档案数字化建设与数字化 档案信息的利用途径

樊静

摘要：数字档案室建设对档案数字化有支撑与引导作用，同时其也是公共文化建设的重要组成部分。在信息化技术不断发展的趋势与背景之下综合电子网络信息平台家建设与取得明显进步，其中主要涉及到通信技术、多媒体技术以及计算机技术等。本文主要对档案数字化建设与数字化档案信息利用的途径进行探究，以期为相关工作人员提供借鉴。

关键词：档案数字化 数字档案 利用

在信息技术的大力推动之下各行各业都在逐步朝信息化方向发展，在不断应用通信技术的基础之上数字档案开始得到发展。内容记载繁复以及管理过程繁复是传统档案管理工作的明显缺陷，结合实际情况对先进技术的使用是完善上述现象的重要手段，同时档案工作的管理效率也可在原有的基础上实现最大限度的提升。现阶段档案管理工作正处于传统档案向数字化档案过度的过程，必须在加强档案管理的同时促使数字档案取得发展与进步。

一、数字档案的作用

（一）不断促进信息资源实现数字化管理

对数字档案进行建设与完善是数字化时代档案信息资源管理的实质与目标，档案室主要数字化的储存与管理信息资源，因此数字档案的建设过程离不开计算技术以及通信技术的支撑，也是在应用先进技术的基础之上传统档案资料才能逐步实现向数字档案的转化。在档案数字化管理的同时数字化最终会实现对档案资源信息管理过程的直观体现。

档案信息资源是数字档案的重要组成部分，我们可主要将其分为以下三种类型。第一种是传统的档案资源，第二种是视听档案资源，最后是在上述两种资源结合的基础之上对其进行数字化处理。在数字化以及信息化的迅猛发展之下，数字化是档案信息资源管理的主要趋势与方向。

（二）使得各种档案资源进行处理的过程变得数字化

较为系统以及复杂是档案信息资源管理工作的显著特征，办公业务是数字档案建设过程必不可少的一部分，自动化以及数字化也是辦公业务必须逐渐实现的一个阶段性目标，这是促使档案信息资源管理工高效化以及系统化目标实现的必要手段。在实际对档案信息资源进行综合时必须实现对数字化手段的合理应用，条理清楚的图书以及文档需要在上述条件得到满足后逐渐形成，并在实现与数字档案室有效传输的基础上开展科学的管理工作。档案使用者可打破传统档案时间与空间上的限制随时随地的查询以及调阅档案。

（三）促进档案信息资源共享

计算机网络是数字档案建设的基础与前提，为促使各地的档案资源实现资源共享的目标必须通过计算机网络实现档案的数字化建设。跨区域共享是资源共享的另一个目标。在数字档案中，各地的信息资源用户可将自身需求作为主要依据对所需信息资料进行下载，促使数字档案资源信息共享的总目标得以顺利实现。

二、加强数字档案信息资源整合利用的策略

（一）更新传统的档案信息资源管理的理念

在长期的档案管理工作中其模式存在较为老旧的现象，数字化已经成为档案管理的主流与趋势，这要求相关部门以及工作人员在实际对档案信息资源进行管理时必须不断更新自身的管理观念。部分人员不能实现对档案信息资源管理工作的充分认识，甚至认为该项工作可有可无。相关档案信息资源管理人员必须在及时改进上述态度的基础之上合理的改革与创新档案信息资源管理工作，这不仅可在一定程度上对传统管理模式进行改善，同时也可促使档案资源信息管理工作实现向高效管理的转化。

在改变传统档案信息资源管理工作人员理念时必须对定期对其进行培训与宣传，档案信息资源管理知识以及理念都是其主要宣传内容，这可以说是一种潜移默化的影响，管理人员长期处于这种环境之下其思想以及观念会发生一定程度的转变，这为档案信息资源管理工作的整合打下坚实基础。

（二）加强基础网络设施建设

数字档案信息资源的整合工作需要在多个部门以及工作人员的共同努力下完成，基础设施在其中占据核心位置，同时也可以说是其基本保障。为在真正意义上促使档案信息资源管理水平得到最大限度上的提升必须不断的完善与优化基础设施建设。档案信息资源数字化管理的水平以及效率会受到基础设施承载能力的直接影响与作用，这可在一定程度上说明基础设计在数字化档案信息资源中的重要性。

在实际建设档案信息资源管理基础设施的过程中必须对以下条件进行满足。首先是对网络建设进行有意识的加强，档案信息资源管理工作带有一定的特殊性，在整合档案信息资源的同时也要建立健全档案室数据网络，注意保持这部分网络的相对独立性。其与互联网之间应结合实际进行有效的区分，当前的办公网络与业务网络之间必须呈现出一种相对独立的状态。为从根本上对档案室的信息安全进行保障必须使用严格的安全措施开展数据交换工作。

（三）加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度

数字档案建设效率与人才队伍建设之间存在不可分割的密切联系，因此如何建设一支高素质的人才队伍是现阶段档案信息资源整合工作面对的主要问题。在实际进行人才选拔时必须实现对严格把关这一原则的遵守，主要是对综合型人员进行选择，不仅是需要具备档案管理知识，同时需要熟悉与掌握信息管理知识，这部分人员参与到档案信息资源整合工作中对上述工作的顺利开展有积极作用。从在岗人员角度来说，必须在不断加强培训的基础上促使其业务能力以及职业素养得到本质上的提升。

（四）加强档案室与相关信息机构之间的联系

档案室可以说是数字档案发展的主要方向与目标，信息资源的整合主要是在档案室的支撑下进行，将与其他社会信息结构之间的联系进行不断加强是促使档案室建设完成的关键环节。在国家数字信息基础工程中数字档案占据较大份额。因此促使数字档案资源整合不可避免的会遇到协调所有信息结构工作的问题，档案馆、文化馆以及博物馆等是其中的代表机构。对上述部门之间的资源进行有效整合可促使信息系统的利用效率得到本质上的提升，同时也可作为基础与前提营造出良好的环境以便数字档案信息资源整合与利用得以顺利进行。

三、结语

数字化成为提高档案管理工作效率的关键，如何才能构建高效的数字化档案室，是当前档案室管理工作研究的重点。在数字档案的建设和利用过程中，需要采取多种策略，整合人力资源、加强不同机构之间的联系等，以提高数字档案的利用效率。

参考文献：

[1]张琳.试论档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].科技致富向导，2012，（06）.

[2]汪喜刚.试论档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].兰台内外，2014，（04）.

（作者单位：哈尔滨创业投资集团有限公司）