企业办公室管理创新

宗琼

办公室作为一个企业的中枢机构，创新的管理思路和方式，不仅可以提高工作质量和效率，而且对提升企业的整体管理水平有着举足轻重的作用。本文结合科研单位办公室管理的现状，着重论述企业办公室管理创新思路及实践策略。

一、企业办公室管理的内涵

（一）辅助领导决策

作为一个综合性的管理组织，国有企业办公室具有广泛的接触面和广泛的信息。通过收集资料，提出了多种储备方案和建设方案，为企业的经营决策提供了一个全面、详细的依据。为提高企业的整体效率做好企业管理者的科学决策工作，为员工和助手提供科学依据。

（二）协调职能

办公室是企业高效有序的协调人员，主要负责与企业外部单位和内部部门的沟通、协调工作，确保各级领导的指导精神得到及时传达，促进企业的正常运作和全面发展，实现企业发展的目标计划，各种关系可以为可持续发展创造良好的外部环境，同时协调企业内部各部门之间的关系。

（三）信息沟通

现社会是信息沟通的时代，大量的信息接收和传达是有效的控制和管理的目标基础，及时的沟通可以保证经济效益的增长从而提高工作效率。在内部控制活动中信息的透明性和反馈性是实现有效沟通和实现管理目标的关键，同时，企业办公室需要改善沟通渠道、加强信息网络管理，培养一批素质高、实力强的信息人才队伍，建立与业务目标相关的管理系统，分工明确，严格监督，保障信息及时传达，为企业提供更优更快的服务。

二、企业办公室管理存在不足

（一）管理观念缺乏创新

随着经济快速发展，以往旧的管理模式将被新的思想和工作方法取代，新的办公工作内容和形式也发生了变化，结合企业工作的实际情况，创新管理的概念应改善办公室管理工作的整体性质，进一步规划促进企业完善管理机制，适应激烈的市场竞争环境。

（二）管理水平有待提高

管理涉及到组织的一切资源和活动，包括一种深刻的辩证关系。正确处理事务，有利于提高管理效率。日常工作，如接收和接收正式文件，接收日常信息，收集和处理信息，促进标准化和制度化，是提高企业管理效率和整体工作效率的前提。根据实际情况对企业来说，充分发挥办公室员工的积极性，引导他们挖掘内在潜力，探索新的工作方法，高效地完成分配的各项任务，充分发挥办公室的效率。

（三）人员素质需要加强

办公室工作人员不同于其它部门专业技术人员，办公室人员需要综合知识强能适应更多场所应变能力强的人才，上要知国家政治政策，下要服务与群众，所以对人员素质要求越来越高，因此在进行人才选择时，要选取业务能力强、综合素质高，有好的协调能力和组织能力的人。

三、企业办公室管理创新思路及实践策略。

（一）更新管理理念

现代企业办公室管理的核心是服务于企业发展的全局，保证各部门的工作顺利进行。办公室管理必须打破旧观念创造新观念，改进管理方法，挖掘办公室人员潜力，调动员工的积极性和创造性，确保实施通过制度约束的力量进行管理创新。同时，根据办公室管理模式的创新，调整和优化企业文化和制度规范，为企业的经营、管理和发展带来活力和活力的源泉。

（二）打通信息报告渠道 及时掌握企业动态

首先，建立自己的网站既微信公众号，使企业网站既微信公众号成为对外宣传、形象展示、信息发布、便于联系的窗口和平台。及时更新内容，积极宣传企业发展成果，展示企业良好的精神风貌，充分发挥利用好网站平台既微信公众号。其次，归口管里，专人负责 ，确保网站既微信公众号正常运行。企业各部门通力配合，及时有效提供工作动态、企业大事件、成果专利、转型升级等信息稿件及图片，进一步的更快更及时的做好企业宣传工作。

（三）规范管理制度 建立健全办公室规章制度

有效实施办公室管理工作，进一步优化和完善管理工作，为了落实科技发展观，体现以人为本的理念，建立健全较为合理的，符合企业发展的管理制度，以进一步提高办公管理的效率，企业需要从长远的角度进行改进。在健全制度的基础上规范办公室管理，以进一步调动员工积极性，提高企业整体效率，使企业管理逐步走上规范化道路，是企业发展的核心因素。完善的规章制度它需要一定的权威，能够约束办公室中的每一位员工，使其履行自己的职责，合理行使个人权利和工作流程模式，完成良好的企业规章制度实现有章可循，去推动，落实责任，进一步提高工作效率，提高管理水平。

（四）优化人员配备 有效提高工作质量

在有些企业里，上班族不只是听从上级的安排去完成工作任务，同时也协调各部门之间的工作。一般情况下，其他部门行使职能，不能完全完成自己的任务。因此，办公室的工作人员应明确划分，责任到人，建立合理的办公室管理制度，让员工能够全身心投入到工作中去。之外，还需要对办公室员工的工作能力和工作成绩进行考核，坚持制度管人制度管事，公平公正、全面评价、注重实绩的原则，在履行岗位职责和绩效考核相结合起来，奖惩分明，更有效提高工作效率和工作质量。

（五）树立新观念 全面提高服务意识

首先，增强创新意识。办公室要充分发挥自身的创新能力和主观能力，改变传统工作的思维方式，打破传统工作的束缚，围绕企业中心工作，积极主动地为企业的正常运转搞好服务，努力提高政治理论水平、业务素质和工作能力，做好“上为企业领导排忧，下为企业部门服务”的排头兵。第二，增强整体意识。办公室要从大局出发，听取各方的意见，考虑并提出公平合理的方案，进一步调动力量，热情地组成和支持领导决策。

（六）注重学习培训 提升办公室人员的总体素质

首先，进一步加强办公室人员培训是很有必要的，我们要充分认识学习培训的重要性，办公是一个综合部门，是承上启下、沟通内外、协调左右的部门更要积极主动、全面系统努力弥补新的知识，才能更好的服务企业。其次，为进一步加强企业办公人员专业培养，促进人员队伍整体素质的提升，一方面，要更面全的掌握员工的基本信息，如教育、专业知识、爱好、工作经验、家庭背景、人际关系等。另一方面，应该对员工的价值观和世界观有所了解，要掌握办公人员学习能力、修养、积极性和时间等方面，根据每个人的分工不同结合办公室任务的要求培养办公室工作人员补充相关的知识，提供更多的机会和平臺以便大家学习。

（七）更新办公软、硬件设施 整体提高工作效率

随着现代化、信息化建设的加快，使传统的办公模式显得更加的迟缓和诸多的不便，以往的发文、通知、信息等都需要打印、复印、发放程序，使得过程长、效率低、浪费多、成本高，最终还不能及时的得到传达和沟通，造成或多或少的经济损失。当今，无纸化办公OA（办公自动系统）信息交流非常快速及时便捷，没有地域的限制，只需要一台电脑，鼠标点点，手指动动就可以得到及时的传达与沟通，相应的节约了成本，大量的减少了办公经费，整体的提高工作效率。

四、结语

效率和实用性，是实现现代企业办公科学化管理的重要环节，一个企业的成败取决于它对市场的适应能力。而环境方面，也对其内部管理制度进行了科学的完善。随着现代办公科学管理体制的发展，办公科学的规范化和有效性成为可能，企业办公室要努力使各项工作制度化、规范化，建立必要的考核、奖惩办法，鼓励先进，鼓励落后，确保办公室工作顺利进行。企业办公管理要适应科学技术发展带来的巨大变化，注重办公设备的更新和改进，创新管理模式，追求效益的最大提高。（作者单位为湖南有色冶金劳动保护研究院）