浅谈医院合同档案的规范化管理

摘 要：伴随经济的发展，人们维权意识的增强。在出现医疗事故的时候，必须要有相关的资料为事故中责任的确认提供一定依据。而规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障，同时实施《合同法》，是市场经济法制的必然要求。认真学习、贯彻《合同法》，建立和管理合同档案，应引起医院档案工作者的重视。因此，医院合同档案管理工作需要不断创新，才能更好地适应社会发展，从而促进我国医行事业长远发展。本文主要从医院合同档案管理的特点入手，对医院合同档案当前存在的问题进行了阐述，现结合实际谈谈合同档案中的管理方法，旨在为医院合同档案的规范化管理提供一定帮助。

关键词：医院；合同档案；问题；管理

随着社会主义市场经济的发展，合同与人类生活息息相关。尤其是在市场经济条件下，签订的合同越来越多，合同在经济活动中起着越来越重要的作用。因此，对合同档案管理的要求也日益严格与专业化，也越来越为世人所重视。同时，医院合同档案的管理，使得医疗质量和工作水平不断提高，对于医院的发展有着督导、评估作用，也有效促进了医院健康发展。但是目前，传统档案管理方法存在诸多例如管理、收集程度、职责不明等的问题，并不能适应医院合同档案管理工作的需要。这就需要全面改革和创新医院合同档案管理工作，不断提高医院合同档案管理水平。

1.合同档案形成的特点

为了适应我国社会经济形势的不断发展，各种生产经营活动的经济关系得到合理化。为了根据主体在社会经济活动中的不同性质形成合同档案，必须订立有效的合同并构建相关的合同档案。合同档案是合同签订、履行以及合同变更、转让、终止等活动全过程的真实记录和客观反映。卫生系统的社会功能不同，所以合同档案具有以下特点：

1.1权威性

卫生系统合同的订立、变更、终止，既要遵守国家法律、章程和各类经济合同的实施条例和细则，又要符合国家企事业合同管理办法方面的有关规定。合同一经签订，即拥有了法律效力，其条款中明确规定了双方所拥有的权利、应尽的义务、应履行的责任及其相互关系，而这种关系是建立在法律范畴内，为法律所制约的。例如，医院与外签订合同，必须以法人名义签订，由医院负责人承担书面和书面委托，然后签署批准制度。

1.2广泛性

合同的职能管理和具体承办部门的管理是财务、审计和监督部门，各个部门因为职责、制度的不同，在合同管理中的撰写中，就对不同的岗位明确岗位职责，明确了合同管理的专（兼）职人员，形成一个较为完整的网络管理系统。只有这些部门共同努力，才能充分发挥医院签订合同的重要作用。在医院和医院，医院和患者主体之间出现了不可协商解决的矛盾的时候，根据合同的重要程度，把相关的档案材料调出，同时决定由承办部门，或综合管理部门进行处理，实现纠纷的解决。而在调解过程中形成的有关材料，都应作为各医院的档案进行归档。

1.3分散性

医院合同种类繁多，散在院办、医务科、科教科、护理部、人保科、财务科、总务科、餐饮科、设备科和几十个附属部门，如药房科和检查科。特别是对于大型项目，许多配套合同需要签订，时间跨度较长，中间工作管理过程涉及多部门，客观上造成合同文件分散性。

2.合同檔案形成和管理问题

近年来，虽然相关的法律法规被我们大力宣传，但因为种种原因，各部门在档案工作力一面的认识参差不齐，对合同档案的工作重视力度不够，主要有着以下几个方面的问题：

2.1对合同档案管理工作的重视不够

目前，许多医院的高层领导对合同档案管理重视不够，认为合同档案管理不会产生直接的经济效益，忽视了对合同档案管理的投资。当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一是由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，让管理中的随意性存在，使得合同档案的质量直接影响，无法实现档案的准确性、完整性以及系统性。

2.2合同档案管理职责不明

在合同签订工作中，未能明确兼职档案人员对合同档案的收集职责。因为医院工作的繁忙性，使得一些兼职档案人员在实际工作中身兼数职，每天的工作状态满负荷，根本抽不出时间学习档案业务知识。对合同中的档案收集责任做不好，形成兼职档案保管员只了解业务而不了解档案的现状。同时，随着医院合同档案管理信息化建设的加快，原有合同档案管理人员因缺乏信息技术而无法适应新时期合同档案管理的要求。

2.3收集程度不完整

档案收集程度不够完整，主要是由三个力一面决定的。第一由于医院形成的合同部门比较多，有很多环节。相同的合同文件从开始到完成整个操作过程，分散到不同的部门和环节，在归档时，会分散，归档不完整的现象。第二是合同有很多种，合同的内容也各不相同。既有法律规定的合同文件，又有行业特点形成的合同文件。由于档案保管员对文件类型的熟悉程度不同，也影响文件的完整性和完整性。第三是一般医院大型项口合同档案在收集力一面比较重视，忽略了小型项目及零星合同的档案收集。

3.改善医院合同档案管理的思考

3.1加强业务建设，提高人员素质

做好合同档案的管理工作，是一项系统工程，除了档案人员自身努力外，也离不开各方面的支持和配合。因此，医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。第一要加强合同档案管理人员对这项工作的认识，纠正他们的工作态度，从思想上重视这项工作。其次积极组织档案人员学习《档案法》、《合同法》及相关的法律知识和医院的档案管理制度，进一步增强合同档案管理人员的综合能力。

3.2创新管理意识，创新管理机制

在创新管理机制方面，医院必须积极借鉴国内外各行各业在合同档案管理和先进管理技术方面的最佳经验，在兼顾医院实际情况、工作性质和特点的基础上，针对以往合同档案管理渠道不畅通，发展适应医院需要的合同档案管理体系，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。未经批准，任何人不得以医院名义签订合同。医院合同加盖合同专用章，医院办公室保管合同专用章。同时，在日常工作中，也要加强对合同档案管理人员的监督，严格按照国家规范标准，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。

3.3严格登记，分类存放，统一管理

根据合同内容，编制合同登记簿，并在合同印制之初进行登记，是中途避免合同灭失、加强合同档案管理、提高合同收录率的有效措施。在进行收集归档时候，要对合同文件材料主要来源区分，所有的档案实行集中统一管理，落实事业档案管理的原则。同时，兼职档案保管员定期向部门主管报告合同执行情况，并报告合同执行中的任何违规情况。如果发现医院的利益可能受到损害，档案保管员在向部门首长报告时，应提出避免损失的措施。

4 总结

实践证明，医院合同档案正确建立，合同档案是医院的宝贵财富，其主旨在于保护医院的合法权益，维护医院的经济秩序，在医院管理中具有重要意义。除以上改善医院合同档案管理，我们应当考虑对保管期限起始时间的划定，凡属于本年度内履行终结的，以下一年度为归档年度算起。只要善于综合各方面信息，运用经济的观点看问题有助于增强了全体职工的档案意识，又强化了档案材料的收集工作和档案信息资源的开发利用。

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作者简介

郭维娅（1984-），女，汉族，山东省青岛市，合同档案管理员，助理馆员，本科，档案管理。