浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平

孙昀

摘 要：近年来，大多数机关事业单位运用电子政务系统来提高自身的办公自动化水平。机关事业单位在工作上对档案管理具有十分重要的地位，但单位人员因工作原因频繁变动，因此需要对机关事业单位加强档案管理信息化的工作，促使档案管理水平的提高以及单位人员档案能够完整，有利于档案管理的历史资料利用率得到有效提升。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化水平

在市场经济快速发展的过程中，机关事业单位每天都会产生大量的档案资料，内容也更加多样与复杂，为档案管理人员带来了巨大的考验。尤其是在信息化背景下，需要档案管理人员及时掌握各种新技术，熟练操作先进的设备，确保档案管理工作效率得到提升。这样才能保证档案收集、整理、归档、存储和利用等工作的顺利进行，更好地服务于机关事业单位的发展。

1加强档案管理信息化建设的重要意义

1.1档案管理工作效率的提高

由于档案资料的管理较为落后，传统的档案管资料非常复杂和繁乱，单位员工的资源较少，且机关事业单位档案管理涉及到大量的工作方面，因此导致档案的利用率降低且容易遗失。机关事业单位加快信息建设后，档案管理的人员能有效提高对工作的积极性，加强工作效率的提升，能及时有效地对档案进行管理与减少资料的繁杂性。

1.2有利于档案管理的安全性与稳定性

完善信息化建设能更有效地对电子档案进行保存且保密性较强，读取非常便利，能更好地保证档案资料在传输与储存的过程中安全性能提高。与传统纸质版的档案管理相比，该储存方法能延长对电子档案保存的时间，且能对档案进行备份。

2机关事业单位人事档案管理信息化存在的问题

2.1信息化认识不够全面，发展不均衡

在信息化已经普及的今天，有大量的事业单位在档案管理工作方面却并没有信息化的思维。这些事业单位的领导对信息化对重视程度不够，认识不全面，简单地把信息化档案管理工作理解成使用计算机来管理档案，只是把信息化的作用发挥出一小部分。或者配备的信息化设备陈旧落后、软件选择不科学、应付了事。这样就造成了各单位间，以及上下级单位间档案管理工作流程不统一，软件不兼容，数据难共享的难题。各单位档案管理工作发展不均衡，很大程度上会制约信息化档案管理工作在该系统内的实施。

2.2档案管理工作效率低

当前，很多机关事业单位仍然采用传统管理模式，以纸张、照片和录像等形式存储档案，这样既不便于管理，也无法实现长久保存，容易出现损坏。由于机关事业单位管理工作非常繁杂，存在着大量的文书和文件等资料，若是采用手工登记的方法，则很难提升工作效率。信息化环境下，需要档案管理人员提高重视，充分利用网络技术、计算机技术，简化工作流程，让档案管理工作高效、有序进行。

2.3机关事业单位管理人员的专业水平不足

在现代社会，各个工作都对专业化的水平较高，机关企业人事管理对于管理人员的专业性也有较高的要求，由于人事档案管理人员在传统的管理模式上是使用手工作业的方法，对于信息化技术的知识了解较少，相关的业务能力与意识方面都没能得到提升，不能满足对信息化建设的专业化需求。由于机关事业单位未能对档案管理人员进行系统培训，导致管理人员对现代化的档案管理手段与业务技能方面不熟悉，使得信息化建设无法有效且迅速地开展，造成档案管理工作缺乏规范性。

3如何提高机关事业单位档案管理信息化水平

3.1加强领导重视，完善管理

档案资料記录着经营成果、工作成效、人事变动等内容，机关事业单位应加强对档案资料的管理，并确保档案中的内容准确和完整，利用档案的信息开展总结工作，制定有效的决策。档案管理人员和领导人员应对档案管理的信息化建设提起重视，通过提升档案管理的信息化程度，确保档案资料能发挥其有效的作用。在针对人事档案信息化管理时，还应对管理制度进行完善，从整理、查阅、收集以及归纳等的方面对其管理，对档案信息管理能高效运作。

3.2提升档案管理的规范性

机关事业单位业务较多，每天都会形成各种档案资源，且数量很庞大，涉及方方面面的内容，且各部门之间相互独立，造成档案资源极为分散，无法实现统一编制。基于此，机关事业单位要对档案进行集中统一管理，将档案管理工作的标准与规范明确下来，为档案信息的开发与利用创造有利条件，让档案信息及时、准确提供给所需部门。同时，机关事业单位通过提升档案管理的统一性和规范性，能够更好地共享信息资源，避免浪费过多的人力、财力和物力，推动单位的进一步发展。

3.3提升档案管理人员素质、合理配置档案管理人员

对档案管理人员素质的提升，要从两个方面来进行。一方面要引进高学历的档案管理人员，提升档案管理队伍的平均学历，另一方面则是对现有的档案管理人员进行信息化的培训，加强他们对档案管理信息系统的学习使用，将现有的系统发挥出最大的作用。在提升档案管理人员的职业能力素质和学历素质的同时，还要对档案管理人员队伍进行合理配置，增加专业的信息技术人才。

3.4加大信息化系统的开发整合力度

信息化发展到今天，许多技术方面的问题都已经不是难题，通过技术手段可以实现数据的共享和交换。事业单位的档案管理工作，应当注重技术的开发和使用，通过过硬的技术手段加强不同系统和上下级系统间的链接，使得分散存储在不同服务器的档案资料数据实现交互，这样才能够在不同的单位和上下级单位间进行档案资料共享，实现档案资料的价值最大化。

4 结语

信息化背景下的档案管理工作有了改头换面的变化，对于档案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我们同时发现，档案管理工作仍然存对信息化认识不全面发展不均衡、档案管理人员素质偏低、档案资料存在泄密风险、档案资料价值不能放大的问题，笔者认为通过加强对档案管理人员进行系统的信息化培训、加强技术防范手段的运用以及加快信息交互技术的开发使用，能够解决这些问题，使档案管理工作更加高效便捷。

参考文献

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