人力资源档案信息化建设的意义

赵佳

摘 要：在我国信息技术高速发展的背景下，人们的生活水平也在不断的提升，先进管理理念和技术的广泛应用，都为我国档案管理工作的开展开辟了新的途径。人力资源档案作为整个档案管理中最重要的部分，进行人力资源档案管理信息化 建设十分必要，需要我们必须转变原先管理方式，利用先进的电子技术手段，推动人力资源档案信息化建设，提升人力资源档案管理的效率，从而实现人力资源档案信息化。笔者结合档案信息化管理的实践经验，提出人力资源档案信息化建设的必要性及意义，针对人力资源档案信息化建设现状，提出了推进人力资源档案信息化建设路径，这对提高企事业单位人力资源管理水平具有重要的现实意义。

关键字：人力资源；档案；信息化；意义

1引言

人力资源档案的信息化主要是为了适应社会发展的需要而产生的，同时也是实现人力资源档案资源为社会服务的重要途径。因此，人力资源档案管理部门应该顺应人力资源档案信息化的发展趋势，对档案管理 的相关机制进行改进和完善。

2人力资源档案信息化建设的必要性及意义

2.1人力资源档案信息化建设是构建人力资源管理系统的基础

企业单位通常实行多层级子公司或事业部管理模式，事业单位实行人事部门主管，各部门分管的二级管理模式，管理幅度、跨度较大，人力资源档案亦呈现多层级管理模式。这种多层级管理模式，使管理信息传递不到位，政策执行不一致，造成人力资源档案管理流程不规范，档案信息转递、刷新不及时。未形成系统化的 动态跟踪管理，造成员工档案的新材料不能及时存入档或者档案资料不完整的现象。因此，构建以人力资源管理系统为基础的人力资源档案信息化建设，是解决 人力资源档案信息化、系统化、规范化的有效路径。

2.2人力资源档案信息化建设有利于人力资源管理工作的开展

经济的发展、科学技术的进步，使得目前我国各个行业之间的竞争力在不断地加剧，人才作为企业之间竞争的核心，完善企业人力资源档案管理工作是提升企业竞争力的关键手段。企业的发展离不开人才，而健全有效的人才档案管理体制又是保障企业人才流失的关键，因此，企业人力资源档案信息化建设如何，会直接影响企业的发展和竞争力的提升。针对目前我国企业的发展状况，人力资源档案信息化建设能够极大的提升企业人力资源管理工作的效率，更是实现企业人才有效管理的必要条件。原先我国企业在进行人力资源管理还采用传统的手工管理方式，这样的方式极大的降低了企业人力资源管理的效率和质量。改变传统的人力资源档案管理方式，利用目前先进的信息技术手段，在实现信息资源共享的同时，提升人力资源管理的模式。

2.3提升档案服务水平需要进行人力资源档案管理信息化建设

进行人力资源档案管理的最终目的就是实现人力资源档案资源的共享。原先手工人力资源管理的方式已经不能满足企业对人力资源档案信息的需求。伴随着我国信息时代的到来，网络技术的发达，强化人力资源档案信息化建设已经成为时代发展的必然要求，信息化建设能够极大的提升人力资源档案服务效率和质量，便于企业管理者利用信息数据库进行人力资源档案管理信息的查阅，一方面降低了企业成本提升了档案查阅的准确性和效率，另一方面还实现人力资源档案管理 的规范和统一。

3人力资源档案信息化技术路径及建设策略

3.1加大档案信息资源整合的力度

档案资源整合应在“统一领导、分级管理”的档案工作体制下实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。档案资源的整合的基本途径在于整理与组合。整理不仅指档案的基础性整理（系统化与编目），而且包括档案的研究性整理（编纂加工，使内在价值得到提升）；组合则是根据整合的目标，采取法律、行政、 技术、舆论等方面的措施使国家档案资源在结构上趋于合理、在配置上趋于优化。就档案资源整合的目的而言，档案资源管理主要涉及物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合等方面。物理资源的整合是将已有的各类档案資源进行综合利用；数据资源的整合是将各个独立、分散的数据库，通过信息技术实现逻辑上的整合，形成社会所需的完整的数据库系统；应用系统的整合是指构建基础框架等，将不同时期、不同技术建立的系统，相互整合联结构成一个整体。

3.2选择合适的人力资源档案信息化建设系统，优化业务流程

在梳理人力资源管理体系基础上，企事业单位应该积极与管理软件供应商、相关专门管理咨询公司充分沟通，把企事业内部的管理语言转化为技术人员、操作人员易于理解的信息技术的语言进行软件开发。此外，在选择信息软件和系统时，首先要注意分析软件产品与企业自身管理需求之间是否能够契合，企事业单位应根据自身情况，综合考虑各项因素，选择相关软件产品。企事业单位应以自身所处的行业、面对的群体以及未来战略的发展方向为指导，去寻找并创建适合本单位的人力资源管理与人力资源档案信息化建设相兼容或集于一体的管理系统。

3.3人力资源档案管理工作模式的转变

要实现人力资源档案信息化建设，首先要做的就是对人力资源档案的管理模式进行优化。随着信息技术的高速发展，人力资源档案管理系统也在不断优化升级，为了促进我国人力资源档案建设与时代接轨，与国际信息接轨，必须与时俱进，推进人力资源档案信息化管理，采取现代化、信息化的管理方式，利用信息资源，以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。首先，健全人力资源档案网上信息系统，将人力资源档案信息录入系统，便于部门进行高效查询。其次，实现电子材料与纸质材料的联合，将纸质人力资源档案与信息系统、各项登记本联系起来，互相核对，找出人力资源档案内容不完整、不规范之处，及时修正，促进人力资源档案管理的规范性。

3.4加大培训，提升档案管理人员的职业素质

企事业单位需要充分发挥企事业单位人力资源档案管理信息化的作用，取得长远发展，人才是重中之重。人力资源档案管理工作是专业性、政治性、机密性较强的工作，涉及个人的隐私和企业员工的成长、工作、遵纪守法的记录，其材料份数多，资料复杂，实现信息化管理，对档案管理人员要求，不仅具备一定的政治素养和专业素养，还要具备一定的档案业务知识、电脑操作知识、速录技能、一定的软件应用能力和网络知识，才能做好人力资源档案材料的管理和存放，才能做好人力资源档案的信息化维护和管理。因此，要组建一支高素质和高水平的使用和维护队伍，一方面应该不遗余力地吸引优秀的复合人才；另一方面应该重视企业现有档案管理人员的培训和继续教育，重点是使用人员对信息系统的保密意识和规章制度及操作规程培训，并对使用过程中发现问题及时组织学习，让使用人员熟悉实际情况。

4 结束语

随着时代的发展，经济的水平的提升，信息化技术应用的范围越来越广泛，企业之间竞争也在不断加剧，因此实现人力资源档案管理信息化建设已经成为企业生存和发展的重要和关键手段，将目前发达的网络技术和信息技术有效的应用都人 力资源档案管理中去，建立人力资源档案数据库，便于人力资源档案的查询、管理，更能够提升企业在激励市场竞争中竞争力，减少企业人才的流失，实现企业长期稳定的发展。

参考文献

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