私人档案信息资源的开发和利用

于奎彬

摘 要：通过阐述私人档案信息资源的涵义特点，来认识这类信息资源。然后通过阐述开发和利用这类资源的必要性，来说明为什么要进行开发和利用。以此为理由提出一些合理化的建议。

关键词：私人档案 档案信息资源 开发利用

一、私人档案与个人档案的关系

在阐述私人档案之前，有必要对个人档案和私人档案加以区分。个人档案是记载个人相关信息的档案，是政府、机构、企业、组织等机构因某种工作需要而形成的，往往由政府或机构的档案部门所收藏和拥有[1]。少数情况下，个人档案也为私人所有；私人档案是指所有权归私人所有的，由私人或私人机构和组织在个人生活或社会活动中形成的以及依法获得的各种形式和载体的档案材料。[1]

由此我们可以得知私人档案在档案的来源上要大于个人档案，他不仅包括个人产生的档案还可以包括私人组织机构产生的档案，以及通过合法程序获得的档案；在涉及内容的种类上也明显优于个人档案。

二、认识私人档案信息资源

（一）私人档案信息资源的涵义

信息资源有广义和狭义之分。广义的信息资源指的是信息活动中各种要素的总称。狭义的信息资源，指的是信息本身或信息内容，即经过加工处理，对决策有用的数据。在本文中，信息资源取其狭义之意，是一种为私人所有、固化于档案载体上并具有使用价值的信息。

（二）私人档案信息资源的特点

（1）来源上具有广泛性。私人档案不仅包括个人和私人机构在个人生活和社会活动中形成的档案，还包括通过合法手段取得的档案。所以，它在来源方面就具有非常强的广泛性和灵活性。

（2）数量上具有规模性。我们可以把每个个人和私人机构看成是一个“微型综合档案馆”，它里面收藏着来源于不同组织的档案，而这样的档案馆综合起来就有上亿个，如此看来所积累的档案数量非常庞大。

（3）保管上具有凌乱性。个人和私人机构或组织，本身不具有档案管理能力，即便有档案意识，也不能对私人档案进行有效的整理，这就使得私人档案在保管上存在着随意丢放的现象；另一个方面，来源于同一个个人或组织的档案可能会掌握在不同的人手中，比如个人的信件、赠与别人的书画作品等。

三、开发和利用私人档案信息资源的必要性

私人档案信息资源的开发和利用，是指私人档案经过加工处理以档案信息产品的形式提供给用户加以利用或者私人档案被直接提供利用。虽然这种档案信息资源较少受到重视，但其开发和利用在我国有其开展的必要性。

（一）构建社会记忆

目前，全国各地区都在相应中央号召构建城市记忆，其目的一是要保证历史的连续性，二是要保护我国优秀的传统文化。从一个更宏观的角度来看，构建城市记忆其实就是在构建社会记忆。作为具有原始记录性的档案，无疑在这方面承载着不可磨灭的作用。要知道，社会是由人组成的，没有人的记忆就没有社会的记忆，而人死后没有记录留存的话，就无法被人认可其存在过这一事实。所以，想要构建社会记忆，就不可忽视私人档案信息资源存在的价值。

（二）澄清历史事实

私人档案可以澄清个人历史的事实，还原事情的真相，消除来源不明的谣传。比如关于张学良的祖籍问题，其口述档案未公开以前，一般史书记载是从山东迁到东北的，而他本人通过口述档案说：我们家“从来没去过山东！ 我们祖辈是挑着担子由河北闯关东的。” “我们是大城人， 原籍河北大城县。”[2]由此可以判定之前对于其祖籍的记载不真实，可以推翻。

（三）流传知识经典

不管哪个时期，何种领域，都有让我们仰望称赞的历史名人。在他们结束这一生的存在后，都留下了大量的私人档案，比如作品手稿、信函、日记、回忆录等。这些私人档案除了能进行历史方面的研究之外，还具有很强的文化价值。那么，如何能使这些文化知识传递给后世之人，又如何能让他们被利用的同时不至于损坏？这就需要我们对私人档案进行信息资源开发和利用。

（四）弥补公共档案

由于历史上各种各样的原因，总有一些应该归国家所有的档案散落在个人手里，沦为私人档案，这就使得对现有的公务档案信息进行开发的时候不能完整地进行，从而需要通过开发私人档案进行辅助，以保证档案信息的完整性。

（五）解决实际问题

私人档案很多都是具有凭证性的信息，如果不加以保存和利用那么这些凭证作用就会丢失，进而使档案生成者遭受损失。比如沧州档案信息网有新闻报道，一个已故军人家属按照其丈夫生前参军时贡献的大小要领取抚恤金，这时需要提供相关证明，结果当时因为丈夫去世已久，相关档案丢失，领取抚恤金就出现了困难，幸好家里留有丈夫去世时的悼词，里面介绍了丈夫的参军信息，以此领取了抚恤金。假如没有这个悼词，那这位家属就没有办法领取抚恤金，甚至连家属资格都会丢失。

四、关于私人档案信息资源开发和利用的合理化建议

（一）推广私人档案 增强公民档案意识

档案宣传人员在进行档案相关宣传时应该加强推广私人档案，具体包括什么是私人档案、私人档案的重要性、利用档案能够解决哪些问题等。之所以要宣传私人档案，主要是因为公民的档案意识普遍不强。由于档案学是以行政效率为开端的，档案公开又源于电子政务公开，加之我国是局馆合一的体制，使档案的政局性质在公民意识中根深蒂固，不利于私人檔案的留存和整理，从而给利用工作和开发工作带来资源不足的难题。

（二）寻访多领域名人 编研相关信息

对私人档案进行收集整理并编研出具有一定主题性质的档案信息产品，是目前对私人档案信息资源进行开发和利用的比较有效且较成熟的做法，比如通过编研私人档案出版人物传记和地方志等。但是，档案编研人员应该将眼光放得更宽广一些，而不是只针对重大的历史事件和历史人物。我国历史上众多领域都有成绩斐然的学者名人值得我们去传承他们的事迹。我们应该有意识地去发现更多值得我们挖掘的领域，通过研究他们留下来的私人档案，将其开发成不同形式的档案产品，为我们的后代积累更多更好的精神财富和知识财富。

（三）创新开发模式 迎合用户需求

不仅是私人档案信息资源，包括其它档案信息资源，都要创新资源开发模式，不能拘泥于传统的档案信息编研。当今时代，相对于读书，用户更乐于上网查资料、看电视、逛论坛、玩微信以获取信息资源。所以我们可以结合这些新兴媒介来开展档案信息资源的开发，比如制作纪录片、通过微信公众号推文连载、建立关于人物的网上个人档案馆等，刷新用户的体验，吸引更多的用户来感受这些档案信息资源的开发成果。

（四）接受新型档案 拓宽资源种类

随着网络技术的快速发展，有很多通信技术的出现，改变了传统的通信模式，比如短信，电话，聊天软件，电子邮件等。这就使得传统的通信模式在不断减少，现代的通信模式逐渐占据主流地位。所以我们就有必要重新考虑这些新出现的电子类私人档案，想方设法把他们纳入到我们档案信息资源开发和利用的领域，以满足现代用户的信息需求。

五、总结

私人档案信息资源作为档案信息资源的一种，有其存在的价值。我们档案学研究人员应该擅于发现这些价值，并顺应用户的要求，对他们进行开发和利用。在开发和利用过程中，则需要更多的耐心和思考。同时，我们也要与时俱进，跟上时代的步伐，提供更多满足用户需求的档案信息产品。

参考文献

[1]张世林.我国私人档案所有权法律研究[J].档案学通讯，2013，05：57-60.

[2]杨晓红.论张学良个人档案的史料价值[J].中国社会科学院研究生院学报，2006，05：50-54.

[3]傅德华 于翠艳.档案资料与人物传记研究———以《二十世纪中国人物传记资料索引》为例[J].军事历史研究，2010，12：174-178.