高等学校网络教育学生档案管理刍议

张昱明　张爱莉　徐博

摘 要 高等学校的网络教育逐渐受到社会各方面关注，如何提升其教学水平以及加强其管理模式，逐渐成为各领域学者深入探讨的问题，而在有关网络教育工作中，学生档案的管理是其教育工作中不可忽视的重要环节，也是做好网络教育工作的重要基础。对此本文从高等学校网络教育学生档案管理存在的问题以及解决策略进行了分析，并简单介绍了本校网络教育学生成绩归档工作，以期为今后的档案管理工作贡献一份力量。

关键词 高等学校 网络教育 学生档案管理

中图分类号：G642 文献标识码：A

随着高等教育的改革以及知识的更新，教育的终身化理念也逐渐被人们认同。在网络教育管理过程中，学生的综合素质以及基本情况都可以在学生档案中得到很好的体现，它几乎记录了学生在校学习阶段的所有情况，包括其德智体美劳等各方面，也在很大程度上体现了学校的教学水平，对学生的成长起着重要的作用。因此，分析其档案管理中出现的问题，做好档案的改进措施，对于进一步改善高等学校网络教育的学生档案管理具有极其重要的作用。

1高等学校网络教育學生档案管理中出现的问题

1.1对档案管理重视程度不高，制度不健全

由于对网络教育学生档案工作缺乏足够的重视，这在很大程度上制约了档案工作者收集、整理和利用成人教育学生档案的积极性和主动性。同时缺乏规范的管理制度，也导致了不少疏漏。虽然2008年由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，对高校档案进行了详细的分类，也对档案的归档、整理和利用指明了方向，但其中并没有对档案管理过程中的具体处理流程、格式规范进行详细的描述，因此，部分高校的网络教育学生档案管理工作有较大的随意性。比如，个别主管领导没有把学生档案管理工作列入办学议事日程，没有统一的档案格式，管理人员也认为档案不会长期存放在学校而是随着学生毕业就转走了，因而不需要认真整理；还有网络教育学生在填写档案时不认真、不仔细，不关心档案去向，档案意识淡薄。

1.2机构设置不全，管理人员缺乏专业素质

高校网络教育学生档案管理队伍普遍比较薄弱。高校网络教育学院没有设置专门的档案管理岗位，负责档案管理的工作的，都是从事招生、教务、考务、学籍等繁杂工作的兼职人员，绝大多数未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识和利用信息化技术建设档案的技能，无法很好地掌握对档案工作的分类、归档、整理等工作，给档案管理带来困难。而兼职人员的日常事务性工作量大，也无法投入较多时间和精力来完成档案管理工作，降低了档案的质量，如档案材料缺失、不全，归档不及时、不准确。

2相应的解决策略

2.1强化档案管理意识，提高工作人员的管理水平

在对待学生档案的管理上，相关工作人员应该依照法律的要求对其进行相应的处理。第一，在工作人员中大力宣传档案管理的重要性，定期进行培训，使其随时掌握档案管理的最新动态，强化对学生档案管理的认识；第二，档案管理部门应该加强档案管理的监督制度，并健全材料的收集制度；第三，应该严格要求学生按照相应的程序认真填写本人的学生登记表与毕业生登记表；第四，对学生档案材料的收集整理要及时准确。

2.2规范管理制度、依法治档

学校应根据国家颁布的档案法规，完善学籍档案管理规章制度。一是要统一标准，如在各类有关学籍档案表格时，要统一格式，以便整理、装订和归档；二是应根据办学性质的不同，严格区分学籍档案的不同类别；三是在收集档案材料时要注意规范、完整；四是对学籍档案的归档时间要做出具体规定，以确保及时归档。

2.3增强档案监督力度，确保档案资料的真实性以及完整性

认真收集、整理学生档案材料，对不完整抑或有问题的档案资料及时进行更新处理，确保档案资料的有效性以及完整性。除此之外，学校还应该对有助于学生日后择业的资料进行全面的调查，确保其全面性，从而为学生今后的就业贡献一份力量。

2.4强化管理手段，推进学籍档案管理现代化进程

随着计算机技术的广泛应用和信息网络化的高速发展，档案管理现代化已成为历史发展的趋势，因此我们在承认现阶段纸质档案管理仍是学籍档案管理的基本工作内容和主要对象的同时，还要密切关注档案管理现代化的发展，加强对计算机网络技术和档案现代化管理技术的学习，培养敏锐的信息意识和驾驭现代科技设备的能力，并坚持从实际出发，在改革传统工作方式上下功夫，努力加快学籍档案管理现代化步伐。

3我校网络教育学生成绩归档工作

3.1存档的成绩单

由于我校网络教育毕业人数逐年增加，最多达5万余人，按“每张成绩单1人”的方式进行存档，工作繁重，易出差错。因此，从2016年起，按专业、入学年级“每张成绩单最多可容纳15人”方式进行存档（详见表1），工作量减少90%，且不易出差错。

3.2构建索引数据

从学院的网络教育管理平台下载成绩存档的索引Excel文件（详见表2），是按入学年份、毕业证号升序排列的，导入我校档案管理系统后，在档案管理系统中可准确查到某个人成绩单所在页数及顺序号。

参考文献

[1] 吴岚.高等学校成人教育学生档案管理存在问题及对策[J].赤峰学院学报，2013（08）.

[2] 梁晓庆.高校成人教育学生档案管理的问题及思考[J].继续教育研究，2012（04）.

[3] 李峻峰.试论成教学籍档案管理[J].六盘水师范高等专科学校学报，2006（04）.