人事档案管理信息化建设初探

潘挺

摘 要：信息化时代的到来，对以往的人力劳作有着重要的变革影响，企业单位的认识制度，也在信息的糅合下，逐步区域完善，以更加精确的细节处理办法，与大量的储存功用，为企业的人力发展创造了不容小觑的价值，其中档案管理跟随人力资源的调动，与传统的管理优势相结合，在现存的新型技术仪器与管理经验带动下，极大的规避了人事档案管理中的弊病，同时也为人事的档案管理带来了更多的挑战，信息化建设的安全问题与材料内容的整合混乱等，制约着人事的档案管理规范化进程，仍旧需要相关人员与时俱进，规避档案管理中的不足之处，凸显出信息化建设的优势，推动人事档案管理的高效发展。

关键词：人事；档案管理；信息化；建设

引言：信息化建设与人事档案管理的融合，并不意味着传统记录的无效，相关人员应意识到人事档案管理中传统优势与信息化建设的优势，双向化填补人事档案管理的漏洞，以健全的管理制定，将现有市场人力管理多元化的构造，清晰的呈现出来，系统的树立人事档案管理条例，保障信息的有效存储与移交安全，将零碎化的人事档案管理内容分门别类的以信息技术整理完善，为企业单位的未来发展提供人力保障与数据支持。

1 人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 管理工作不受重视

人事工作在企业单位承担着承上启下的作用，既要了解管理者在人员需求方面的安排目标，又要随时监督管理人力的岗位能量发挥，部门直接的协调分配，全面化管理企业单位的人力都能在适合的位置实现经济效益，但在人事的档案管理中不难发现，现阶段诸多企业单位的管理层对于人事部门缺乏科学的认知，过于关注利益方向的直接元素，对于人事内部的管理不够重视，甚至认为人事管理可有可无，工作内容轻松毫无技术性可言，使得人事档案管理人员本身没有话语权，只能按部就班的按照管理层的指令重复枯燥的工作，档案管理的信息化建设流于形式化，实际的管理效益不强。

1.2 管理人员素质不齐

人事档案管理是一项较为复杂的工作，企业单位管理人员为了保障企业内部的机密不流失，更多的愿意相信自己的亲信，面对人事档案管理的变革洪流，仍旧以守旧的态度固步自封，选择的档案管理从业者自身并没有接受过系统的培训，且人员的流动性较大，一些档案管理人员不能专职，还要兼顾其他的杂物，分心干扰造成档案管理的滞后，相关的信息化建设需要设备落后，无形中延长了工作时间，并为人事档案管理的信息化建设带来了一定的制约性，

1.3 管理保密意识不强

人事档案管理应有专人负责，对于借阅档案的人员需要有上层领导的签字指示，并不得随意化取用，相关管理人员的保密意识不强，面对企业单位的领导，不敢动用职权以强硬的态度预防信息的泄露，一些紧急情况下，难以按照流程管理人事档案，另外在极为严格的管理中，一些档案涉及到的个人情况，其本人也处于一知半解的状态，对于自身有哪些相关的档案记录在册不够明确，一些企业单位的内部资料是否存储于人事档案管理中，带有一定的随意性，给企业单位造成一定的潜在风险。

1.4 管理真实有待考证

人事档案的管理存在虚假问题在社会各界已经成为屡见不鲜的情况，尤其通过信息化技术进行的篡改，使得人事档案管理的风险较高，大量的存储资料整理中，一时难以发现其中的真实性，网络热点新闻中，甚至有人事档案漏洞造成的冒名顶替事件，为被害者带来了极大的损失，一些不法分子在利益的驱使下，伪造相关学历证书，人事档案只负责收集资料，对于信息内容的审核采取忽视的态度，使得参照数据的意义不大。

2 人事档案管理信息化建设措施

2.1 突显管理重要性

人事档案管理的信息化建设，从长远看来，有利用信息的资料整合，减少企业风险，并为企业未来的人力分配提供有效的参照，因此领导阶层应转化自身的认知水平，人事档案管理应在恰当的契机，凸显出自身的工作意义，以对比性的事件分析，让领导认识到，人事档案管理在不完善的情况下，将会无形中对企业单位造成怎样不可预计的损失，使得领导重视信息化的建设改革，从根本上强化对人事档案管理的建设力度，以保障人事档案工作不受束缚，得到领导的支持。

2.2 提高管理专业素养

人事档案的管理应与时俱进，基于原本的管理方案填充现有科技的管理有效性，利用OA、钉钉等APP软件将企业单位的情况，以系统的数字化处理方式进行分析，熟悉专业的软件技巧，并在内部以定期的信息技术培训，提高人事档案管理人员的专业意识与信息处理能力，在信息化建设出现阻滞的情况下，为避免老员工闭门造车，可导入新鲜的血液，以专业的技术管理人才引进推动信息化的建设步伐，在技术屡渐提高的时间里，对人事档案管理人员应以严格的道德要求树立企业标杆，剔除掉一些责任意识不强，安全频出漏洞的人员，提高集体的管理素养。

2.3 附加信息安全保密性

信息化技术的引进，在人事档案的管理上，与传统的手动记录相比较，安全保密性更强，但信息的泄露通常也是大面积的，在利用信息技术处理人事档案的同时，应同时结合纸质化的重点记录，避免出现设备问题造成的信息消失无法正常运作的情况，信息化技术可以满足现代化人事档案的多重管理效果，因此应尽可能分门别类的归纳信息内容，以便后期的查找与整体分析管理，将信息分为几类保密资料，对于一些可以企业内部共享的内容，信息化的建设可在短时间完成信息的传输，对于一些保密指数较高的资料，除了在设备上设置密码外，可设定防火墙，避免同行业的恶意竞争窃取机密，对于取阅信息的人员，应确定其个人的资料信息并将资料的进出过程、时间等内容，详细的记录下来，方便后期追责，对于一些没有获得流程批示的借阅信息，应坚决等待批示后予以查看，同时管理人员从旁监督，将不同的资料单位性存放，设置独立的存储柜，在网络的构建中，独立设置文件夹便于查看，谨防信息误发。

2.4 验证信息记录真实性

人事档案管理在科技的支撑下，迎来了新的机遇，管理人员应充分的了解企业单位内部的各项元素，制定出合理的解决策略，对于一些需要直接保存的资料，在经过企业相关领导的认证后，以领导签字确认进行登记处理，并制定出完善的管理制度，不仅在部门内部严格律己，同时也让其他部门的同仁了解档案的借阅流程与相关规定，在交接任务时，全面统筹人事档案管理中的负责内容，减少责任的疏忽造成的信息管理问题，且人事档案的管理应具有灵活化，根据现实情况采取措施，在不违反规章制度，不会损害企业利益的同时，为领导开辟快速的查阅通道，使得人事档案管理高效运转，为企业的利益实现做好准备。

3 结束语

综上所述，人事档案管理的信息化建设，应以健全的信息处理认知水平，与管理方面的技术提高，构建完整的信息管理模式，升级档案管理服务，保障运作的资料有效整合。

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