浅谈航道改革中人事档案整理审核工作

曹庆霞 泉卉

摘要：十九大报告明确提出要建设“交通强国”，长江航道作为长江航运的基础，建设交通强国和强大现代化长江航运，要求长江航道必须强起来，强是全方位的强，其中，人事档案是单位选拨和晋升人才的原始参考资料，是人才队伍建设的重要组成部分，也应该响应改革的号召，逐步完善和强大起来。本文根据航道改革的实际工作中人事档案整理审核存在的问题进行分析，结合当前航道转型发展对信息化建设的要求，提出对应的建议。

关键词：航道改革；人事档案；整理审核；信息化

中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据。

人事档案整理审核是根据相关文件精神和标准，对人事檔案资料进行全面的收集、分类、排列、加工和装订等，并对档案材料记载的“三龄两历”及家庭成员信息等内容进行全面审核。

长江航道作为一家公益性的服务性质的事业单位，目前正处于改革攻坚时期，转型发展仍然任重道远，能否做好人事档案的整理审核工作，对单位人事档案管理的质量和利用具有重要的影响。目前，人事档案整理审核工作仍然存在一些共性和特性的问题。

二、档案整理审核工作中存在的问题分析

目前，国内许多事业单位人事档案仍以纸质资料保存为主，整理和审核工作都存在以下问题：

（一）人事档案整理的程序比较复杂

首先，档案整理是一项系统性的工作，对收集的档案资料要进行分类、排序、装订等一系列过程，每一个环节都需要档案整理人员花费大量的时间和精力，对收集的资料进行细致准确的甄别，对一份档案缺失和不完整的资料重新收集，对年久易坏的资料进行一定的修复，对单位全部的人事档案进行防火、防潮、防蛀、防盗等的保管及保密工作，任何一个环节一旦出错，纠正的过程也比较烦琐。其次，档案资料的整理仍采取人工整理的方法进行，是一项重复性非常高的机械作业，需要档案整理人员长期保持耐心和细心，而从这项工作中却很难获得成就感，不利于职工职业规划的发展。最后，档案整理拆装过程比较频繁，档案整理除每年需要定期整理之外，当有符合归档要求的材料或干部发生岗位变动等情况时，这些新材料都需要及时整理归入档案中。

（二）人事档案整理审核工作人员专业性不够

由于处于航道转型发展的攻坚时期，航道发展更加聚焦公益服务，虽有专门的档案管理部门，但却无专职的人事档案整理审核人员。目前，通常采取借调其他岗位人员的方式兼任档案整理审核人员。一方面，借调人员的档案相关知识比较欠缺，工作效率和质量较差。因为借调人员不是专职的档案工作人员，对档案整理审核工作不熟悉，至少需要花费1-2个月的时间摸索和熟悉该项工作，期间工作的效率比较低，工作成果的质量比较差，经常需要返工。另一方面，借调人员的自身素质参差不齐，自身素质比较急躁的人很难长久地坚持推进该项工作，势必影响档案整理审核工作的整体进度。

（三）人事档案整理审核工作信息化建设没有同步推进

目前，电子航道图已在长江航道上线运行，数字航道给长江航道传统维护、管理、服务方式带来了重大革新，同时，长江航道各单位档案建设已逐步推行信息化数字化，很多单位的文字档案信息化建设工作荣获省级荣誉等，但人事档案依然维持了传统模式，与单位各项工作信息化建设的要求还存在很大差距。

（四）档案整理审核人员流动性大

存在以上共性问题的同时，航道单位还存在自身的特性问题，即档案整理审核人员的流动性非常大。因为没有专职的档案整理审核人员，通常借调从事该项工作的人借调期满半年后又返回原岗位，换另一批人重复进行档案整理审核工作，需要重新培训，极大地浪费了单位的人财物资源。

三、档案整理审核工作的几点建议

为适应新时代、新使命、新思想、新征程，人事档案整理审核工作也必须要立足工作实际，与时俱进，创新方法，为单位各项中心工作开展打好人才选拨基础。

（一）强化档案意识，建立健全档案资料收集联系制度

档案整理工作作为一项系统性工作，一是要加强与其他部门之间的联系，完善档案资料收集工作，使收集的入档资料全面且符合入档要求，提高资料的规范性，节约修改资料等非生产性时间。二是要加强宣传，使职工正确认识长江航道改革期人事档案管理工作的重要作用，在日常工作和学习中更好地配合人事部门开展人事档案工作。

（二）强化教育培训，增强和提升档案整理和审核人员的工作能力和职业素养

一是强化领导对人事档案整理审核工作的重视。将人事档案管理工作放到人才队伍建设的高度上来重视，设立专职档案整理审核人员，克服人员流动性大的问题，从财力、物力、人力等方面支持人事档案整理审核工作。二是选用高素质、高水平的档案专业人员从事档案整理审核工作。选用档案整理审核人员时，要选用具有一定档案理论知识、政治觉悟比较高、办公文档操作熟练和具有一定文字表达能力的人才，在此基础上才能更好地开展档案整理审核工作。三是建立完善的档案整理审核培训机制。定期组织档案整理审核人员培训，了解业务方面的相关政策和要求，同时提升档案整理审核人员在保管、使用和档案保密方面的素质。

（三）强化信息化思维，推进档案整理工作信息化建设

随着物联网、云计算、大数据等信息技术飞速发展，“互联网+”的理念日益深入人心，已经成为经济社会变革的一股重要力量。在长江航运信息化建设和数字航道建设大背景下，信息化已经成为航道的一个转型发展的标签，人事档案管理作为人才队伍建设的重要环节，需跟上时势，将传统复杂的纸质档案资料利用信息化的手段加以管理，使得档案整理审核工作更加科学化。

四、结语

迎接和抓住长江航运改革期的挑战与机遇，将人事档案信息化建设与大数据发展进行充分的结合，保持人事档案信息化建设动态的发展和优化，提高人事档案的利用率和实用性，使人事档案更好地为单位人才选拨提供服务，真正为单位人力资源管理提供有效的支持。

参考文献：

[1]张立志.大数据背景下高校人事档案信息化建设探讨[J].城建档案，2017（9）：25-26.

[2]黎泓.干部人事档案整理方法的改革分析[J].2017（2）：159.

[3]霍霄.浅谈干部人事档案的整理工作[J].人事管理，2016（12）：158-160.