分析高校档案规范化管理的有效途径

周洁

档案管理是高校展开一些工作的前提和基础，同时也是促进高校规范化管理的起点。因此，促进高校档案管理的规范化，可以为高校管理者提供更加科学的管理依据，以制定出优质的管理方案。同时还能加强和学生之间的互动，对于拓展生源、提升高校的品牌影响力具有重要意义。本文主要研究高校档案规范化管理的有效途径。

高校档案管理工作，包括对教师基本情况的管理，对学生学籍的管理，对院校科研成果的管理以及对学校以往发生重大事件的管理等，促进这些文件管理的规范化和系统化，不仅能够方便日后的查询和管理，同时也是学校管理水平的集中体现。因此，档案管理部门应该切实做好基础管理和分类工作，将信息化技术应用到管理过程中，从而为高校的建设和发展提供原始动力。

一、促进高校档案管理规范化的重要意义

（一）有利于扩大高校人才队伍

高校档案管理工作是一个系统的工程，需要设置专门的管理机构和管理人才，而且管理人员的数量和质量需要与各专业相匹配，能够满足高校基本事务的运作和命令的执行。但是当前，由于高校领导者忽视了档案管理工作的重要性，再加上档案管理工作并未符合基本的工作要求，导致档案管理水平不足，无法为管理者提供科学的决策依据。基于此，扩大档案管理部门的人才，对于整合高校人力资源，提升档案管理质量都具有重要意义。

（二）有利于保障高校档案管理工作的有序发展

我国相关的档案管理规范指出，想要全面提升高校档案管理工作的有序发展，就应该从系统性出发，将档案管理工作的各项内容和各项工作流程落实到位，设置专门的管理人员和岗位机制，有效促进资源的分配。例如，针对部分院校教师资源调配不合理的现象，高校管理者可以通过调配教师档案，促进教师资源的流动，从而为学生提供优质的教师资源，有效促进学校的发展。

二、高校档案规范化管理的有效途径

（一）促进高校档案的人性化管理

根据传统档案的管理需求，在法律层面上要提升档案管理的有序性，其中人性化管理是前提。管理者首先要对档案管理的基本概念由一个了解，即高校在招生资源方面、科学成果方面、学生和教师资料方面的档案进行管理，以表格、文字和声音图像等内容记录在案，方便后续管理者的调取和查看。而人性化管理具体就是指管理者应该以促进档案管理的秩序性，以年份和种类为划分标准，制定科学的管理条目，使档案管理和高校制度相匹配，从而为提升高校的知名度奠定基础。

（二）在档案管理中融入信息化元素

高校档案种类丰富、内容繁杂，有传统纸质版也有系统自带上传的资料，因此想要全面促进档案管理的规范化，除了要满足基本的管理流程之外，引进计算机设备，采取信息化管理流程至关重要。因此，档案管理部门应该事先对这些档案资源进行粗略的分类，由人工记录到计算机中进行数据核算和永久储存。这样一来，学生想要查看自己的学籍和选课内容都可以直接到登录账户和密码，校领导想要查看近期各学院的研究成果也能随时调取数据，方便而具体。因此管理过程中需要档案管理部门全体成员掌握科学的计算机使用方法，懂得新媒体知识和软件操作等，促进档案管理工作的信息化和现代化发展。

（三）制定独特的管理制度

高校檔案管理工作也是我国档案管理机制中的重要组成部分，这些管理资料除了内部考察和参考之外，还需要接受外部的监督。为校外的专家学者提供档案管理依据。因此，档案管理者在制定管理内容和确定管理方法之前，需要制定独特的能够满足高校个性化发展的档案管理机制，其中包括各项管理事务能够有效实施，明确档案管理部门中每一位成员的具体分工，根据相关规定制定合理的工作项目流程，并做好具体的分类和归档工作，为校内外相关人员的调取提供便利。

（四）促进管理的程序化和标准化

想要促进高校档案管理的规范化，其中一项重要的内容就是要按照管理程序办事，对每一项档案进行有效分析，按时间顺序归类，根据流程进行设计和监督，一旦需要反馈可以用最短时间调取资料，提升高校管理的效率。同时，管理部门还应该保障档案管理工作的完整性，在制定相关流程标准的基础上，对残缺的资料和不细致的内容进行补充和说明，保证存档的完整性和系统性，防止二次事故的发生。对于一些重要的档案文件应该做好加密处理，防止文件意外丢失或被恶意窃取，提升管理的有序性。

三、结语

档案管理工作在高校建设和发展中占有重要地位，因此促进档案管理的科学性和规范化，不仅能够为高校管理者提供更为科学的管理依据，同时也能进一步促进高校的口碑建设。在实际的管理过程中，需要建设专门的档案管理部门，促进高校档案的人性化管理，在档案管理中融入信息化元素，制定独特的管理制度，促进管理的程序化和标准化，提升高校档案管理质量的同时，为校内外重大决策提供科学依据。（作者单位为四川大学锦城学院）