如何做好院系行政办公室工作

刘蛟 房永志

摘要：高校行政庭办公室的工作具有特有的工作特点，针对目前各高等院校行政办公室的工作现状，就如何做好院系行政办公室工作以及加强行政办公室工作人员的个人素质、转变行政办公室工作人员的思想观念，通过建立严格的办公管理制度以及加强对行政办公室工作人员的工作能力等，以此提升行政办公室的工作开展效率及效果。

关键词：院系办公室；工作思路；素质培养

高等教育院校肩负着培养祖国社会主义现代化建设的应用型人才，担负着提高全民族思想道德水平和科学文化水平的重要任务。院系是高等教育院校的二级教育教学单位，院系的行政办公室是在办公室主任直接领导下负责联系、沟通院系的教学与管理工作的重要桥梁和纽带作用；对上级主管部门要执行工作的接受和落实；对下级单位要负责工作的布置与督促；对院系内要负责常规工作的管理与服务，积极协调各方的工作开展，为全体师生服务。因此说，院系行政办公室的日常管理工作是十分重要的。

1.高等院校院系行政辦公室的工作特点分析

高等院校的院系行政办公室是院系行政管理工作的枢纽，院系的行政办公室具有综合工作处理、协调各部门之间的工作等相应的职责，是院系落实党的教育方阵、学校具体工作的执行和落实以及协调处理日常工作事务的办事职能部门，院系行政办公室具有自身独特的特点。

1.1综合性

高等院校的院系行政办公室是一个综合性比较强的行政事务处理部门，行政办公室要承担院系日常的教学管理、信息反馈、工作的布置与落实、学生信息数据统计、人事工作统计、院系工作会议组织与协调安排、院校文件方案的拟定、信件的收发以及机要文件的打复印工作等；这些繁杂的工作内容就决定着院系办公室在高等院校院系管理工作中所承担的综合职能。

1.2协调性

高等院校的院系办公室是承接各种信息的聚集地和中转站，院系办公室在学校管理与师生管理工作中起到非常重要的桥梁纽带作用；在日常的工作中，高等院校的院系办公室既要接触上层领导又要接触一线教师和学生；在日常的教学工作与管理工作中起到了一定的协调作用，如：教学科研人员与管理人员之间存在矛盾、教学科研工作与管理工作中存在冲突等，都需要由院系行政办公室进行协调解决，弥补彼此之间的矛盾冲突，达到相互理解、相互支持、相互配合的工作目的。

1.3辅助性

高等院校的院系行政办公室所承担的工作不仅具有领导性质、同时还在日常的教学管理与行政管理工作中起到辅助性作用。行政办公室的全体工作人员在日常的工作中要作为院系领导的助手，辅佐院系领导的日常工作开展；为了能够更好辅佐院系领导开展工作，就需要行政办公室所有的工作人员要具有加强的沟通能力、协调能力、要能够主动的收集相关的信息和资料，并对所收集到的资料进行归纳整理、判断分析，为院系领导的工作决策提供有力的依据，同时还要做到只辅佐而不越权。

1.4服务性

服务性特点是高等院校院系行政办公室工作开展的出发点，也是工作的最终目的。行政办公室的工作开展必须要本真全心全意为院系师生服务为宗旨，努力做好日常工作，为领导提供相关的信息、为院系内各部门提供服务，上下沟通协调。

2.高等院校院系行政办公室工作开展的策略研究

2.1转变思想观念、正确认识行政办公室工作的重要性

高等院校院系的行政办公室是院校教育教学以及管理工作的重要组成部分，行政办公室是辅佐院系领导高效开展工作、完成相应事物工作决策以及服务院系师生的基础保障。在院系的日常工作中，刑侦办公室工作开展的质量和效果会直接关系到院系领导的事宜决策与制定，想要做好行政办公室的工作开展，就必须要正确认识到行政办公室工作开展的重要性，只有提升对行政办公室的正确认识才能够更好的开展工作。

2.2建立严格规范的管理制度

想要提升院系行政办公室的工作开展效果和质量，就必须要制定出一套完善、科学、严格且切实可行的规章制度。在院系内要通过建立严格规范的规章制度才能够让日常的管理工作更加正规化。同时，还要做到在工作开展中要坚持工作原则，每一件工作都做到公正、公平、公开，让管理制度贯穿整个工作开展过程中。

2.3完善行政办公室的细化管理

对于高等院校的院系行政办公室而言，工作人员少且工作任务繁重；对于行政办公室的具体工作开展必须要实施精细化管理，要明确每一位工作人员的具体工作内容和工作职责，在日常的工作开展中要进行科学化的分配与管理；使其各岗位人员各就各位、履职尽责开展本质工作。

2.4通过培训学习、提升行政办公室成员的综合素质和能力

院系行政办公室是高等院校院系行政管理工作的基础工作部门、是院系党政的核心工作部门，对于行政办公室的每一位工作人员都必须要有较强的政治素养、个人的思想和行动必须要与国家教育方阵与学校的整体发展规划相一致，每一位行政办公室的成员都必须要不断加强自身的政治学习、深入的研究党的方针政策，以此来不断增强自身的素质和能力；同时，还要重视个人的道德修养，让自己在本职岗位中高效的开展工作中。

2.5运用现代化科学技术，创新开展工作

随着社会的快速发展，现代化科学技术的飞速发展，高等院校的院系行政办公室成员必须要拥有较强的工作能力，通过对现代化科学技术的应用，创新开展本职工作，在信息化时代，要充分利用网络办公资源、会熟练操作使用多种办公软件进行日常的行政事务管理，提高工作开展的效果和效率。

结语：

院系办公室是高等院校管理体系中不可缺少的重要组成部分，院系行政办公室在学校行政管理体系中发挥着重要的作用。高等院校的各级管理层必须要转变对院校行政办公室的认识，要充分认识到行政办公室在日常管理中所起到的重要作用，通过建立严格、完整且科学的规章制度，来对各院校行政办公室进行细化管理；同时，作为院系行政办公室的成员必须要从自身做起，通过学习来不断地提升自身的综合素质，充分的利用现代化科学技术，创新管理方式和方法，让行政办公室的日常工作在整个学校的管理体系中充分的发挥出作用和价值，为学校领导和广大师生服务。

参考文献：

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