产品档案数字化管理的研究与探讨

摘 要：产品档案就是关于记述和反映产品研制、生产过程中的，具有保存价值、参考价值的并按照一定的歸档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料，比如图纸、照片、表格以及文字资料等都是产品档案。那么要达到档案管理的规范和标准，最根本要做到产品档案文件材料齐全、系统、完备，详实可靠且便于为人查询使用。而产品档案统一由档案资料室集中统一管理，为了使得产品档案工作的规范和标准以适应现代社会发展的要求，提高产品档案工作的管理水平，充分发挥档案管理应有的作用，推进产品档案数字化管理是当今信息时代的必然要求。档案数字化建设有利于提高档案管理的效率、节约成本，大大减少了人工管理的工作量，而且还有利于管理的规范化和标准化，减少了信息误差，此外，还能在一定程度上避免他人或部门将科研档案复制非法转让。本文对产品档案数字化建设中存在的问题进行了探讨。

关键词：产品档案；数字化管理；研究与探讨

产品档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势。随着互联网技术的迅猛发展、信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公，这不仅可以极大提高有关档案业务的工作效率，还减少了工作人员的劳动量，降低了成本，节约了时间。数字化档案就是把纸质版档案输入电脑进行管理，做到与互联网技术之间的融合，这不仅实现了档案的信息化、远程化管理，还实现了异地共享档案查阅信息，对于相关部门的工作提供了极为便捷的技术支撑。然而，即便数字化档案具有诸多不可替代的优势，但是要全面做好档案数字化建设却仍然面临着许多的现实问题。产品档案管理人员对档案数字化管理没有进行专业的知识培训与学习，使得产品档案数字化建设难以进行和提高。

一、产品档案数字化建设的问题分析

（一）纸质版产品档案的完善程度是产品档案数字化建设的基础

要进行产品档案的数字化建设，首先要借助纸质版产品档案，这样才能将档案中的各类信息完整输入到电脑进而存储。所以，纸质版的产品档案是数字化产品档案的基本依据，其系统性、完整性、准确性都极大地影响着数字化产品档案的系统、完整与准确。只有具备了完善的纸质版产品档案，才会有优质高效的数字化产品档案。尤其是对于对产品档案管理知识还不熟悉、业务不够专业的管理者来说，做好纸质版产品档案的系统完整与准确是数字化建设面临的首要问题。

（二）统一的数字化档案管理软件尚未形成

我国目前各行各业的产品档案管理中，已经存在利用网络技术进行档案管理的情况，然而多数还是停留在建立文件夹等手段进行管理，却没有真正形成统一的数字化的产品档案管理软件。所以，用文件夹建立的产品档案管理还无法提交互联网识别，这也就失去了数字化建设的意义，也就难以实现产品档案数字化信息共享和远程操控。再则，有些行业和部门虽然已经使用档案数字化管理软件，但又由于是出于本行业、本部门的需要而进行的软件开发。这样的管理软件使用范围通常也比较窄，其内容和格式也比较单一，甚至离开本行业的计算机就难以查询使用，这严重制约着产品档案数字化管理软件的作用。

（三）计算机病毒对产品档案数字化管理的困扰

计算机病毒是电脑的重大弊端，并且还难以克服，只能通过设置防火墙或者安装杀毒软件来进行预防。这就为产品档案的数字化管理带来了重大的隐患，一旦计算机感染病毒，则可能造成产品档案无法正常打开，甚至是永久性的产品档案数据和信息的丢失，给有关部门带来不可挽回的损失。另外，电脑黑客的侵入还会窃取产品档案信息，使产品档案管理的安全以及产权受到严重损失。所以，计算机的安全问题也是进行产品档案数字化管理必须解决的重大问题之一。

（四）产品档案数字化管理人员的业务知识单一

产品档案管理数字化要求档案管理人员必须具备档案管理的专业知识和计算机知识技能，二者兼具，才能胜任产品档案数字化管理的工作。而从现实情况来看，多数单位和部门的档案管理工作人员并不兼具二者知识技能，他们也大多是由单位委任的，这些情况也会对产品档案的数字化管理造成妨碍。

二、针对产品档案数字化管理的探讨

（一）做好纸质版产品档案

由于数字化档案自身的一些弊端，即便纸质版的产品档案管理工作量大、效率较低，为了产品档案管理的安全和完备，产品档案管理部门还要完善纸质版的产品档案建设。一方面要做好纸质版产品档案管理的正确性，包括产品档案的日期、信息、内容、数据等等。只有确保纸质版产品档案的内容正确完整，输入电脑的档案信息才会正确完整，才会具有数字化管理的意义，否则存在疏漏的数字化档案可能会给单位和个人造成诸多不便甚至是不可挽回的损失。另一方面还要做好纸质版产品档案的完整和延续性，使数字化产品档案查询纸质版信息有据可依。再则还要保障纸质版产品档案的安全。产品档案信息关系到个人和单位的隐私，关乎他人和单位的安全。所以产品档案数字化管理工作的进行要确保纸质版产品档案的安全，不仅要防止损毁和丢失，还要防止被人窃取或者篡改的发生。

（二）加强数据库的建设和管理

数字化信息技术的发展促使档案管理工作取得新进展的同时，还存在一些不足，即还没有建立一个完备的数据库。产品档案数字化管理的关键问题也就是数据库的建设和管理。有关部门需要应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库，并且，关于数据库的建立是一项系统性的工程，要坚持循序渐进的原则稳健推进。要加强数据库建设和管理，需要有关领导就做到要求单位上下统一认识并且要充分认识到数据库建设的重要性和紧迫性；维持计算机技术人员同档案业务人员的协同配合关系，遇到问题共同探讨和解决。此外，在建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚，实现由单一的数据库向系统的数据库发展。

（三）提高产品档案数字化管理人员的技术水平

鉴于数字化产品档案的重要性，必须打造专门的管理人员队伍进行管理。这需要产品档案管理人员做好这几点：一是要强化自身的计算机知识技能，提高计算机应用水平，充分发挥数字化管理的优势，还要懂得如何利用数字化产品档案管理软件，加密隐私和设置计算机防火墙，识别和防范计算机病毒，确保计算机的安全存储和使用，保证产品档案数字化管理的安全性。二是要熟悉产品档案的相关管理知识，将产品档案管理知识充分运用到计算机管理之中，能用产品档案数字化管理软件识别档案信息的正确性和完整性以及数据的逻辑性，使得产品档案数字化管理质量高、时效性强。三是要着力提高相关管理人员的职业技能和道德素质，无论是对纸质版产品档案还是对数字化产品档案，管理者的业务素质和道德素质都至关重要，其管理水平和责任态度直接决定着产品档案管理的质量和产品档案数字化管理的质量。所以，有关部门必须要加强管理者的业务素质和道德修养，严格做好对产品档案管理者的人事安排工作。

（四）积极引进和应用先进的产品档案管理软件

产品档案数字化管理软件的建设必须要计算机网络升级同步，确保产品档案数字化管理软件能够及时进行相应的升级更新，从而能够方便快捷、准确完整地为使用者提供信息与数据查询支持。与此同时，要注意积极引进和应用先进的产品档案管理软件，以加快和促进产品档案数字化管理的更新升级，促使数字化产品档案管理能够更加地顺畅便捷，进而真正达到数字化产品档案管理的目的。

三、结语

综上所述，随着我国社会发展脚步的不断加快，各企事业单位对产品档案数字化管理工作也提出了新的要求，针对在现实情况在中的诸多问题，要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起，尤其要做好纸质版产品档案、加强数据库的建设和管理、提高产品档案数字化管理人员的技术水平、积极引进和应用先进的产品档案管理软件。

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作者简介

孙福荣（1975.08.27）；女，河北省唐山市开平区人，大专，毕业于唐山大学；现有职称：助理馆员；研究方向：档案管理；