档案管理信息化建设的现状及对策探微

赵丹

摘 要：档案管理作为机构发展中必不可少的一个关键组成部分，应该予以高度重视，促使其能够表现出较为理想的实际效益，尤其是需要注重方式方法的创新优化，促使其能够满足于当前档案管理的高要求，其中信息化管理手段就是比较重要的一个发展方向。本文就重点围绕着档案管理信息化建设的现状及其优化对策进行了分析论述。

关键词：档案管理；信息化建设；现状；对策

随着当前我国社会的不断发展，信息化程度越来越高，相应信息数据资源同样也越来越丰富，这虽然在较大程度上有效提升了各个行业的发展运行水平，但是同样也对于管理工作提出了更好的要求，其中档案管理的难度就比较突出，需要从技术层面进行创新优化。在档案管理工作中较好落实信息化建设是比较重要的一环，需要切实围绕着信息化建设的各个要点内容进行详细分析，促使其能够得到高效有序运用，符合未来档案管理的基本要求，降低可能形成的明显问题和缺陷威胁。

1 档案管理信息化建设现状

结合现阶段档案管理工作的落实，虽然信息化建设越来越受到关注，也成为了很多机构未来发展的主要方向，并且进行了初步尝试，但是在具体执行中依然表现出了较多的问题和缺陷，档案管理的信息化建设现状并不理想，存在的问题主要表现在以下几点：

（1）认识不清。对于当前档案管理信息化建设的有效落实，存在的一个重要问题就是认识不清，难以实现对于档案管理信息化的清晰认识，如此也就无法发挥档案管理信息化的最大作用。这种认识方面的缺陷首先表现在重视程度上，当前依然存在很多档案管理人员意识不到发展档案管理信息化建设的必要性，对于传统的人工档案管理模式过于倚重，如此也就无法给予较为充分的支持，导致其后续多项工作的落实受阻；另外，这种认识层面存在的缺陷往往还表现在对于信息化建设的认识不明确，仅仅将档案管理的信息化发展看作是计算机管理的简单运用，如此也就无法充分发挥档案管理信息化建设的最大价值，由此形成的威胁和干扰问题同样也是比较突出的。

（2）投入不充分。对于当前很多机构档案管理信息化建设的有效落实，其存在的问题往往还表现在投入不充分上，如此也就必然会导致相应工作执行不畅，缺乏理想的支持力度。这种投入方面的缺陷首先表现在资金层面，没有能够较好为档案管理的信息化发展提供较强的资金支持，进而也就很容易导致相关设备采购以及培训工作无法开展，档案管理的信息化建设面临较多的困难。此外，这种投入方面的缺陷还表现在人员方面，没有能够配置较为充分的人力资源，专业的管理人才欠缺，进而同样也会限制档案管理信息化发展。

（3）安全问题威胁大。结合相应档案管理信息化建设的有效落实，其在技术层面同样也存在着一些较为明显的问题，因为相关数据库技术以及网络信息技术的应用并不是特别理想，在具体引入和应用中存在着较为明显的缺陷，如此也就极有可能导致档案管理信息化的建设受到威胁。在这种技术层面的威胁干扰中，安全问题是比较突出的，因为网络信息不完善，或者是相应数据库建设不合理，进而也就有可能在档案管理信息化发展中表现出较强的问题威胁，最终形成严重的档案信息损失威胁。此外，当前网络环境中存在的较多病毒以及黑客等侵蚀因素，也会对于档案管理信息化系统的安全性产生威胁，同样也需要在未来发展中予以高度重视。

2 档案管理信息化建设优化对策

为了更好促使档案管理信息化建设能够表现出较强的作用价值，促使其能够较好规避上述各类问题威胁，必然需要重点加强相关优化措施的有效探讨，其中较为核心的档案管理信息化建设举措如下：

（1）提升重視程度。在档案管理信息化发展中，较为基本的一个前提条件和保障措施就是提升管理人员的重视程度，如此才能够较好推动后续各项工作的开展。结合这种重视程度的有效提升，需要确保相关管理人员能够首先详细了解和掌握档案管理信息化的基本内容，了解将信息化技术应用到档案管理中能发挥出来的重要价值，尤其是对于档案管理的便捷性以及高效性优化作用，必然需要进行详细阐述；进而也就能够促使相关管理人员能明确未来档案管理的发展方向，较好实现对于信息化技术的有效引入，促使其能够逐步取代传统的人员管理模式。

（2）加大资金投入力度。对于档案管理信息化建设的推进，除了要从思想上予以重视外，还需要重点加强对于经济层面的有效投入，能够促使档案管理信息化具备理想的物质支持，进而也就能够更好提升档案管理的信息化发展效果。结合这种资金投入力度的有效提升，其主要就是为了较好实现对于相关需求的详细分析，明确档案管理信息化建设涉及到的所有资金需求，做好准确预算，如此也就能够较好配置较为合理的资金，促使相应档案管理信息化建设能够得到有效落实。例如对于档案管理信息化建设中所需要的所有硬件设备，都需要拨付专项资金予以支持，并且能够做好资金的有序管控，避免出现资金的浪费问题，将所有资金都能够应用到最为适宜的地方。

（3）培养专业管理团队。在档案管理信息化发展中，对于人员的需求同样存在着新的要求，不仅仅需要在管理人员数量上具备较为理想的满足效果，还需要重点从人员素质方面予以提升，促使档案管理人员能够适应于信息化发展趋势，较好实现对于信息化档案管理模式的落实运用。基于此，必然需要重点围绕着相应管理团队进行有效培养，尽量促使相关管理团队由专业人才构成，避免出现滥竽充数的问题，加大对于管理人员的审查力度，确保其能够较好掌握相关信息化档案管理技术，避免可能形成的较大管理失误问题。此外，还需要重点加强对于人才培养的关注，促使相关档案管理人员能够接受适宜的培训，结合信息化技术的发展进行自身的学习，能够熟练运用最新型的信息化档案管理技术进行操作，确保自身信息处理能力以及计算机操作技术较为理想。

（4）加强技术创新完善。为了更好促使档案管理信息化发展能够具备较强实际效益，必然还需要重点围绕着相关技术手段进行不断创新完善，能够促使相关技术手段具备理想实用性，对于以往档案管理信息化运行中存在的信息泄露以及威胁问题形成明显规避弥补。基于此，从数据库建设入手进行优化是必不可少的，需要详细分析数据库建设的要求，并且着眼于整个档案管理流程中进行细化，分析如何提升数据库建设完整性，确保其能够对于档案管理的所有数据信息形成有序管控和保存，并且能够设定较为合理的防火墙以及权限，避免不具备资格的人员随意查阅档案信息资料。

3结束语

综上所述，对于档案管理工作的发展优化，信息化建设是未来发展重要方向，需要切实围绕着档案管理信息化发展的问题和干扰因素进行详细分析，结合相关问题进行探究完善，综合提升档案管理信息化建设实际效益。

参考文献

[1]谈芳吟.高校档案管理信息化建设的现状及存在问题对策[J].管理观察，2018（06）：140-141.

[2]石磊.新形势下档案管理信息化建设的对策探讨[J].中国管理信息化，2017，20（24）：175-176.

[3]丁宇辰.医院档案信息化建设的现状与对策[J].继续医学教育，2017，31（09）：72-73.

[4]戴彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案，2017（01）：25-26.

[5]唐柳雁.中职学校档案管理信息化建设的现状及对策[J].科学咨询（科技·管理），2014（06）：41.

[6]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（01）：41.