浅论档案管理中存在的问题及改进措施

王永红

【摘要】想解决目前档案管理中的一些问题，需要我们不断提升管理人员的业务素质，建立健全档案管理制度设置，科学合理的奖惩制度等，逐步实现档案管理的现代化。

【关键词】档案管理；问题；措施；注意事项

档案管理工作是每个工作领域、每个部门的一项重要工作，它记录着国家、城市、机构和组织的基本信息、工作沿革、工作历程及相关人员的基本信息等，档案管理工作对各项事业的发展都有着举足轻重的作用。但是，目前我们的档案管理工作仍然存在一些问题和瓶颈，例如信息化技术落后、管理效率低下、安全性能不高等，这就需要广大档案管理工作者深入研究探索更加科学、有效、安全的档案管理办法，以提高档案管理工作的实效性。

一、目前档案管理工作中存在的问题

（一）信息化技术手段落后。目前，我们的档案管理还以人工管理为主，信息化技术手段的开发和利用还比较滞后，虽然有些部门也开始利用电子化档案管理软件对档案进行管理，但多数是基于人工档案管理的基础上再重新录入，實际上采取的是信息化和人工化两种方式同时进行，这不仅加大了档案管理人员的工作量，而且电子化档案管理在实际工作中也没有发挥其应有的作用。

（二）人工化方式占主导。在很多单位，依然采取人工化档案管理的方式。随着时间的推移，工作量的增多，看似简单的档案管理工作，实际上面临着越来越繁杂的局面。而以人工为主的档案管理方式，要完成档案的分类、档案的整理、档案的归档、档案的查阅等一系列工作流程，需要大量的工作时间和工作精力，更为重要的是人工的管理容易出现错误和纰漏，甚至出现丢失等现象，不利于档案管理的准确性和安全性。

（三）专业档案管理人员缺乏。要提高档案管理工作的效率，科学的管理手段固然重要，专业的管理人员仍是不可缺少。但是目前看，除了大型的档案馆会招录一些专业的档案管理专业人员外，其他单位和组织通常都是选派非专业人员从事档案管理工作。此外，针对档案人员的专业技术培训、技术更新培训的活动开展得也不够及时，导致本来就不专业的档案管理人员很难跟进时代的需要，很难全面了解和掌握档案管理的科学方式手段，工作质量也会随着时间的推移而不断下滑。加之有些部门管理人员的不重视，导致档案管理工作一直处于

“原始”管理状态。

（四）档案管理安全性不高。很多部门经常会出现档案不准确、档案内容遗失等问题。有时给某些个人带来不必要的麻烦或者损失，有时候给工作单位、部门带来不良的影响。

二、 加强档案管理的具体措施

（一）不断提升管理人员的业务素质。部门管理者及档案管理人员首先要重视档案管理的重要性，同时采取各种手段和措施加强对档案管理人员的业务知识培训。一方面要定期组织档案知识培训，聘请专业的教师或者档案管理工作标兵等对本部门档案管理人员进行业务指导。二是采取走出去的方式，积极参加上级部门或者有关单位组织的档案管理人员业务知识培训。只有通过经常性的技能培训，才能帮助管理人员不断提升自身素质，实现知识的不断更新，为优化管理提供动力和支持。

（二）将档案管理与信息化接轨。人工化管理存在的效率低下、容易出现纰漏等问题可以利用现代化的电子信息技术来解决。因此，要不断引入和更新档案管理信息化技术手段，借助高效的电子化技术来完成档案管理工作。信息化技术需要档案管理人员首先掌握基础的计算机操作技能，这是完成档案管理信息化的首要一步。其次是引入先进的档案管理软件，按照操作流程将纸质档案输入电子信息库，对档案进行电子化管理，这就极大提高了档案管理的效率，也可以提高档案使用的灵活性。同时可以逐步减少纸质档案管理的工作量，在查阅、分类等方面的工作尽量采取电子化流程。

（三）建立健全档案管理制度。制定和完善科学、合理、有效的档案管理制度是开展好档案管理工作的重要保障。因此各个单位、组织和部门，要结合具体工作实际，制定科学合理的档案管理制度，针对档案管理中存在的问题提出切实可行的解决措施，同时要根据档案工作的时代特点，不断更新和完善档案管理制度、不断优化管理措施，为单位、组织的运行提供稳定的制度保障，档案也能在其中发挥积极有效的作用。

（四）设置科学合理的奖惩制度。在开展档案管理工作中，针对成绩突出、表现良好的档案管理人员要进行适当的表扬和奖励，针对那些消极怠工或是工作失误的档案管理人员，要视情况给予一定的警示和惩罚。在奖惩制度中，一定要保障落实期间的公平性。

三、加强档案管理的几点注意事项

（一）安全保护纸质档案。首先要对档案进行精确分类，在基本分类的基础上再进行细化分类。其次是要有专门的档案管理室，要注意档案管理室的环境，通风要良好、防止潮湿、档案与地面要存在一定的高度，防止地面存水浸泡档案。

（二）信息化技术的引入要遵循循序渐进的过程。在引入信息化管理技术时，要充分考虑档案管理人员的适应能力，不能盲目地全盘引入，要有一个过程。首先要对档案管理人员进行岗位培训，在熟练掌握计算机技能的情况下，逐渐引入电子化设备。

（三）网络安全尤为重要。随着档案管理信息化的使用，网络信息系统的中心机房选址也非常重要。一方面不能选择潮湿的地方，也不能选择电磁干扰较强的地方。另一方面就是要严格防范网络病毒。

【参考文献】

[1]景小春.论文书档案管理存在的问题及对策[J].企业技术开发，2013（15） .

[2]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程，2015（02）.