的领域无法媲美的。大数据信息技术在档案服务领域也有着很大的优势。利用该技术能够准确的对档案进行查找、修改、综合分析，尤其在数据量巨大的今天。本研究就对大数据信息技术的发展和大数据时代档案利用服务的应用作简要分析。

一、大数据信息技术在档案领域的应用

在生活中的各个领域都会涉及档案的处理。例如在事业单位的档案管理工作中，档案管理制度经历了多次变革，逐渐的向现代模式靠拢。以“统一领导、分级管理”的方式运行。这种档案管理的形式使得我国在档案管理方面的保密性和安全性做的比较到位，既能够使档案管理的安全性得到保障，还能确保档案的准确性得到保障。并且该种模式还能让档案管理工作在社会上得到广泛的使用，还能够提高档案的管理效率，通过实践证明该种体制在档案管理方面得优越性和实用性，说明该种体制在目前来说是适合我国档案管理工作的。但是随着大数据时代的到来，为适应现代社会的发展。我国在档案利用服务方面需要作出适当改变。档案的利用是指对档案信息进行数据化，然后便于以后的抽取调用，便于整合研究的一种档案管理模式。只有档案被作为数据利用之后才能算发挥了档案的价值。所以，利用大数据信息技术对档案进行处理和应用，一方面能够保证档案的利用价值，另一方面能够在提升档案的利用效果发挥更大的价值。

在档案利用领域，大数据信息技术的应用才存在这一些难点。这些问题主要由于档案信息量的增长、档案信息的安全性、档案信息的多样化。档案信息量的增长所引发的问题主要是信息的整合困难。难于将大量的数据信息整合到一个平台中；此外，档案的储存也是一项难题。所以由于档案的数量庞大，数据信息的储存输入就是一项艰巨的任务。大量的信息给档案的管理带来巨大的困难，要将数据管理好，还要做好数据的安全工作，防止数据外泄。另一方面还要保证数据的准确性，在存储的过程中很容易发生数据的损毁和破坏，导致数据丢失，影响整个数据库的质量，从而影响后期的档案分析，产生错误的分析结果。在当前信息多样化的时代，各种信息以图片、音频、文字等各种不同的方式存在，这就给数据的管理工作增加了工作量。这些非结构性的文件具有占用空间大、难于维护等特点，但是这些文件占有相当大的比重并且还有着较为重要的作用，所以对此类数据的管理工作是要专门攻克的难题。

二、档案利用方面应当进行革新

（一）利用新的方式摘取高质量数据

在当前大数据时代的环境下，由于数据的类型和数量众多，传统方式中的收集、管理、利用等环节难以进行。尤其是在数据的收集环节，工作量成倍增加。所以，为了应对这种情况就必须做出方法上的革新。档案的管理人员可以在数据采集时对数据进行初步的筛选，把有价值高质量的信息进行挖掘，从而在数据收集方面进行工作量的简化。因此，这就需要数据的挖掘技术对数据进行预处理。所以，档案管理者可以在庞大的数据中提取最有价值的档案资源信息。能够利用大数据分析、挖掘技术更好地对档案进行合理的管理利用，提升档案管理的效率和效果。

（二）利用先进的数据处理工具

在能够挖掘有价值的信息之后，要对数据进行合理的处理，便于以后的信息管理。应当利用多种有效的档案管理工具对档案进行有效处理。可以利用web、数据结构等工具开发出不同的数据处理工具，减少重复性工作，有利于提高工作效率。还要能够将数据关联式调出，在用户所需要的数据基础上，关联一些相关的数据，为用户提供多种选择。

（三）大数据时代档案利用的期望

基于当前大数据时代的发展，应当对档案利用服务做出一定的规划和展望，以期待在此领域有更快更好的发展。对于档案利用，主要有两个期望：由需要到被需要的转变、对不同的用户提供不同的服务。当前的档案数据处理主要是本身的需要才进行，并且服务于本身的一项业务。一般都是一个企业或组织都有自己的档案管理机构，进行自我管理。在大数据发展的今天，对于一些保密等级并不高的数据，可以进行多个企业组织共用一个档案管理机构。一方面能够减轻本身的工作压力，可以有更多的精力去专门经营自身项目。另一方面来说，多个企业或组织的数据可以实现共用，数据库是原来的几倍或十几倍，获得的数据发生失误的可能性会更小，更能够保证分析出的结果的准确性。所以，能够將档案管理机构集中化，从自身需要转变成为大家需要的一个机构，能够促进该行业的发展。此外，对于不同的企业机构，所提出的要求各不相同。所以在档案管理机构的工作中，需要对不同的企业组织提供不同的服务。保证每个用户的个性能够得到满足，才能不断提升自身的业务范围，提升服务质量。（作者单位为大庆市龙凤区招生办）