新时代医院人事档案管理标准化研究

马芸

摘 要：档案管理是医院管理工作的一个重要组成部分。随着医院信息现代化管理的快速发展，目前，我国医院各种门类档案相对独立的保管模式，已完全不能满足医院医疗、科研、教学、预防、保健的多层次的信息需求。相比医院人事档案管理，其管理好坏直接影响医院人事工作的效率，改善医院现存人事档案管理困境，建立规范的人事档案规章制度，进而提高人事档案管理水平，充分发挥好人事档案的资源优势，从而为医院能够更好地选拔人才和调配人才提供真实而可靠的材料，达到人才资源的有效开发利用。

关键词：新时代；医院；人事档案；管理标准化

一、医院人事档案管理的特点

医院人事档案是在医院人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位保存备查的各种人事资料。具有以下几个特点：

积累性和补充性，医院人事部门为了正确地选拔和使用人才，就要形成有关人员的履历、社会关系、政治表现、文化知识水平、工作和学习状况等方面的人事材料。人员的成长是不断发展变化的，因此，人事材料的归档也不可能一次性完成，需要不断地收集和补充。

真实性和机密性，医院人事档案信息涉及一个人的成长经历，其档案材料来源和内容应完全真实，理论上不应出现残缺不全的现象，这会影响单位对一个人的了解全面与否；当然，人事档案是员工的私人信息，理应保密，不应该公开。

独立性和排他性，建立人事档案的目的是真实地反映一个人的工作和学习经历，以及政治状况，以便于人事部门能够更好地了解人员背景，因此，人事档案需要单独管理，保持档案的独立性。

依附性与流动性，和其他单位人事档案管理类似，医院人事档案的流动和人员的流动同步进行，其应具有对人身的依附性，这样才能方便流转人事部门及时掌握转入人员的详细情况，管好用好所属的人员。

二、医院人事档案管理流程的标准化发展

（一）医院人事档案的收集标准化

（1）科学性原则。人事档案管理工作不仅是一个一次性工作，档案室负责人员应对人事的档案管理工作有一个长远的要求与规划，做到后续人事档案管理工作的科学性规划。

（2）完整性原则。人事档案收集工作之后，要把记录实际工作和历史发展情况的各种类型与各种载体材料的档案文件收集齐全。

（3）规范性原则。实现医院人事档案管理规范化的基础就是对人事档案工作实施标准管理，而标准化要从档案收集初期就要做到，严格按照国家颁布的相关档案管理法规，再借鉴国内外档案管理的经验，从根本上解决档案收集工作的规范性。

（二）医院人事档案的整理标准化

（1）人事档案管理的有序化。人事档案整理工作的主要目的是揭示文件之间的有机联系，实现档案的有序化管理，及时地为医院工作人员的提供发展需要的档案信息，人事档案管理人员要制定科学的分类方案对人事档案进行分类管理。

（2）人事档案管理的科学化。人事档案整理工作是医院档案管理工作中的重要一环，将新录用人员档案不齐部分及时通知补齐，为员工后续晋升和发展提供必要的文献资料，这对提高医院人事工作效率具有很大的正面效应。

（3）人事档案管理的现代化。人事档案管理是一项管理工程，需要以现代科学技术为支撑，对人事档案实体进行科学管理。人事档案的现代化管理是新时代背景下中国人事改革的发展要求。

（三）人事档案的标准化保管

（1）建立档案存放秩序。档案的存放井然有序，为档案的完整和迅捷提取提供了保障，也为档案的保管和后续维护提供了良好的条件，因此，档案保管人员要做好顶层设计，为档案的排序和管理做好准备工作，形成合理档案保管体系，更好的为人事部门提供人事档案信息。

（2）防止和减少档案的损毁。 人事档案的保管时间较长，保管期间有可能面临档案的损坏，因此档案管理人员应学会基本的档案维护技术和方法，还有档案管理人员应清理好档案室卫生，调节好档案室温度，将档案损坏的自然因素控制和降低在最低范围之内，这样尽可能延长人事档案的保存期限。

（3）确保档案的完整性与保密性。确保档案的完整性，指的是档案存放期间，人事档案资料不应缺失，要保证其完整性；再者，人事档案涉及部分个人隐私，非因牵涉法律原因，不应随意给不相关人员查看员工人事档案信息，发生档案泄密事件的，将有可能触犯法律，追究责任。

三、医院人事档案管理几点原则

（1）预防为主，防治结合。人事档案的损坏是一个量变到质变的过程，期初阶段，人事档案资料也许只是很小的褶皱，后面很多不经意的翻阅，就有可能引起纸质人事档案资料的损坏和缺失，要做到减小或者甚至避免这种情况的发生，应做到未雨绸缪的准备，要预防为主，提前做好防止可预见问题的防范措施，及早发现问题，及早解决问题，才能延长人事档案资料的保管期限。

（2）寻找档案损毁的因果关系。档案保存期间的损坏原因主要可以归为两个方面，其一，人为因素，人事档案的查阅相比其他档案更频繁，檔案资料的损坏可能性更大。还有档案人事管理人员操作的失误或者工作上的失职等都会引起档案的损坏和遗失。因此，档案管理人员要学会分析档案损坏和遗失的原因，掌握档案保管的规律。

（3）借鉴国外档案管理技术方法，提高档案管理人员的管理技术。医院人事档案管理要紧跟新时代的发展，不断学习和借鉴国外新技术和新方法，吸收适合本地医院人事档案管理的技术和方法，根据本地特色应用到工作实践当中。再者，医院要定期组织培训员工人事档案管理课程，为更好的提高档案管理的质量和水平做更多努力。

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