浅析行政事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决对策

摘 要：在行政事业单位档案信息的管理过程中，为了让档案信息的管理具有严肃性和规范性，应该在原有档案管理的基础之上建立档案信息化管理，进而提高档案信息管理工作的效率。但由于档案信息管理的不完善，以及档案管理人员没有熟练掌握信息网络技能，也在工作上出现了很多问题。因此，为了让管理信息网络得到有效的实施，本文详细的分析了行政事业单位档案管理信息化建设存在的问题，并针对存在的问题提出相应的对策。

关键词：行政事业单位；档案管理；信息化；网络

随着社会的进步，网络信息技术得到了快速的发展，行政事业单位信息化管理得到了提升。为了让行政事业的档案信息管理得到顺利的发展，必须采用信息化管理，以此来提高档案管理的工作效率。因此，为了让档案信息管理能够得到更好的发展，行政事业单位需要根据自身的情况建立档案信息化系统，以及构建档案管理的新秩序，提升档案管理的服务水平。

1、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1对档案的信息化发展的重视程度不够

在事业单位中，有些单位对档案信息化的发展不够重视，他们认为档案的信息化建设只是实现计算机的操作而已。但这只是信息化建设的基础和前提。同时，还有一些事业单位的领导层对本单位档案信息化建设的认识程度还不够，他们认为只要将本单位的档案信息保持完成就可以了，没有必要建设相对比较复杂的档案信息化建设。

1.2档案管理人员的信息化技术掌握不足

当前，事业单位的档案管理人员在长期的工作中，一般只倾向于纸质版的信息管理，没有真正的去了解和认识信息化技术，因此，当他们在事业单位的信息档案管理工作中，是很难接触并掌握相关的信息技术，从而阻碍了档案信息化的发展。尤其是档案管理人员对大数据等现代信息化的技术和理念没有深入的认识，只停留在表面的概念上，在运用时，自身的技术水平也得不到相应的提高。

1.3网络安全环境不稳定

在事业单位的信息档案管理中，是会涉及到很多需要保密资料的，因此，在建设信息化答案管理的过程中，如果网络安全环境不稳定，就会导致机密信息的泄露。不过，导致机密信息泄露的主要原因还是事业单位的内部管理工作人员，因为他们没有很强的网络安全意识，没有将属于机密的档案信息管理资料进行独立保存，而是和其他的互联网电脑一起混用。

此外，还有外界的病毒等阻碍了档案管理信息化的建设。由于档案信息的管理人员没有网络的安全常识，在使用电脑时对病毒库没有进行及时的更新，让黑客有更多的攻击空间，因此无法适应如此复杂多变的网络安全环境。

2、档案信息化建设的具体措施

2.1管理人才信息化技术的培养

在档案信息管理工作中，相关工作人员不仅需要具备有很高的个人修养和良好的职业道德，还需要具备有相应的专业技能。但由于档案的类型不同，管理的形式也就不一样，因此，档案管理人员要掌握和了解相关的专业技能。然而，作为现代的档案管理人员，不仅要掌握信息化的专业知识，还需要熟练运用电脑和信息技术来管理档案，并且要达到零失误的效果，从而提高管理人员的工作效率。

同时，随着网络技术的不断发展，需要不断的优化信息等技术水准，让档案管理人员学习相关的知识和技能，以及自身的更新知识结构，为员工创造和工作相关的更多的学习机会，尤其是加深对大数据等的认识。此外，对于那些在信息技能比较薄弱的管理人员，采用传帮带的方法，让信息技能水平比较好的工作人员来带他们，让他们在学习中迅速的掌握信息技能管理，从而增强他们的信息技术的管理能力。

2.2构建档案管理网络安全屏障

在事业单位的档案管理中，相关的工作人员要提高网络安全管理意识，否则就有可导致机密的档案信息通过网络泄露。因此，相关管理部门需要做好网络安全措施，并不断的更新服务系统和病毒库，定期检查杀病毒等的不良程序。此外，为了让档案管理更加有效的开展，还需要建立档案调阅的相关程序。

为了确保档案信息的不被泄露出去，相关管理部门需要根据信息的重要及核心程度的不同，对其进行细化管理。当然，更重要的是国家需要加强构建和规范为了安全的相关法规，要坚决打击网络犯罪分子，净化我国的网络环境，为我国提供一个良好的网络安全环境，尤其是事业单位的网络安全环境，从而促进事业单位档案管理的网络化发展。

2.3强化档案信息推进力度

在档案管理信息化发展的过程中，需要建立和电子化相关的纸质资料，促进原始档案的稳定发展，同时组织相关的技术人员对原始档案进行扫描等。尤其是一些比较珍贵的材料，还需要进行研究，只有这样才能够有效的保存原始资料的完整性，同时还需要促进对这些原始资料进行电子化的发展，并研究出符合档案保存的有效措施。

2.4推进档案信息化发展的硬件建设

在事业单位中，无论是领导还是普通员工，都要高度重视档案信息的基础设施建设和信息化的管理工作。为了有效的管理档案化并得到顺利的发展，因此，需要建立系统的档案管理制度。比如，在调阅档案的管理上，需要具体规定时间，这样可以降低档案的缺失率，让档案信息的管理变得更加的规范。同时，在现有条件允许的情况下，要不断的更新事业单位档案管理的设备，无论是硬件设备还是软件设备，这样才可以更好的实施档案管理的信息化，并建立与时俱进的现代化档案管理设备。

在当前，事业单位已经实现了办公电脑化，在一定程度上已经提高了工作效率。当网络信息技术在不断的迅速发展中，因此事业单位的相关人员需要不断更新和优化网络交流平台，促进网络信息的管理工作。然而，在建设档案管理信息化的过程中，还需要事业单位的财政支持，在硬件上要加大其采购力度，满足档案信息管理的稳定发展。

3、总结

目前，档案已经成为社会发展的资源宝库，行政事业单位档案是其在发展的过程中进行记录的客观资料，也是当地的发展过程，它有效的记录了当地的历史事件。因此，为了将这些信息完整的保存下去，再加上现代网络信息的快速发展，行政事业单位需要根据自身的具体情况进行档案管理信息化建设，提高行政事业单位管理工作的效率，增强档案管理的权威性和客观性。

文献参考

[1]徐亚华.浅谈如何提高档案管理人员素质之我见[A]“学术视域下的2015全国两会热点解读——决策论坛”伦文集（下）2015.03：149-150

[2]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务.2016（13）.89-90

作者简介

廖春韵，广西钦州，欽州市钦南区财政局，大学本科，研究方向：档案管理。