浅析信息时代下档案管理工作的创新

周慧

摘 要：档案资源属于学校信息资源的重要组成部分，具备标准性与规范性的特点，受到了学校领导与教育部门的重视。本文首先分析了信息时代档案管理工作创新的意义，接着从转变思想认识，提高应用成效等方面提出了信息时代下档案管理工作的创新的措施。

关键词：信息时代 档案管理 创新

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）02-00-01

在信息时代，档案建设不但要注重信息资源的共享，还要注重其合理利用。在档案管理过程中，运用现代信息系统能够实现实体档案向数字化存储的转变，有效的解决了传统档案管理中基于文本等手工处理与人工检查工作量大、出错率高的问题，实现了管理方式的规范化发展，提高了档案管理的工作效率。

一、信息时代档案管理工作创新的意义

对于学校档案管理工作来说，在信息时代，实现档案资料的数字化、自动化能够为档案管理信息化提供了强大的信息支撑。可以说，信息化管理是档案的形成过程，而档案又是信息化管理的成果。通过运用信息化技术能够把分散的信息进行处理，不管用户在什么地点进行办公，都可以通过服务器以及web等连接起来，找出准确的数据和信息，突破了档案形成与查阅的时间与空间限制，改变了传统方案材料的生成、传递以及处理方式。作为档案信息化的基础，电子文档管理系统通过提高档案信息存储质量，让档案信息资源的完整性得以保障，而且计算机系统为用户提供的有知识库，能够自动收集和保存互联网资源信息，档案工作人员可以整理这些信息中对档案管理有利的数据来为管理决策服务。除此之外，通过网络技术还能够把档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，实现了档案信息共享与在线服务。

二、信息时代下档案管理工作的创新的措施

1.转变思想认识，提高应用成效

作为学校档案管理人员，要认识到信息时代进行档案管理工作创新中的中重要性。进行科学有效的管理与规划，对档案信息信息化管理进行一个整体的布局，结合档案部门内部管理与外部需求，改变传统的信息割据局面，实现档案管理各个模块之间的信息资源共享，这样才能提高档案信息的准确率。通过建立一支高素质、业务精良的工作团队，在工作中树立信息化系统理念。要强化档案管理工作人员的综合素质，定期对他们开展相关业务培训，进而提高应用成效。

2.调整档案生成阶段的数字化管理模式

在档案生成阶段，也就是在管理系统设计的初期阶段，就要树立电子化档案管理意识。每个学校都有自己的局域网，通过计算机系统让各个部门之间的数据接口统一起来，实现文件数据资源共享。一个完整的电子档案有两部分组成，一个是归档电子文件，一个是元数据。电子档案的元数據用过手工输入以及自动捕获等途径获取，电子元数据包含的内容有生成部门、责任人员、文件格式等。我们以学生档案为例，元数据就是指学生的姓名、专业以及学号等，这些都是作为元数据存入到档案信息库中，属于一条数据的形式，通过调整档案生成阶段的数字化管理模式，节约了存储空间，提高信息传输效率。

3.注重基础设施建设，提高系统安全性

首先，在档案管理过程中，要对程序的操作控制进行强化，这样才能提高电子档案信息的准确性，尽可能的减少信息差错的出现。管理人员要结合档案管理工作实际，要求专业人员在系统设计的时候制定相应的操作规范。其次，要提高档案管理中系统的安全性，要设定相应的人员操作权限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期采用相应的软件来清理系统垃圾，为系统提供良好的运营环境，避免未授权人员进入档案管理系统产生不良行为的发生。再次，重视计算机上机操作与管理，制定相应的制度，要求档案管理工作人员按照制度来进行档案信息的录入和整理，制定数据的备份方案等。

4.优化电子档案归档管理模式

对于已经生成的电子档案来说，信息化用主要是在数据信息的流通环节与转递环节，这个环节的管理内容相对比较宽泛，注重电子档案的处理过程。在计算机系统要明确电子档案的归档要求和步骤，并对档案的价值进行专业的评估，对档案的归档范围进行明确，归档的是那些具有存档价值的档案，删改没有存档价值的档案，这样才能更好的识别电子文件。档案数字化管理要跟办公自动化融合为一体，把归档工作纳入到档案信息化系统中去，进行统一管理，避免形成环节与归档环节之间产生脱节行为。根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。也就是说，平台化就是在档案管理过程中，逐步取消部门之间存在的障碍，建立协同化的办公平台，进而提高档案管理成效。

5.提高档案工作人员的信息化素质

提高档案工作人员的自身素质能够促进信息时代档案管理工作的规范化操作，提升档案管理工作质量。只有不断强化内部人员的综合素质与知识结构，才能让他们为档案工作的发展服务。首先，专业基础培训。对于新入职的员工在上岗之前就要开展培训工作，具体内容包括岗位的工作职责，具体工作流程，操作方式等。掌握各个门类档案和各种载体档案的管理方法、各个工作环节之间的联系，提高培训的针对性。其次，信息化技能培训。比如，让工作人员明确电子档案的归档要求和步骤，并对档案的价值进行专业的评估，对档案的归档范围进行明确，归档的是那些具有存档价值的档案，删改没有存档价值的档案，这样才能更好的识别电子文件。此外，还要制定严格的培训绩效评估方式，也就是在培训课程结束之后，按照计划进行抽检，鼓励档案部门全员参与培训，让学习培训成为常态化管理的重要举措。

结论

综上所述，纵观传统的档案管理模式，由于其逐级传达使得信息的时效性难以保障，影响了档案管理成效。信息化的发展让档案管理模式得以创新，有效的弥补了传统档案管理模式的不足，让档案管理走向了数字化、自动化之路。在新时期，要认识到档案管理创新的重要性，积极调整档案生成阶段的数字化管理模式，注重基础设施建设，提高系统安全性，加大档案管理人才建设，从而为学校档案的有序化管理提供保障。

参考文献

[1]张金来. 浅谈新时期高校教学档案管理的信息化[J] . 中国电力教育， 2015（12）.

[2]陈媚. 当前教育信息化条件下的高校教学档案管理探讨[J]. 档案与建设， 2016（12）.

[3]郭红. 新时期高校档案管理信息化建设途径略论[J]. 兰台世界， 2015（5）