学校档案管理信息化建设中存在的问题与建议

张颖怡

档案管理是学校管理中的重要组成部分，对学校的快速发展具有重要意义，但是现阶段，学校档案管理过程中还存在一些问题，造成学校档案管理质量效率低，基于此，本文就对学校档案管理信息化建设中存在的问题与建议进行探讨，以期为学校档案管理提供参考依据。

随着我国社会经济的快速发展，科学技术发展迅猛，为人们的生活带来的诸多便利，对学校档案管理工作也提出了新的要求，使得学校档案管理呈现出信息化趋势。基于此，本文就对学校档案管理信息化建设中存在的问题进行分析，并提出学校档案信息化建设中问题的解决措施，从而提升学校档案管理质量，促进学校实现快速发展。

1 学校档案管理信息化建设中存在的问题分析

1.1学校对档案管理信息化建设不重视

学校档案管理工作是学校管理工作中的重要组成部分，对学校的快速发展具有重要意义。但是现阶段，学校在进行档案管理工作过程中还缺少对档案管理工作的重视，在管理中不能正确认识档案管理信息化建设的重要性，造成学校在档案信息化管理工作中所投入的资金少、人员少、设备少，无法满足档案管理信息化建设的需求，造成档案管理信息化建设步伐缓慢，档案信息化管理质量下降。

1.2档案信息化建设缺乏人才队伍

随着我国教育行业发展迅速，使得学校档案管理工作逐渐变得重要起来。但是现阶段，学校在进行档案管理过程中还使用传统的人工档案管理方法，造成档案管理质量下降。与此同时，学校在进行档案管理信息化建设过程中缺乏人才队伍建设，具体主要体现在以下两个方面：一方面，学校在档案管理过程中缺少完善的奖励激励机制，造成档案管理人员缺少创新意识，管理质量严重下降。另一方面，学校在进行档案信息化管理过程中缺少对人才的引进工作，造成档案管理人才队伍质量下降，档案管理信息化建设无法实现。笔者从广州市市属学校共36所，合计48名档案人员。发放36份调查问卷，回收36份，有效率100%。根据调查数据显示，档案管理人员中档案专业的人才屈指可数，非档案管理专业人员却占据97.92%；后期通过参与“档案上岗证培训”课程的只有28人，不足六成。可见档案管理人才是非常短缺的。

1.3学校缺乏完善的档案管理制度建设

现阶段，学校在发展过程中，将主要的精力都放在教书育人、学生管理工作上，忽略档案管理工作，造成学校档案管理工作缺少完善的管理制度，具体主要体现在以下两个方面：一方面，由于学校对档案管理工作不重视，在日常管理中将主要的管理目標都集中在学生管理工作上，造成学校档案管理工作质量低，无法实现管理目标。另一方面，学校在进行档案管理过程中缺少统一的管理标准，在管理过程中经常缺少管理制度，造成学校档案管理工作管理标准严重下降，档案管理工作信息化建设无法实现。

2 解决学校档案管理信息化建设的对策分析

2.1学校加强对档案管理信息化建设的重视

随着我国社会经济的快速发展，学校档案资料需要长期保存，但是随着时间的流逝，我国学校文件在长期的保存中就容易出现档案缺失等问题，从而造成学校档案管理无法正常进行。面对此种情况，学校要想保证档案管理工作质量，就需要将学校档案管理信息化，提高对档案管理工作的重视程度，从而提升档案管理工作质量，实现学校的快速发展。通常情况下，学校加强对档案管理信息化建设的重视工作主要从以下两个方面展开：一方面，教育部门需要组织各个学校领导召开会议，在会议上对学校档案信息化管理工作进行介绍，让学校领导明白档案管理信息化建设的重要性，为学校档案管理信息化建设奠定基础。另一方面，学校领导需要加强资金、设备、人员等方面内容的投入，在学校内引进大量的先进信息设备，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础，从而提高学校档案管理工作质量，推进学校实现快速发展。

2.2学校加强对档案管理人才的引进工作

学校要想保证档案管理信息化建设顺利落实，就需要在进行档案管理信息化建设过程中对档案管理人才进行引进，保证档案管理人才质量，提高档案管理工作质量。通常情况下，学校加强对档案管理人才的引进工作可以从以下两个方面展开：一方面，学校需要对内部档案管理人员进行培训，加强内部档案管理人员的信息技术知识、计算机操作能力等方面内容，让学校内部管理人员提高专业素质，适应档案管理信息化。另一方面，学校需要到社会上引进档案专业和计算机专业的“复合型”管理人才，让这部分人才在对档案进行管理过程认真负责，并对引进的档案管理人才进行定期、系统培训工作，培训结束后进行考核，等到考核结果结束后让员工进行上岗，对考核结果不合格的人员进行重新培训，培训合格后再让其上岗工作，保证学校档案管理信息化建设工作的顺利展开。

2.3学校完善档案管理信息化的制度建设

现阶段，学校在进行档案管理过程中还存在管理人才短缺、制度不完善等问题，造成学校档案管理工作效率低，因此，学校要想保证档案管理信息化建设质量，就需要对学校档案管理信息化的制度建设进行完善，具体可以从以下两个方面展开：一方面，学校需要对档案管理工作制定一个完善的管理标准，特别是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程，保证档案管理工作质量。另一方面，学校需要对档案管理工作制定完善的制度，在档案管理中建立电子档案管理制度、对档案录入等方面内容进行规范，充分了解档案管理中存在的相关问题，针对性制定规章制度，对档案信息管理中涉及的问题给与明确解答，保证档案管理信息化建设的顺利落实，提高学校档案管理质量。

2.4学校对档案数据库建设进行完善

通常情况下，学校对档案数据库建设进行完善需要从以下几个方面展开：首先，学校在进行档案管理信息化建设过程中对档案管理规章制度进行明确，保证学校档案管理工作的顺利完善。其次，学校需要在学校各个部门之间的系统数据结构进行整合，保证通过网络平台可以实现信息资源共享，从而减少档案录入人员的工作量，节省大量的人力劳动，进一步为学校人员查阅信息提供方便。最后，学校需要专门成立档案信息化建设平台，并让学校档案信息化建设需要紧跟时代，增加档案信息化基础的基础建设投入，建立完善的信息基础设施，对学校内部的档案资源的硬件设备相关配置进行完善，保证学校档案信息化建设的顺利完成。另外，学校在进行档案管理过程中需要对档案管理信息化设备进行定期维护工作，加强网络保护，保证学校档案信息不会发生侵权情况，健全保护措施，加强管理工作，建立综合性管理机制，将多种管理方法进行融合，减少档案管理工作中存在的问题，提升档案工作管理质量。

3 结束语

总而言之，在我国社会经济快速发展的背景下，学校传统的档案管理工作中逐渐出现一些问题，造成学校档案管理效率下降，制约了档案管理工作的快速发展。因此，学校要想保证档案工作管理质量就需要在档案管理过程使用信息技术，引进大量复合型人才，对档案管理工作的规章制定、配套设备等方面内容进行完善，从而保证档案信息化管理工作质量，推动我国档案管理工程的快速发展。

（作者单位：广州市第二中学）