大数据时代高校档案馆公共服务方式拓展研究

段佳音 汪小琴

[摘 要] 高校档案馆的公共服务职能越来越为社会所需要。大数据时代的来临也为拓展高校档案服务方式提供了新的挑战和思路。文章通过分析2012-2016年安徽G大学档案馆增量、利用量以及利用者构成、利用方式、利用需求等数据的变化，对用户需求做出预测，进而提出了拓展高校公共服务方式的具体策略。

[关键词] 大数据；高校档案馆；公共服务

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 059

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）07- 0142- 04

0 前 言

高校档案馆因其兼具事业单位档案管理部门和公共档案馆的特殊性，使其具有公共服务的职能，特别是在当今信息需求量巨大的时代，高校档案馆已不仅仅只服务于学校内部师生了，而因其档案的知识密集性、保存完好性、较强的教育性而越来越为广大社会群众所需求。目前，高校档案馆存在着日益增加的社会信息需求与较为单一落后的公共服务方式之间的矛盾。大数据时代的到来，为高校档案馆带来了挑战与机遇，应该充分利用大数据技术为依托，拓展公共服务的方式，使高校档案馆不仅服務于校内师生，也能服务于社会群众，最大限度地发挥档案的价值。为此，本文以安徽G大学档案馆2012-2016年的各项数据为切入点，分析当前高校档案馆如何在大数据时代拓展公共服务的方式。

1 安徽G大学2012-2016年间各类档案馆藏量及利用变化

安徽G大学档案馆，纳入综合管理的档案总量逾60 000卷，包括党政、教学、科研、基建、设备、财会、外事、出版、人事、学生等10类以及纸质、声像、实物、电子等4种载体的档案。

1.1 2012-2016各年间每年新增的各类档案以及总量均呈上升趋势

G大学近几年档案数量统计如表1所示。

从表1中可以看出，每年各类档案新增量总体呈上升趋势，以教学、财会、科研、党政增长较为迅速。基建档案总体在增长，但因竣工周期的不确定性，有些年份没有移交档案，所以暂时性地呈下降趋势。人事档案因受当年招聘政策和当年人员流动影响每年呈小范围波动态势。设备、出版、外事等几类档案小幅增长。就载体而言，仍以纸质档案为主，实物、声像档案增长缓慢，电子档案在2016年以前存量较少，且所有电子档案都为照片的电子件。2016年开始启动档案数字化加工以及电子文件归档，电子档案数量激增。学生档案因每年都存在新生入校转入和毕业生转出，在馆存放时间较短，不计入馆藏总量。

1.2 各类档案总体利用量呈上升趋势（见表2）

从表2中可以看出，总体上各类档案利用量呈上升趋势，以教学档案上升最为显著，2016年的利用量是2012年的3倍多，利用人次也在5年间增长了近1倍。财会、科研、党政这几类档案利用量有所增加，但不显著。基建、人事、学生、设备几类档案的利用量略微增加。而外事、出版这两类档案利用最低，也一直没有增加。

从载体上看，纸质档案的利用仍然占绝大部分，声像、实物以及电子档案的利用量较低，2016年由于部分纸质档案数字化的完成，电子档案的利用量开始显著增加。

2 利用情况统计

对G大档案室2012-2016年具体的利用者构成、利用方式、用户要求等几个方面进行统计，详见表3。

2.1 档案馆藏增长较快，而利用量相对增长较慢

从表1中可以看出各类档案都呈现逐年增长趋势，而从表2中看出，除教学档案的利用量增长较快外，其他各类档案的利用量都只是小幅上涨，外事、出版以及非纸质载体档案的利用率相当低。这说明档案没有被充分利用，档案的价值也就没有得到充分发挥。

2.2 利用呈现出分散与集中的特点

在历年的档案利用统计数据中，教学档案都高居首位，利用的人次也是最多，平均每人次利用档案在2卷/件。说明教学档案利用频繁且分散，重复利用较少。而党政、基建、科研类档案的利用则平均每人次3～4卷，且呈现出集中的特点。往往与学校的一些大型活动相关，在活动期间，这几类档案往往会被集中、大量利用。

2.3 利用的社会性愈加明显，社会需求增加

从表3中可以看出，校外人员利用档案在2012年占比36%，以后逐年增加，到2016年已占比51%，超过了校内人员。在校外人员中有一部分是历届的毕业生，这一部分在校外人员中的比例逐渐渐少，也就是说，真正意义上的社会人员利用高校档案者越来越多。

2.4 利用方式越来越趋向于远程、异地利用

从表3中可以看出这5年间到档案室现场查询的人越来越少，而使用电话、网络或其他方式的用户越来越多。到现场查询的用户中，选择委托他人代为办理的越来越多。2012年有93%的用户是到现场办理的，其中有33%是委托他人代办，至2016年有53%的用户是到现场利用的，其中有42%都是他人代办的。也就是说越来越多的人有远程、异地利用档案的潜在需求。

2.5 档案的扫描件、电子件以及知识信息需求越来越多

可以看出从2012年的78%要求提供纸质材料到2016年减少至45%，而要求提供档案的扫描件、电子件，甚至是只需要告知一下信息的需求则越来越多。由于扫描件、电子件和知识信息不需要与用户直接接触就可以传送，这一数据也表明远程、异地利用的潜在需求在增加。

3 大数据时代高校档案馆公共服务方式创新策略

3.1 在大数据时代，依托于一定的存储手段，极大地丰富馆藏资源

由于云存储等技术的发展，在大数据时代，数据存储变得方便而廉价，使得保存大量的数据成为可能，有利于将更多各类档案信息存储下来。这样人为地鉴定档案的过程得以简化，而可能将海量的档案信息得以保存[1]。数据的极大丰富也更有利于精准地把握数据背后的内在规律，使数据分据更具参考价值。大数据的理念使得非结构化文件的保存变得容易，这样则可以不局限于归档范围的严格限制，从而使得大量反映师生生活，校园文化的档案保存下来。数据总量越大，据此作出的分析就准确，因此大数据时代首先是要扩大数据存储，抢占数据资源。

3.2 构建用户需求感知引擎

充分利用大数据技术强大的数据分析能力，变供给导向为需求导向[2]。传统的数据分析都是基于每年积累下来的数据统计，大约每年年底进行一次，这种数据分析模式具有严重的滞后性。而用户需要感知引擎的构建则可以实时把握用户的状态，真正了解到用户的需要、喜好。同时对各类数据进行深度分析，探寻数据背后的规律，适时调整策略[3]。

3.3 发挥大数据的分析和预测能力，适时调整策略

如表3中数据显示G大档案室的利用已呈现出社会性特点，并且社会需求仍在加強。且目前大部分人都有远程、异地、非工作日利用档案的需求，那么就应在公共服务的策略上适当调整。例如加快信息化进程，不断完善网络查询系统，使用户在需要利用档案时可以随时随地得以利用。

3.4 依托Web 2.0、二维码等智能化技术以及现代智能化移动设备，创建用户体验式、个性化的服务

当今，以智能手机、平板电脑为代表的便携式设备将成为人工智能的知识数据来源和私人信息的主要来源[4]。大数据时代，数据的纷繁芜杂，便得档案用户参与体验的要求越发强烈。用户从注重信息内容本身转移到注重和利用信息的感受，用户不仅仅关注得到怎样的信息，更加关注在哪里，如何得到这一信息[5]。提供档案利用的服务方式可以依托这些新兴的互联网方式和智能移动设备而进行改变。主要有：充分利用已经实践成熟的Web 2.0应用，如博客、微博、微信等。可以在这些平台上发布归档通知、普及档案知识、也可以设置一些查询输入教职工的工号或学生学号或者身份证信息，就可以查询到自己相应的档案，使得用户足不出户就可以获得自己想要的信息。用户也可以根据自己需要订阅一些个性化的专题，接受信息推送服务。

4 结 语

高校档案馆的公共服务职能越来越被社会所需求。在大数据这个以海量数据、数据分析、用户导向、用户体验、个性化服务等为特征的时代，高校档案馆公共服务方式有了新的途径。高校档案馆公共服务方式的拓展与创新不仅有利用于更好地服务于本校师生，也有利用于发挥其公共服务的职能，因此，利用好大数据技术，创新服务方式，使档案发挥更大的价值。

主要参考文献

[1]张倩.“大数据”技术在高校档案馆信息服务中的应用探索[J]. 档案建设，2014（3）：28.

[2]周枫. 资源、技术、思维——大数据时代档案馆的三维诠释[J].档案学研究，2013（6）：63.

[3]田伟，韩海涛. 大数据时代档案馆服务创新研究[J]. 档案学研究， 2014（5）：65.

[4]杨智勇，黄晓勤. 大数据时代数字档案馆的微服务研究[J].档案管理，2014（6）：21.

[5]张东华，黄晓勤. 用户体验视野下档案公共服务探析[J]. 档案学通讯，2013，（3）：98.