对加强企业档案信息化建设的看法

都玉荣

摘 要：档案信息化已经成为了档案工作发展的一个大趋势，也是档案工作水平提升的一个重要标志。现代企业在实际工作的组织与安排过程中还是经常出现问题阻碍档案信息化进程的发展速度，原因基本分布在人员基本素质不达标、企业信息化水平不高、信息技术普及率不够等。随着发展形势的逐渐变化，企业档案信息化建设侧重点也会发生一些转变，本文对此进行了探究，仅供参考与借鉴。

关键词：企业；档案信息化建设；问题意见

企业档案工作信息化是档案工作发展进化的大势所趋，也是国家社会进步的体现。企业档案信息化是指应用现代网络技术，让档案信息资源的管理模式的从面向实体保管方式转变为数字化信息为重心。这个过程有很多工作需要处理，其中最为重要的两项是实现企业档案信息的数字化与网络化。企业想要在未来发展中获得更多的机会，就必须跟随时代形势发展，不断对信息技术进行应用，让自身的建设水平得到全面性的提升。

1 当前企业档案信息化建设显露出的问题

满足现状的思想。在企业档案信息化建设已经打好一定基础的现下，一些企业对档案信息化建设不很上心，保持常规运行状态，差不多就行的管理思想导致企业档案信息化建设大干快上了一段后，就停留在现状了，即使出现了一些问题，也被轻描淡写了，这种满足现状的思想是企业档案信息化建设过程中最大的障碍。基础设施设施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重视，改善性投入难于兑现，或缩水兑现，直接影响了企业档案信息化建设工作的基础设施建设，如对于企业档案信息化建设所需要的技术装备不足，计算机配置相对较低，软硬件功能不足且更新缓慢，档案信息网络系统和档案数字化设备不足，影响档案的信息传输、交换和资源共享，等等，设计规划的前瞻性不足。档案工作的开展应当是紧跟时代发展步伐的，因此，档案工作不仅应当符合当前形势的需要，更应当瞄准时代发展的前进方向，所以，在规划设计上急需务实更需具有前瞻性。然而，就目前的情况来看，企业档案信息化建设工作无论是在规范化建设上，还是在数字化的构建上，乃至于是在网络化的认知和社会化的融入等方面，都因为规划中没有很好注重前瞻性的问题，致使企业档案信息化建设工作的发展动力不足，不能很好适应时代快速发展的前进步伐，设计层面的滞后，影响了企业档案信息化建设工作可持续科学地发展。相应的制度建设不完善。从一些企业的内部建设来说，在企业档案信息化建设工作上确实形成了一些成型的规章制度，也在实际工作中发挥了一定的作用，但是其中的主要问题是，制度建设中还存在着完整性和规范性及严格性不足的情况。对此，既有企业自身对于企业档案信息化建设工作认识不足的问题，更有在国家的大层面上应当给予重视的问题，需要在依法治国的大背景下，从法律的层面加强应有的建设，促使在对企业档案信息化建设工作的制度建设上起到强力推进作用。

2 加强企业档案信息化建设的建设性看法

企业档案信息化建设水平不是一蹴而就，更不是一项简单的工作转变。需要企业各个部门紧密无间的配合，共同推动这项工作的最终落实。对这项工作进行组织安排时，为了保障质量，管理人员应从以下几个方面入手，逐渐强化工作的管理力度。

2.1 提高认识是解决问题的先行因素

企业的档案信息在收集、整理、储存上应得到专业人士的重视，因为这些档案信息承载着企业在经济建设发展过程中经历的失败与总结的经验，对企业的未来发展方向起着重要的导向作用。强化企业的档案信息工作力度，是让企业的发展竞争力得到增强的重要举措。这些档案信息可以储存与复读企业的各项活动，也是企业积累发展文化的有力支撑。所以无论是企业中普通职员还是高管，都应对这项工作在企业发展中的影响作用进行重点认识。企业的发展档案信息是企业任何工作都替代不了的，其独有的优势让其在企业各项事务中占据着重要的地位，而信息化手段的加入不仅提升了工作的效率，也从侧面减轻了信息录入人员的工作负担。

2.2 以标准化的建设原则进行要求

在对企业的档案信息化建设进行强化时，首先对工作的开展方向进行明确，防止工作出现误差，影响后续发展。如在对发展的标准原则进行确定时，要将建设中任性胡来的问题进行解决，集中精力对发展的大方向进行把控。其次是对数字档案信息确定“超前规划的原则”，确保企业档案信息化建设既能适应当下的需要，又能够紧跟时代发展的步伐；要确定“服务为先的原则”，就是要尊重档案的“使用特性”，发挥档案应有的价值；要确定“保密的工作原则”，为企业的健康发展提供重要的保障，要确定“责任追求的原则”，以此加强岗位工作人员做好工作的责任意识，等等，这些必要的原则，就是确保企业档案信息化建设不可缺少的有力助手。

2.3 增大软件与硬件建设的力度

档案信息对于企业的发展来说具有重要的价值，企业中档案信息很多在保密性上的要求也较高，应用信息技术后对档案信息进行储存与使用的话，如果管理工作人员的技术水平不能达到标准；企业提供信息处理硬件设施等也不能对工作上的處理要求进行满足的话，那么这些档案信息在采用信息化的方式进行管理时就会出现信息泄露或是系统处理混乱的问题。这些问题的出现会直接影响信息化工作的稳定运行，对企业的发展安全性来说也会潜藏巨大的危险。每个企业的运行以及管理模式上都会存在差异，所以技术人员应该具备利用信息技术开发出适合企业应用针对性管理软件，这些软件可以承载办公室自动化工作要求，强化自动化的应用水平。让信息管理上的难度得到有效降低的同时，也可以对信息使用与下载过程进行保密处理。最后也是较为重要的一项工作是提升企业档案信息整理工作人员的素质，在人员任用上应提前进行业务素质选拔，优中选优，这不仅是对企业的发展负责，也是对这项工作进行重视的一种体现。

对于提升档案管理工作人员素质，要做好两方面工作。一个是管理工作，另一个是培训。这两项工作上的管理力度要均摊，不能侧重一个而忽略了另外一项的重要性。同时采用较为长效的管理机制对工作人员任务处理积极性进行激发，否则设施即便具备了基本的运作条件，也会因为人员的业务素质不达标导致档案信息化建设水平无法发挥出来。

3 结束语

企业的档案信息化建设对于企业的未来发展来说具有异常重要的作用，如果企业想在激烈的市场竞争中占据优势，就必须顺应时代发展的潮流，掌握最新的处理技术，并将一切影响工作质量的基础条件准备好，无论是承载档案信息化工作的硬件设施，还是管理工作人员的基本素质，都应得到专门管理，让这项工作的质量可以得到保障，进一步加速企业在竞争过程中的发展速度。

参考文献

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