试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

孙蕾

【摘要】本文根据以往工作经验，对提高办公室文秘工作质量和水平的原则进行总结，并从奖惩制度的合理完善、激发文秘的创新意识、思想政治素养的增强、自身专业技能的提升四方面，论述了提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略。

【关键词】办公室文秘工作；奖惩制度；创新意识

办公室在机关和企事业单位中占据重要地位，在日常工作中，既要完成领导层面命令和要求的传达，又要将基层工作开展情况反馈给领导；既要对机关内部各项工作进行协调，还要完成领导指派的对外交往任务。办公室文秘是办公室主要工作人员之一，其工作效果对机关单位的运营影响严重。因此，各单位应注重办公室文秘工作质量和水平的提升。

一、提高办公室文秘工作质量和水平的原则

作为办公室中重要的工作人员，文秘工作的开展应遵循以下工作原则：第一，遵循职业道德规范，对自身工作提出严格要求，在对待繁琐的日常工作时应耐心、谨慎，认真履行文秘工作的工作职责。第二，努力实现自身职业道德素质和工作技能的提升，有针对性地对办公室工作进行合理安排，提高工作效率。第三，坚决服从上级领导命令，做好上下级之间的协调和沟通工作，确保办公室内部工作的正常运转。如果每位办公室文秘工作人员都能遵守各项规章制度和工作要求，办公室文秘的工作质量会得到大幅度提升。

二、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

（一）奖惩制度的合理完善。在办公室工作开展过程中，如果管理制度做到奖罚分明，可在一定程度上提升办公室工作人员的工作积极性，尤其是文秘工作者。由于奖惩制度的合理完善，工作人员的竞争意识将会被彻底激发，文秘人员对工作的自我要求和追求性也会得到提升。另外，奖惩制度具有很强的警告性，可以帮助文秘人员在工作中完善自我，对今后工作的开展也能起到良好的促进作用。在中央机关办公室中，奖惩制度的具体制定可根据工作人员的工作效能和实际效率来进行，在奖惩制度的完善过程中，管理人员需要保证制度具有一定的科学性和合理性，在制度制定完成之后，可进行为期一个月的试用期，并对其进行多次评测。

（二）激发文秘人员的创新意识。创新是国家、企业获得发展动力的重要前提。很多人认为我国办公室文秘工作不具备灵活性，只需要按照固定程序来完成日常工作即可。但在实际工作中，文秘工作更需要在思想和行为上获得创新。从文秘工作的工作性质来看，工作模式显得十分重要，管理人员需要对文秘工作的工作模式进行反复思索，将工作效率过低的传统模式剔除，通过激发文秘工作人员的思想创新，使其在实际工作中寻找更简洁的工作方式，最终实现工作质量和水平的稳定提升。想要提升文秘工作的创新意识，可实施以下两方面管理措施：第一，管理者可以鼓励文秘人员在工作中进行大胆创新，以做好本职工作为前提，在办公室中形成一种创新工作氛围。例如，在进行通信信息收集时，除了报纸、内部杂质等传统信息渠道，文秘人员可以对网络技术进行合理应用，但网络信息存在很多不真实情况，文秘人员在信息收集时需要逐一进行核实，避免信息的不准确而影响下一步工作的开展。第二，领导者应起到带头作用，将工作的前瞻性合理表现出来，利用合理方式将创新理念融入办公室工作中，从而为其他工作人员带来启发。

（三）思想政治素养的提升。思想政治素养对办公室文秘人员自身发展方向影响巨大，思想政治素养的提升可帮助他们培养创新意识。在日常工作中，文秘工作人员首先要做的便是提升业务素质，对工作中的服务意识进行合理强化，在做好各方面工作的同时，协调好生活和工作中的各项关系。与此同时，很多中央政府机关单位带有很强的服务性，文秘人员思想政治素质的提升，可加强人民对政府的信赖程度，让机关单位在人民心中留下一个更好的印象。另外，管理人员应注重加强文秘工作者对问题的处理能力，增強他们在繁杂事务中的心理承受量，对他人所提出的意见进行深入思考，确保日常工作的有序进行。

（四）专业技能的提升。根据单位业务类型的不同，文秘工作的难度也不相同，有些单位对文秘的专业技能要求很高。因此，各企事业单位应在文秘培训工作中增加一些投入，例如很多企业聘请社会上知名专家开展培训教育工作，并派遣优秀工作人员去其他单位进行交流和学习，将更好的工作流程和模式带到日常工作中来，实现办公室文秘工作人员自身专业技能的提升。随着科学技术的不断发展，知识理念的更新速度越来越快，作为一名合格的文秘人员，应对自己的专业技能和思想进行实时更新，为文秘工作的有效开展提供基础。

三、总结

综上所述，在企事业单位办公室管理工作中，主要的办公场所便是办公室，而办公室的工作重点应放在文秘人员工作效率的提升上。但在实际工作中，想要将策略效果有效发挥出来，需要一个很长的过程。新工作模式的设施对文秘工作可以起到一些借鉴作用，在具体实施上还需要各个管理人员根据自身文秘工作特点进行选择，确保办公室文秘工作质量和水平的有效提高。

【参考文献】

[1]冯玉婷.浅析影响高校办公室管理质量的因素及应对策略[J].经营管理者，2017（10）：225.

[2]龚爱华.有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略[J].中外企业家，2017（08）：140-141.