关于石油企业档案管理工作的措施分析

郑福利

摘 要：随着现阶段网络技术的迅猛发展，当前已经紧随时代发展的需要逐步建立起统一的档案目录中心，这样一来就十分方便进行查询和搜索客户资料，人们以后只需要通过网络就能够找到自己所需要的各種档案资料，从而利用档案信息就不会再受时间和空间的限制。本文首先分析了石油企业档案管理的重要作用，然后分析了石油企业现阶段档案管理中存在的问题：重视程度不够；人员素质不高；档案管理不够标准化、规范化，最后分析了石油企业档案管理的具体措施：从内心重视加强对企业档案管理工作；进一步完善石油企业档案管理制度；积极引进专业的档案管理人才；进一步完善石油企业档案管理制度。

关键字：石油企业；档案管理；措施；

1 石油企业档案管理的重要作用

众所周知，所谓的档案数字化指的是利用相关的智能信息处理技术将过去那种传统的以录音带、纸张为存贮介质的各种档案资料（原始），通过压缩、扫描、转化等各种手段将其转换成图片文件、录像文件以及声音文件等形式，然后再运用各种存储管理技术将他们有效保存各种介质上来保证数据不会丢失，与此同时还可通过各种便捷的查询手段快速而且准确的检索出所需要的档案资料。

通过上面的描述应该可以感觉得到，档案数字化必将是未来发展的趋势，因为这样档案从起草到修改再到后来的印发都可以直接在计算机上进行操作，同时数字档案还具有开放、方便检索和方便利用等特性这可以带来多方面的好处。首先，档案信息数字化的形成可以使众所的利用者不需要像以前那样到档案馆去进行翻阅，而是随时随地（只需要有网络的地方）都能够进入档案管理系统来查阅自己需要的档案信息；然后，通过这种方式会使档案工作进入一个良性循环之中。虽然如此，但是就目前而言依然存在着这样或者那样的诸多原因造成计算机技术在档案工作中无法充分体现出应当有的价值，档案的保密性同样受到了严峻的考验。鉴于此，要实现石油企业档案信息的共享，就必须想方设法进行档案数字化建设。这样做的目的在于可以突破时间以及空间的限制，不管是何时何地通过各种方式查找并且利用所需的信息。

2 石油企业现阶段档案管理中存在的问题

2.1 重视程度不够

首先，企业领导缺乏对档案管理工作的正确认识与重视，甚至有一些领导无法认识到企业档案在信息化时代背景下的重要地位。有的单纯地认为收集企业往年的历史资料，便是完成了档案管理；有的认为档案管理无法直接给企业带来经济收益，从而错误地认为档案管理是一项需要投入大量人才物力的不必要的工作。其次，缺乏对档案管理的正确认识，没有正确认识到档案、业务之间的关系，导致档案与业务出现了分离，也没有认识到档案管理的重要性与必要性。再次，缺乏对档案信息安全的正确认识与重视，没有意识到档案信息安全对企业的重要意义，因为石油企业缺乏对档案的保密意识，没有建立科学、完善的安全管理机制，忽视档案审查与档案管理，没有安全保管档案，借阅归还手续不严格，从而严重威胁着档案的保密性与安全性。最后，石油企业档案管理现阶段处于被动状态，在实际开展企业各项管理工作的过程中，缺乏开展档案管理的主动性、积极性，甚至开展档案管理只是为应付上级考察。

2.2 人员素质不高

就现阶段的情况来看，我国石油企业的人才队伍建设正在逐步稳定向前发展，但信息化时代下，面对呈爆炸式增多的信息，目前的石油企业档案管理人员尚无法在繁杂的档案管理工作中做到游刃有余。档案管理部门的人员素质水平整体不高，缺乏既熟悉档案管理基础知识、又熟练新兴科技与管理方法的高技术、高素质人才，也缺乏能够深入研究档案信息、科学管理档案资料的专业性人才。除此之外，档案管理工作的开展过程中，所采取的管理方法也存在一定的滞后性，随着科学技术的不断进步，石油企业也应用了一些数字化、智能化技术，但现阶段仍无法完全取代手工管理方式，也没有可以熟练掌握现代化技术的高技术人才，导致档案管理的信息化发展缓慢。

2.3 档案管理不够标准化、规范化

石油企业中，标准化、规范化的档案管理是实现电子化档案管理的前提与基础。但由于受到历史原因的影响，导致石油企业在档案管理方面的基础相对较差，案卷标题、档号等方面，尚未明确一个统一的标准，导致档案管理出现的混乱局面，严重阻碍着档案管理工作的顺利开展。

3 石油企业档案管理的具体措施

3.1 从内心重视加强对企业档案管理工作

总的来说，就是需要石油企业管理人员真正的重视企业档案管理工作，与此同时要在企业运营管理过程中最大限度的发挥档案管理的真正价值。要做到这一点，就需要档案管理人员清楚地认识到自身的责任所在，建立一套档案管理工作考核与激励制度，做得好的有奖，做得不好的有罚，通过这种方式来提高员工对档案管理工作的积极性。另外，要根据实际需要加大在对档案管理人力物力财力的投入，将档案管理工作与国际一流企业的档案管理保持同步，从而建立具有现代化意义的档案管理体系。

3.2 进一步完善石油企业档案管理制度

归纳的说，就是石油企业应根据自身的实际发展状况在遵守相关部门制定的法律法规的基础上，在档案管理过程对的档案进行有效的收集整理、分类保管、鉴定编写等相关工作，从而建立现代化的企业管理制度，并在实践的基础上不断的摸索经验来完善管理办法与细则。

3.3 积极引进专业的档案管理人才

众所周知，档案管理具有很大的工作量而且流程比较复杂，属于一种专业性较强的工作，这就需要档案管理人员认真细致的加以对待方可取得最佳效果。除此之外，由于档案管理工作本身往往是会让人感觉到比较枯燥无味的，每天所做的事情都是大同小异，，所以需要档案管理人员自身具备较强的工作责任感，与此同时还可以将专业档案管理知识与实践活动有机结合起来。

3.4 进一步完善石油企业档案管理制度

归纳的说，就是石 油企业应根据自身的实际发展状况在遵守相关部门制定的法律法 规的基础上，在档案管理过程对的档案进行有效的收集整理、分类 保管、鉴定编写等相关工作，从而建立现代化的企业管理制度，并 在实践的基础上不断的摸索经验来完善管理办法与细则。众所周知，档案管理具 有很大的工作量而且流程比较复杂，属于一种专业性较强的工作， 这就需要档案管理人员认真细致的加以对待方可取得最佳效果。 除此之外，由于档案管理工作本身往往是会让人感觉到比较枯燥 无味的，每天所做的事情都是大同小异，，所以需要档案管理人员 自身具备较强的工作责任感，与此同时还可以将专业档案管理知 识与实践活动有机结合起来。

参考文献

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