论如何采取有效措施实现档案管理规范化

郭虹

摘 要：档案管理工作是一项机密性、政策性、专业性较强的工作，如何让档案管理规范化、标准化，如何改进和完善档案功能，如何建立健全档案管理制度，如何提高档案管理人员的业务水平，以利最大化的发挥档案的作用，满足各方面的需求，是我们当前工作的重点。

关键词：档案的分类；改革制度；创新与完善

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，从以档案机构为中心转变为以用户为中心，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为从以档案机构为中心转变为以用户为中心社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

1.新时期档案数据库的建设

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类。对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。在档案信息管理的范畴内，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案就要采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。但逻辑分类法在新时期档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。

2 提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提

随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为要从以下几个方面入手。一是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。二是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。三是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

3 解决档案管理存在问题的相应的对策

通过上文的问题，我们可以知道对档案管理来说，要解决其存在问题那就要系统化和专业化，下面就从以下的几个方面对解决档案管理存在问题的相应的对策进行简单的分析讨论：

第一，系统化的档案管理以及提高档案管理人员素质。对档案管理进行系统化的管理的同时要加强管理人员的素质的建设。系统化的管理才能铸就档案的信息资源的齐全以及专业。而管理人员素质的提高才能使得档案质量的提高。而人员素质的提高那就得依靠单位的重视以及精神文明的建设，通过时间和实际努力是可以做到的。不仅如此，还应该要注意加强对干部档案工作队伍建设，充分发挥他们的对档案管理工作的积极性和创造性，而提高档案管理的工作效率，提高档案质量。而使得使档案管理工作科学实用，而起到其应有的作用。

第二，健全档案管理制度。对于档案的管理工作而言，健全的档案管理制度那是档案管理的重中之重，但制度的制定要符合以下的要求：一是档案管理的规章制度是合乎国家法律的规定而且符合单位特点和档案管理实际，这也就是要求制度的合法性，合理性、科学性。二是档案管理制度的简明实用。这也就是要求制定的制度具有可操作性强，而且是其方便实用、简便易行的特点，这也就是要求制度的实用性。三是档案管理制度约束的双向性。也就是说档案管理的制定不仅仅只是针对员工，而是要求其能够既约束领导又约束职工。这就是要求制度的公平公正性。四是档案管理制度的执行严肃性。这也就是要求档案部门制定的档案规章制度能够做到的真正的执行也就是能够做到有功必赏、有过必罚。

第三，要加强对档案管理配套设施的建设。通过计算机的技术做到对档案的细致管理而实现档案计算机辅助管理。而计算机辅助管理这也是档案管理的必然趋势，因为它有着其独特的优势也就是能提高管理效率，降低人为的失误率还能够做到对档案的全程监控以及对档案的安全防护。

第四，建设一支专业性的档案人才队伍，是做好新时期档案管理工作的基础。在日新月异的网络时代，要以适应社会发展为要求，随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、环境、服务对象、管理模式都在变化着，现代技术也需要广泛应用到档案工作中去。需要人去操作、去管理。因此。现代化的档案管理人工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案队伍，发挥他们的聪明才智，做好新时期的档案工作，显得尤为迫切和重要。要加强人才专业培训，吸收和接纳各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。要改变思路，更新观念，在机制、理论、环境等方面予以创新。尊重人才的同时还要尊重知识，努力营造档案人才干好事业的工作环境。

总之，档案管理的系统对我国来说，它是我国的信息资源系统的重要组成部分同时也是我国家社会科学中组成的重要部分。所以，在我国改革开放促进经济的这个新的历史大背景下我国的事企业以及机关单位的档案管理工作必须要联系这个新的时代发展的要求，要从观念上对档案管理工作有所更新，而采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进我国的和谐社会建设。

参考文献

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