浅析档案利用工作与档案管理的现代化

王立萍

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）03-00-01

档案利用是档案管理的最终目的，因此档案管理应从利用工作抓起，利用工作实行了现代化管理，将带动档案其它工作现代化管理的进程，最终实现档案各项管理工作的现代化。

一、档案利用工作实现现代化管理，是档案事业发展的需要

档案的利用工作，是实现档案价值的最终目的，是档案工作存在的基础。在市场经济条件下，档案工作也发生了很大的变化，由原来手工操作向计算机管理转变、由封闭、半封闭的管理方式正在向开放式管理转变，这对档案的利用工作产生积极的推动作用。

档案利用者评价档案工作水平的高低总是以能否及时、准确、全面、系统地提供档案为标准的，现代化的检索手段是以计算机为软件，在逐步达到信息进入计算机后，自动进行检索，并迅速、准确地将信息反馈给查阅者。查阅者可迅速地获得自己所需的档案资料。利用计算机可以将以往手工操作需要几天甚至几个星期才能完成的工作压缩到几个小时完成，大大地提高了工作效率。

二、档案利用工作实行现代化管理将推动其它工作实现现代化管理的进程

档案管理工作是一项复杂而细致的工作。其内容很多，主要有建档管理，案卷组织和技术整理，保管单位的登记，编号及档案的著录和标引等。档案工作者以往利用手工作业，从收集、整理、鉴定、保管、检索，统计到提供利用，尤其是提供利用，需要反复查找，不难想象，在上万件档案中查找其中的一件，如果它排列是无序的，那就象大海捞针一样难，占据了档案人员的大量时间，同时也可能耽误档案的利用，降低了档案的利用率，这种现状对档案管理是极其不利的。这就迫切地需要档案利用工作实现现代化管理，档案利用工作实行现代化管理，必须有一批相应的现代化档案管理人才，这就迫切地要求档案员必须提高自身的业务素质，学习现代化科学理论和技术，开发档案利用系统软件，从繁重的查找工作中脱出来，节约了劳动时间，降低了劳动强度，有时间钻研业务，有利于档案人员素质的提高，人员的素质提高，档案其它工作的现代化管理也有了可靠保障。

三、档案利用工作实现现代化管理是社会主义现代化建设的需要

随着开放的不断深入和科学技术的快速发展，特别是以计算机为主要标志的新技术革命，使档案的形成、保管、利用发生了巨大的变化，原始的手工操作和传统的管理方式已起来越满足不了时代的需要。应用新技术，已成为目前档案工作的选择和时代要求。科研工作者是社会主义建设的主力军，档案工作者要为科研工作者的学术研究做好服务。为了适应从不同角度和不同要求查找档案的需要，档案工作者需要编制很多種类型的检索工具。花费了档案工作者大量时间。现在的问题是这些检索手段不能满足现代利用者的需求，据统计，现代史学家在一个工作日里能查阅各个不同机构的几十卷档案，而从事现代早期史研究的史学家在查阅一个案卷或一本登记簿时，需要几天的时间，每一颗火箭的成功发射都融入了科研人员大量的劳动，这其中包括查阅大量的资料。如何提高科研人员查阅资料的效率，节约科研工作者宝贵的时间，迅速、准确、全面地将档案信息药盒科研工作者，是档案工作者要思考的问题。科研工作最重要的是占有资料，不但占有国内的，还有占有国外的；不但占有前人的科研成果，还要占有现代人最新的科研成果，否则无从搞科研，所谓巧妇难为无米之炊。计算机国际互联网络，汇总了包括局域界限，科研工作者利用微机可以查阅世界各国的文献资料，为科研活动打下了良好的基础，所以说档案利用工作实现现代化管理势在必行。

四、档案利用工作实行现代化管理对策与建议

加强档案管理人员的业务素质。实现档案工作现代化，人才培养要先于设备。档案管理手段越是先进，对档案工作者的专业化素质要求越高。即要求档案管理人员：不仅要懂档案管理业务，还要掌握现代化信息技术，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理强化信息系统，维护档案网络安全 ，档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。所以，档案工作在管理手段上，必须加快电子信息化建设，尽快走上现代化的管理轨道。

总之，档案利用工作的现代化管理，是档案其他工作实现现代化的基础，我们就以加快档案利用工作的现代化管理为契机，促进档案其他工作现代化进程。使档案更好地为经济建设服务。