新时期企业档案数字化建设研究

聂祥引

摘 要：在信息化发展背景下，计算机网络技术已经得到了快速发展，这就为企业档案数字化建设带来了发展机遇。基于此，传统形式的纸质档案存储逐渐转变为了计算机存储，在一定程度上方便了档案查询以及使用，还能够大大提升企业办事效率。因此，信息化发展的今天，强化企业档案层面的数字化建设发展为企业发展工作的重中之重。本文就新时期企业档案数字化建设展开详细论述。

关键词：新时期；企业档案；数字化建设

现阶段，计算机、存储技术以及网络技术组成的现代化信息技术已经获得了迅速发展，应用也更加普遍以及广泛，直接关系到经济社会发展水平。此外，信息化以及数字化成为企业生存发展的重要手段，能够为企业发展经营保驾护航，同时也是现代化的主要标志。在此前提下，传统档案管理中的实体保管为主，被数字化管理取代，数字化建设势在必行。

1 新时期企业档案数字化建设中存在的问题分析

1.1 缺乏数字化建设的规范体系

随着档案数字化趋势的发展，档案保管、档案查询以及档案利用方式逐渐发生了较大程度上的变化，其管理工作更加依赖先进的计算机系统，之前的档案管理规范已经不再适用于现在的管理工作，必须要有全新化的规范作为保障，从根本上实现档案数字化管理的科学性以及合理性[1]。但是，目前数字化建设期间的规范体系相对来说还不够健全，没有统一的行业标准，大部分企业档案工作人员都是在摸索中前进，对于相关档案数字化职责不够明确，数字化档案工作程序缺乏具体性，工作人员不能够熟练掌握科学化的档案管理方法，这种情况下，企业档案层面的数字化建设就难以实现规范化操作，影响其最终工作效率。

1.2 数字化建设流程设计不合理

数字化工作往往包含多个方面的内容，比如知识产权审计工作、工作计划编制工作、市场调研工作、流程设计工作、编辑工作、审校验收工作以及成果归档验收等。但是，在实际工作期间，企业档案管理期间的数字化建设没有明确化的定位，存在严重的认知偏差。此外，档案数字化建设中没有规范化的数字化设计规划流程，过于片面追求原文数字化，在一定程度上忽视了目录数字化管理，这样就会对档案利用管理产生严重阻碍作用。

1.3 数字化建设技术不够成熟

从某种程度上讲，企业档案在整个数字化建设中，会存在大量技术性难题，技术研发不成熟。具体来说，第一，档案数字化建设期间的软件设备适应性不强。软件种类多种多样，而且不同软件之间经常还会出现不能兼容的不良问题，进而造成不同软件难以实施数字化管理，软件不通用问题严重，数据信息也难以得到同时读取。第二，档案信息在网络层面的保存问题较为突出，作为一项技术难题，数字化档案保存很难在较短时间之内得到有效处理。现阶段，数字化档案往往采用磁盘以及光盘保存的方式进行存储，而这些载体寿命是相对较短的，控制在五年到十五年之间。与此同时，随着信息化技术的日益更新换代，旧存储介质或者是技术会因技术过时造成读取困难。

1.4 数字化建设的信息安全难以保障

企业档案一般情况下会涉及大量企业秘密或者是行业利益，与企业切身利益息息相关。在信息化发展时代，信息资源作为一项战略性资源，其重要性要远远大于企业资产。新形势下，档案信息安全以及保密问题显得尤为重要，属于档案数字化工作的关键性环节。目前，档案数字化加工期间，因管理人员自身保密意识相对薄弱，再加上保密技术发展不够成熟，非常容易造成档案信息泄密，难以保证信息安全，最终会对企业利用带来较为严重的损害。

2 新时期企业档案数字化建设策略分析

2.1 强化数字化建设的统筹规划

一般情况下，企业档案层面的数字化管理工作开展之前，一个非常重要的环节就是制定出科学化的建设方案，就数字化建设流程以及步骤实施统筹规划。具体来说，方案制定期间，需要相关管理人员从企业自身发展情况出发，进一步明确企业发展的最为核心的需求，例如工作时机、内容以及组织模式等等[2]。此外，工作人员还应该提前明确企业档案在整个数字化建设中的项目管理工作，包括企业项目招投标以及企业人员管理工作等。在此基础上，企业管理人员要注重文件管理以及安全程序管理，在文件管理工作中，需要就原有的文件进行备份或者是恢复处理，真正做好文件理清工作。对于安全管理程序而言，应加强文件的保密管理以及权限开放控制，全方位统筹，强化管理效果。

2.2 转变档案数字化建设理念

为了从根本上提升企业在档案数字化建设工作中的效率，企业需要大力加强专业化管理队伍建设，积极开展数字化建设。在实际工作中，企业应该怎样加强管理人员培训，以此提升管理水平呢，这是一个值得引起高度重视的问题。第一，企業档案管理思想需要得到不断更新调整，不断开拓企业管理人员自身视野。在管理人员高度重视数字化建设的基础上，实现企业内部快速推进数字化发展[3]。目前，数字化管理技术已经在大数据发展背景下变得更加日新月异，所以说，档案管理人员需要从自身出发，加快知识更新步伐，让数字化建设水平紧跟时代步伐，从根本上提升档案管理水平。实质上，数字化以及传统档案之间是各有优缺点的，排除部分特殊情况之外包括打官司等传统档案之外，档案数字化相对来说更加高效以及便捷，属于企业发展的重要趋势[4]。

2.3 注重先进技术的开发利用

计算机能够改变我们的日常生活，随着网络技术的发展，使人与人间更加密切，距离缩短，文件搜索查询已经不用再直接到图书馆以及档案馆查询了，仅仅需要连接上网络开展数据库查询就可以了。因此，企业档案必须要就数字化管理工作引起重视，充分借助计算机技术的便捷性，提升档案查询效率与管理流程效率。与此同时，在整个建设期间，还必须要强化数据库安全管理以及保密管理、比如，企业会计档案管理当中的纸质发票已经逐渐发展成了电子发票模式，从而不断提升了发票报销效率，缩短了处理实践。此外，工程档案以及企业网络办公之间的有机结合，积极开展数字化跟踪管理，可以让公司就工程发展变化情况有一个全面化的掌控[5]。

2.4 加大数字化建设软硬件投入

从企业发展的长远利益出发，相关工作人员必须要注重档案数字化发展，从硬件配置、网络更新以及安全设施管理等多个方面有计划以及有步骤的建设。具体来说，可以运用每年拨专款方式，实现硬件升级换代，为数字化提供硬件保障[6]。针对软件开发，企业需要联合各个部门，加强沟通交流，构建一整套科学化的档案数字化设计方案，强迫制止那些与企业发展情况不符合或者是粗制滥造的软件，形成安全可靠以及功能强大的企业档案数字化软件，并在一定时间内实现其广泛推广应用。

3结语

总而言之，数字化属于社会发展趋势，同时也是企业档案工作发展方向之一。因此，企业需要为档案数字化提供良好条件，针对问题，采取合理化手段，让档案工作更好地融入信息化建设中，为档案数字化建设奠定良好基础。

参考文献

[1]温青玉.浅谈企业档案数字化建设[J].机电兵船档案，2015，05：60-62.

[2]张华丽，杨华勇，江伟.数字化档案云存储技术研究与设计[J].软件导刊，2017，1612：184-187.

[3]邢彬彬.信息时代企业档案管理浅析[J].企业改革与管理，2017，23：12-13.

[4]陈艳艳.加快数字化档案建设促进国企可持续发展[J].城建档案，2016，11：24-25.

[5]赵彦.浅述企业档案的数字化管理[J].办公室业务，2017，15：123.

[6]靳树梅.企业数字化档案管理工作的实践与思考[J].无线互联科技，2013，08：194.