如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

赵佳

摘 要：在事业单位所要做的众多工作之中，人力资源档案管理工作十分重要，此项工作的顺利开展是事业单位各项生产稳步进行的保证。因此，事业单位要想更好地发展，就必须提高人力资源档案管理水平，但是，随着事业单位人力资源管理制度的改革，传统的工作模式已经无法满足事业单位发展的需求，因此，档案管理工作需要创新。本文就提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性，事业单位人力资源档案管理存在的问题及提升事业单位人力资源档案管理水平的主要对策进行简要论述。

关键词：事业单位；人力资源；档案管理；水平

我国的人事档案管理工作随着改革开放的深入推进而发生了巨大变化。近年来，受社会主义市场经济体制改革的影响，以“双向选择”为特征的人才流动越来越活跃，人员流动也非常频繁，而人才流动的结果也使多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢被打破，进而逐渐暴露出原有人事档案管理体制存在的问题。人事档案怎样和时代发展保持同步，同时将服务社会的职能充分发挥出来，是摆在我们面前的一个首要任务。

1 提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性

1.1 有利于促进事业单位的可持续发展

事业单位人力资源档案管理，对事业单位的发展有着较大的影响，其可以帮助管理者充分掌握公司职员的基本情况，可以为管理者制定发展策略以及规划提供必要参考。只有最大限度的利用人力资源，才能提高企业的竞争力，才能做到才尽其用。充分利用人力资源档案，可以了解员工的特长，可以将其安排到适合的岗位中，充分发挥员工的聪明才干。在对人力资源档案进行查阅时，还可以了解人员的素质以及业务能力，人力资源档案还对员工的品行有着记录与反映，在利用档案资料时，需要做好分析工作。事业单位还需要制定内部考核制度，人力资源档案是对员工进行任免、调配的重要依据，人力资源档案中记录着员工受到的奖罚情况。人力资源配置可以使人与物充分的结合在一起，可以提高人力资源的利用率。人力资源管理具有动态性，事业单位在发展的过程中，会出现人员流动或者岗位变化情况，为了更好的激发员工工作的热情与动力，还需要实现人力资源档案的共享，这样可以促进人员的合理浮动，可以保证人力资源配置的最佳性。人力资源档案管理还可以促进事业单位的可持续发展，为管理者制定长远的发展 战略有着促进作用。

1.2有利于挖掘员工内在的潜力

人力资源档案中对所有的员工工作情况、工龄、奖惩都是真实的记录，伴随着员工的一生。因此，事业单位的管理者进行工作调动的安排时，最大化地利用人力资源的档案，通过人事档案对单位员工的业务能力进行掌握及判断，合理调动，使员工在新的岗位上发挥其内在潜能。

2 事业单位人力资源档案管理中存在的问题

2.1 人力资源档案内容缺乏真实性

在有的事业单位中，由于人力资源档案管理存在漏洞，所以，人力资源档案信息存在失真现象，由于管理不严，所以，很多员工都会出现档案造假问题，很多员工都会伪造学历，这些信息很难直观辨认出真假，人力资源档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息，而不真实的信息导致人力资源部门无法正确评估职工。

2.2人力资源档案管理技术有待更新

人力资源档案管理技术需要更新，传统的档案是以纸质的形式存在，所以，档案管理工作也就是对大量的纸张进行保存以及保证其完整性。但是，当出现员工工作调动到另一座城市的情况，人力部门如需调取或查阅档案，就要到另一座城市查阅调取，这对人力部门工作开展带来不便。

2.3档案管理人员数量不足

事业单位在进行裁员时，档案管理部门一般都是最先开始的，由此大大减少了档案管理人员的数量，影响了人力资源档案管理工作的顺利开展，制约了管理水平的提高，让档案管理工作日趋边缘化。

3、提升事业单位人力资源档案管理水平的具体措施

人力资源档案管理工作存在的一些问题，导致档案管理水平下降，长此以往，开展档案管理工作的道路必定受到阻碍，因此，我们要思考出提升人力资源管理水平的对策，其具体表现为：

3.1 明确企业人力资源档案管理的内容

现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。

3.2建立健全人力资源档案管理制度

在建立健全人力资源档案管理制度时，具体实施过程要建立在科学合理的基础上，严格的进行改革，对不符合时代发展，不顺应社会形势的规章制度要及时摒弃更新，这样才可以使人力资源档案管理工作更加制度化、规范化。建立健全人力资源档案管理制度的具体做法是：首先，要重视人力资源档案的收集工作，收集的过程中要小心谨慎，保证档案的完整性，以免影响档案存在的价值；其次，对档案的鉴别工作要严谨，遵循一定的鉴别规则，与相关鉴定部门通力合作，伪造的 档案，一经发现，当场销毁；最后，档案借阅及调取时要格外注意，这与其他文献刊物不同，要确保其完整性及安全性。

3.3提高人力资源档案管理人员的素质水平

管理人员的素质水平将直接影响到事业单位人力资源档案管理工作的最终效果，所以为了促进事业单位人力资源档案管理水平的提高，就需将档案管理人员的素质水平予以全面提升。事业单位应定期开展相关理论知识的学习和实践活动，对档案管理人员的业务水平进行强化，让其对新的档案管理理论知识和技能及时掌握，进而高质量地开展工作。与此同时，需对人员的职业道德素质予以强化，保证能够以认真、严谨的态度管理人力资源档案，防止弄虚作假的现象发生，使人力资源档案的真实、科学性得到保证。除此之外，还需建立完善的奖惩机制，充分结合档案管理人员的工作情况实施奖惩，促进工作人员的积极性和主动性的提高，以顺利、高效地开展人力资源档案管理工作。

3.4改革创新人力资源档案保存方式

伴随着信息化的发展，电子时代也随之到来，人力资源档案的保存模式需要进行改革创新，向信息化、数字化领域迈进。档案管理人员可以通过信息技术，建立档案数据库，将所有的档案进行编号，然后通过高拍仪拍摄档案内容，并以图片 的形式保存档案，最后将其录入电脑，这样通过连网便可以异地查阅档案，这种管理模式使档案查阅工作更加方便快捷。开展档案保存方式的创新工作，可以实现档案信息资源的共享化，促进事业单位各方面工作的进一步发展。

4 结论

当前社会发展比较快，经济制度也在不断的完善，事业单位必须对管理制度进行改革，为了提高自身竞争力，一定要对事业单位人力资源档案管理制度进行优化，要提高对人力资源的利用率。传统的人力资源档案管理制度比较落后，所以，管理人员一定要做到与时俱进，要对人力资源管理方式进行改进，还要培养素质高、业务能力强的员工，这样才能提高工作的效率，才能为单位创造出更加的利润价值。

参考文献

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