大数据时代医院人事档案管理信息化实现方法研究

章洁 张赢

摘 要：档案信息化建设工作是每一个单位都必不可少的管理部分。而人事管理部门在进行管理工作过程中形成的医院人事档案，也是人事管理部门历史面貌的反映。它能够为人事管理部门制定政策提供参考与思路，还能够为人事部门的管理工作考评提供依据。当前社会是一个大数据时代，在人事管理信息化的过程中起着重要的推动作用。

关键词：医院；人事；档案管理信息化建设

档案作为一种实质性的管理工具，有着它独特的规范性特点，同时具有管理工具的实用性、真实性、交流性以及权威性特点，为医院人事管理工作发展变革提供了参考依据。人事部门的管理是医院为社会提供更好服务的前提，而人事档案的管理则是保证工作人员管理质量的基础。大数据时代潮流涌进，档案管理的信息化建设已经迫在眉睫。如何通过信息化建设进一步提高档案管理效率，加强人事部门的办公管理智能，提高医护人员职业素养，是医院单位应该重视的问题。

一、医院人事档案信息化建设工作中存在的问题

（一）对档案信息化建设工作的重视程度不足。

长期以来，医院档案管理部门的管理核心都放在医疗档案上。医院管理部门也把文件管理重点放在医疗事务的相关材料上，对于人事档案的管理重视程度不高，有些医院则处于忽视状态；同时对医院的人事档案管理进行信息化建设，一时之间难以看到真实的经济效益，所以医院管理阶层也没有过多强调人事档案信息化的重要性，认为人事档案信息化管理可有可无，对其投入资金有限，也限制了工作人员的工作主动性与积极性。

（二）档案管理人员素质有待提高。

现在我国虽说有的医院人事档案管理部门已开始对人事档案信息化建设工作重视起来，但是医院人事档案的信息化程度与社会发展需要存在着差距，使档案信息化程度大大打折。这种情况产生的很大一部分原因在于管理人员的业务素质不高。对于档案的归纳整理不合理，直接减弱了档案信息的利用效率，拉慢了数据资料获取速度。另外，档案管理人员对于人事档案信息化建设的认识和重视程度不足，对档案管理质量的提高产生不利影响。

（三）人事档案的收集、归类和保管的流程缺少信息化管理。

人事档案存在着很多收集整理与归档环节不规范的问题，给档案信息化建设过程带来了很大阻碍。有些人事资料不能够及时录入系统，导致纸质档案与电子档案难以同步进行，信息传递过程出现了阻碍，难以推动工作效率的提高。同时，医院在不断发展与变化，人员也在不断变换，如果电子档案不能够跟随变化及时更新，那么档案信息就难以保证真实统一。这都是档案的收集、归档的工作流程不规范造成的。《人事档案管理信息化建设制度》本身对人事档案管理信息化建设的收集与整理做了总得要求，但在具體实施中，并没有可行的方法流程规定，缺乏相应的规章制度。加上医院人事档案的收集不及时，造成了一些医院人事档案的无形流逝，只有信息化收集、整理、归档管理等工作程序，才能保证档案真实有效。

二、加强人事档案管理信息化建设的几点建议

（一）加强宣传，提升全体人员的重视程度。

档案信息化建设工作是一项基础工作，涉及医院人事档案管理部门工作的方方面面。随着信息多元化时代的到来，档案的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，大数据时代赋予了档案新的内涵和意义。因此，医院人事档案管理部门要提升全体工作人员对档案信息化的认识深度。首先，医院人事档案管理部门应当从提升领导干部的认识入手，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，应当细化档案管理部门人员分工，使每个员工都能够清楚的知道自己的岗位职责，将档案信息化建设工作由被动局面转化为主动，使工作人员认识到档案的重要性。最后，医院人事档案管理部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及相关知识，使全体工作人员意识到档案信息化的重要性。

（二）抓制度建设，理顺规范人事档案管理信息化建设。

由于社会形势发生了很大的变化，传统的档案信息化建设工作存在很多不规范的地方，阻碍了档案管理信息化建设进程。为了有效解决这一问题，医院人事档案管理部门应当建立起完善的档案管理信息化建设制度，为档案管理信息化建设进行提供制度保障，从而逐渐实现档案管理的信息化、制度化、标准化，进而推动各项工作高效运转。首先，医院人事档案管理部门要根据《中华人民共和国档案法》，并结合自身发展实际制定本单位的档案收集、立卷、归档、保管等工作流程制度，要求管理人员严格按照工作程序进行档案的收集、整理与立卷等基本工作，保证档案的真实性和科学性。

（三）健全组织领导部门，提高档案管理人员整体水平。

档案信息化建设需要一支适应大数据时代要求的人才队伍，医院首先要建立起一支适应信息化管理的工作人员队伍，为档案管理信息化建设的信息化进行提供人才保障。首先，医院管理部门在进行档案人员引进时应注意加强对应聘人员专业素养以及工作经历的调查与分析，从源头上提升档案管理人员队伍质量；其次，对于已经在职的档案管理人员，应安排不定期教育培训，组织相关讲座，普及信息化管理知识与大数据时代背景的要求；同时组织新老员工工作经验交流会，新员工可以向老员工介绍新时代的工作方法与技巧，老员工也能够为新员工提供技术上的指导，总结好的经验，共同提高工作效率；定期对在职人员进行专业考核是必要的，对于一些业务素质低，不利于档案信息化管理的工作人员应该历史教育，防止出现意外。

（四）加强硬件建设，科学管理人事档案。

医院人事档案管理部门要及时更新档案管理信息化建设设备。首先，医院人事档案管理部门要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；其次，为了保证档案信息的安全，医院人事档案管理部门要引进计算机辅助系统；最后，医院人事档案管理部门要及时淘汰旧的档案设备。

（五）增强医院档案管理的安全性

档案管理信息化对现在的医院有很重要的作用，只有医院档案管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效的呈现。首先，相关保密政策必须完善，对档案管理人员制定严格的规章制度，签订保密承诺书，一旦泄密，应当严厉处分相关人员，只有这样档案管理工作才能够安全有效的进行。其次，医院应引进大数据专家，普及相关计算机网络知识，并对信息化管理所带来的安全隐患进行分析，使工作人员对信息化建设过程中的安全保密多加注意，加强监管力度。

三、结语

档案信息化管理能够对医院人事管理工作带来便利，体现着医院对人事档案管理的重视，对管理工作的精益求精。只有跟随大数据脚步，提高档案管理信息化建设水平，医院才能更好的实现服务社会的作用。但是从目前来看，种种因素和困难仍然阻碍着我国档案管理信息化进程。因此，我们必须重视当前档案管理存在的问题，并有针对性的进行改善，提高档案管理信息化程度，促进医院管理工作信息化。

参考文献

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[4]彭锋.新形势背景下医院人事档案管理的信息化建设[J].人力资源管理，2017（12）：290-291.

作者简介

章洁（1991-），女，江苏南通，研究生，南通大学，现有职称，助理工程师，研究方向：人事管理