民办高职学生对学生档案的认知情况调查报告

张馨元 张丽

【摘要】本项研究选择四川国际标榜职业学院的部分在校生作为调查对象，从档案管理规定、学生对个人档案内容的了解程度和学生档案与个人职业生涯的关系三个方面进行调查，统计分析目前民办高职在校生对学生档案的了解情况，以此促进学生档案材料的良性积累。

【关键词】高职学生 学生档案 认知调查

【中图分类号】G715 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）18-0245-02

提高学生的档案意识是高校档案部门都关注的事情，而民办高职院校在档案管理方面的举措稍晚于公办院校，加之民办高职类院校学生的生源构成情况复杂，不同类型学籍的学生对档案的认识和重视程度有所不同，因此调查民办高职学生对学生档案的了解情况也成为提高学生档案意识的一个首要任务。笔者在四川国际标榜职业学院开展了关于“民办高职学生对学生档案的认知情况”的调查。

一、调查基本情况

本次调查活动以问卷形式展开，从2017年11月20日——2017年11月30日，历时10天。调查对象为四川国际标榜职业学院一至三年级的在校大学生，共发放问卷828份，回收828份，回收率100%，其中不同学籍类型和不同年级参与调查的人数及比例，如表1所列。

二、调查结果与分析

问卷内容分为三个板块：对学生档案内容的了解情况、对学生档案管理规定的熟悉程度、学生对学生档案与职业生涯关系的认识，共设33道选择题。

对学生档案的了解，首先要建立在学生本人是否知道“学生档案”，在调查中发现，随着年级的增长，知道或者对学生档案有一定了解的逐渐增多，大三58%，大二47%，大一45%。有66%的学生对档案的印象来自于“从高中学校转出时”，在大学期间的檔案不甚了解。

1.大学生对学生档案内容的了解情况

对学生档案包括的内容，有80%的学生认为部分了解，12%的学生完全不了解，8%的学生非常清楚。为进一步调查学生对放入学生档案的主要内容是否真正清楚，挑选了五项具体内容（高中高考材料、党团组织材料、入学体检表、受处分的个人文件、解除或撤销处分之后处分文件的处置）分别进行提问。

对于高中高考材料和党团组织材料、入学体检材料，超过半数以上的学生认为应该入档；处分文件有42%的人认为需要视情况决定是否放入学生档案内，16%的人认为不应该装档；解除或撤销处分后，有55%的学生认为处分文件应该从学生档案中取出，有35%的学生认为视情况而定。由此可以看出，绝大部分学生对于事关个人荣誉方面的档案内容非常在乎，不希望留有污点。

在关于归档材料的纸张及文字书写要求方面的调查中发现，有86%的学生知道用碳素墨水书写，但仍有选择用铅笔、圆珠笔、红墨水书写的；有74%的学生知道档案材料不能用复印件代替原件装档，但在笔者对学生档案材料进行整理归档的实际工作当中，仍有较多用复印件代替原件装档，或用热敏纸归档的现象。

2.大学生对学生档案管理规定的熟悉程度

对学生档案管理规定的调查，主要针对学生档案的查借阅、转递、遗失和对档案法规的了解。

（1）学生档案的查借阅

从表2中可以看出，有42%的学生没有接触过学生档案，仅有3%的学生查借阅利用档案3次以上。这说明在校大学生档案利用率低。

能够查借阅学生档案的人员或部门一问中，选择“学生管理部门、教学部门和辅导员”的占66%，选择“学校有关领导”的占56%，对“持相关证明或介绍信的组织人事部门人员”的选择最多，占78%。

在表3中反映了如果需要查借阅学生档案，应该选择的部门。笔者所调查的四川国际标榜职业学际学生档案保管部门为“学工部”，仅有1%的正确选择，说明绝大多数学生对这一情况是非常不了解的，有关部门有待加强宣传。

在这部分的内容，主要通过8个问题进行调查。

问题1：你知道什么是学生档案转递吗？仅有6%的学生回答很清楚，55%的学生了解一点，39%的学生完全不知道；

问题2：你知道毕业后你的学生档案将被如何处理吗？仅有5%的学生很清楚，47%的学生了解一点，48%的学生完全不知道；

问题3和问题4分别假设学籍类型为高职和成人的情况，毕业后学生档案合理的处置方法。

从表4中可以看出，高职学生仅有38%选择D选项“一般情况，通过特殊渠道寄回生源地人才交流中心存放”，成人学生仅有24%选择E选项“密封后自行携带，放至有保管权限的人事保管部门”；

问题5：如果毕业后进入非公或民营企业，你的档案应存放在哪里？有50%的学生选择存放在企业人力资源部门，15%的学生选择存放在人才交流中心，4%的学生选择存放在其他地方，还有31%的学生不知道应该存放在哪里；

问题6：可以委托他人携带自己的档案吗？有73%的学生选择不能委托，有27%的学生认为可以委托；

问题7：国家正式许可的档案转递方式是什么？35%的学生选择“机要渠道”，43%的学生选择“密封自带”，22%的学生选择特快投递；

问题8：假如毕业了，你会考虑如何处置自己的档案？其中选择“放在学校”和“自己保管”的分别占26%和35%，超过一半的人数未做出正确选择。

以上8个问题的调查说明绝大多数学生对学生档案转递的方式、渠道、去向、保管形式等情况非常不了解，也反映出学生对毕业后自己的档案漠不关心。

（3）学生档案的遗失

有高达97%的学生认为学生档案的放弃或丢失会对未来的工作、生活造成影响，也有90%的学生认为毕业后弃档不合理，因为某些事项的办理仍与学生档案有关。在了解毕业后弃档的原因时，“对档案作用不了解”、 “觉得调档太麻烦”、“有些用人单位对档案不再要求”是主要原因，分别为84%、63%、47%。可见，虽然大部分学生认为学生档案重要，但在未用到时并不愿意花费时间和精力去管理。

（4）大学生对学生档案法规的了解

有47%的学生从不知道与学生档案有关的法律、法规或者制度，46%的学生知道一点，只有7%的学生知道，反映出学生在学生档案法规方面的知识匮乏；有高达92%的学生认为在校期间应该接受档案知识培训。从以上两个问题可以看出，大学生对档案知识非常渴求，却不知道怎么获取，以及获取哪些方面的档案知识。

3. 大学生对学生档案与职业生涯关系的认识

有52%的学生认为学生档案对未来的职业发展、个人生活方面有重要影响，有46%的学生认为有一定影响，还有2%的学生认为没有太大影响。

表5是学生对学生档案今后会在哪些方面起到证明作用的了解，选择不够全面，这表明仍有相当一部分同学对学生档案在未来的职业生涯中的重要作用认识不够。

通过本次调查说明，学生档案对于学生来说，神秘又可有可无，存在距离感，这也造成了学生档案长期利用率低，不受重视的局面。说到档案，每个学生都认为是重要的，但对学生档案的实质性了解缺乏，处于懵懂状态，只知其一不知其二，虽重要，但不知如何重要，重要到何种程度，有时是错误的认识。这就需要学生档案工作者及有关部门，采用适合学生的方式和学生经常关注的渠道进行学生档案的内容、作用、制度的宣传，让学生和自己的档案熟悉起来，关注自己的成长，关注成长过程中的档案积累。