论现行体系文件网络化管理

摘 要：本文从体系管理的视角，在当前的现行体系文件研究的基础上，以体系文件控制管理为平台，结合现行文件管理的基础理论，通过现行体系文件管理现状调查，从现行体系文件管理制度、管理技术等方面构建现行体系文件管理体系，提出现行体系文件分级管理模式。探索和研究适合当今体系管理模式发展的现行文件管理体系，对现阶段乃至未来都有着深远的意义。

关键词：现行 体系文件 网络化 管理

1选题背景

当今各企事业单位及部门在不断完善网络办公建设，在体系建设中产生了大量的体系文件，成为各部门所管理和利用的重要信息资源，也成为体系建设的重要环节。但目前涉及企事业单位体系文件网络化管理的理论相对比较少，这就使得体系文件网络化管理缺乏指导，只能借鉴式的管理，没有一个统一完整的管理体系和良好的管理模式。因此，加强体系文件网络化建设，完善体系文件管理，不仅可以满足企事业单位发展的需要，更是一项提升体系管理工作水平的重要举措。

1.1目的和意义

1.1.1目的

利用局域网作为体系文件管理的主要渠道，方面快捷，中间途径少，且及时准确，具有其他管理手段所不能代替的优点。

1.1.2意义

通过构建现行体系文件网络化管理模式，可以弥补当前管理不够体系化，专业化，集成化的缺陷和不足，在实践基础上探寻体系文件网络化管理新的增长点，提高体系文件管理的服务质量；进行实证分析，改进现有的管理方法及手段，并通过网络化管理模式进行反馈，优化体系文件管理模式；提升体系文件管理各环节的透明度，提高工作效率，促进机制创新。对体系建设有着十分重要的现实意义。

1.2研究的主要内容及使用方法

1.2.1主要内容

第一部分：说明建立体系文件现行过程中的网络化管理的现实意义。第二部分：结合目前体系文件发展状况，对现有的体系文件管理模式的现状进行分析研究。第三部分：从体系文件的管理制度、管理技术以及管理人员等方面构建体系文件控制系统，建立起文件网络化分级管理模式，并对分级管理模式的必要性和可行性进行论证，阐述级管理的依据，以及具体措施。第四部分：对构建的体系文件控制系统进行实证分析，分析实际工作中管理体系和管理模式的运行情况，从而完善现行体系文件网络化管理模式。

1.2.2研究方法

（1）文献阅读法：阅读档案及现行文件等相关领域的研究文献，跟踪研究动态，确立本文的研究方向。（2）调查法：对各企事业单位现行文件管理现状进行广泛调研，掌握实践动态。（3）专家咨询法：通过各种通讯方式，向本领域专家就研究中遇到的具体问题及时进行咨询。（4）实证分析法：依据构建的现行文件管理系统，拟改进某一环节的管理现状。

1.3本文的创新点

本文的关键性问题是，通过对现行体系文件管理方法进行科学研究，从实践的角度构建现行体系文件管理的新理论及新方法，并进行实证分析，从而进一步通过实践反馈来改进理论，以不断的实践验证，最终达到符合当前体系管理建设的新要求。

2现行体系文件网络化管理的综述

2.1体系文件的基本理论

体系文件主要有以下几类：质量管理手册、程序文件、各类作业指导書等（1）质量管理手册即阐明本所的质量方针和质量目标的文件（2）程序文件是为了充分贯彻本所质量方针和质量目标而制订的在各项体系管理工作中保证有效及顺利运行的具有可操作性的指导性文件。（3）技术文件是指根据在研及预研型号研制任务，实施部门组织编制人员按相关标准进行编制。（4）作业指导书主要是指各事业部业务控制过程中形成的作业文件，及各专项工作的展开流程及规范。

2.2现行体系文件网络化管理的依据及方法

2.2.1管理依据

现行体系文件网络化管理是以体系管理为基础，以《程序文件》为依据，将原有的线下流程有效转化成线上流程，其目的为提高管理效率，提升管理能力，减少差错率，完善各环节的可操控性。

2.1.2管理方法

现行体系文件管理过程共有7个子过程活动，分别为：过程识别与策划——体系文件分类——文件的形成——编号及标识——传阅分发——文件的使用——文件的更改——过程检查分析——过程改进——文件的统计

3现行体系文件控制系统在网络中的实际运行

总体来说可将各个体系的体系文件管理分别划分为以下三个层次：文件来源：主要是由外单位、各事业部、质量技术部门、科研管理部门、档案部门提供。资料的主要获取途径是通过专业岗位培训获得、外网查询和质量技术管理处购买。文件受控：主要是由处签发、主管领导批准、质量技术部门负责受控。文件发放：主要是由档案部门核对、确认，然后向各事业部实施发放。

体系文件管理问题分析

1）现行文件的受控及利用工作尚未启动线上运行。

目前现行体系文件管理仅限于线上登记。对于其余环节的处理仍然为工作人员手工操作。降低了体系文件工作全流程的效率。

2）现行文件管理软件尚无数据统计利用功能。

目前使用的现行文件管理软件尚无信息查询工作，也无法与其他相关软件进行挂接，因此在平时工作中工作人员仅依靠人工统计各类数据提供利用信息，一方面降低了工作效率，另一方面也具有质量隐患。

3）体系文件使用时效性不够

由于当前各专业室岗位人员流动性逐年加大，而档案部门无法及时知晓人员变动情况，因此时常造成体系文件与使用人不匹配的状况，从而大降低了现行体系文件现场使用的时效性。

4体系文件网络化管理的思考

体系文件现行网络化管理的必要性

1）在于有效的控制现有种类受控文件的借阅、利用的时效性。

建立体系文件控制系统，通过适时更新更新功能及时将有效体系文件进行网络发布，有助于用户（即岗位使用人员）了解最新动态。在日常工作中，在其权限范围内的查询和利用，从而及时对其范围内的作业指导书进行编撰及修改，提高工作效率。

2）对于体系文件的使用时效性的有效控制。

对日常体系文件使用周期的控制是至关重要的一个环节。工作人员（即系统操作人员）必须定时核对文件的有效性和更新情况，在系统中可增设定时提醒功能，以便敦促工作人员（即系统操作人员）及时监控文件的时效性和受控情况，并可将有效文本扫描至网络发布。可设置相应的监督功能，从而建立起一个更好的受控文件时效控制网络监督机制。

3）对于人员的使用效果的查询及数据的统计和利用。

建立一个有效的体系文件控制网络操作流程，保证数据的有效性、精确性和完整性。体系文件控制系统中辅助功能（查找、筛选、追溯、统计、归档等）的建立，一方面它将有助于工作人员（即系统操作人员）及时查阅数据档案，精确统计体系文件在规定时间段里的修改数量、修改时间及发布数量、发布日间，以及在用各门类体系文件的总体数量及受控情况和使用情况。另一方面它将有助于工作人员（即系统操作人员）精确的掌握用户（即岗位使用人员）对体系文件的使用情况的分类和汇总及筛选和统计。

最后实现体系文件控制系统数据与现行文件管理系统数据能够相互联结及转换，最终达到体系文件控制系统在体系管理中的完整性和统一性，从而为体系文件归档及利用工作提供强有力的保障。

参考文献

[1]王银露“政府网站现行文件管理研究” 2010年 吉林《金月芽期刊》

[2]李 强“优化管理体系文件的研究”2015年 广西《广西档案》

[3]杨婷；赵敏“实验室文件控制网络化管理的设计与应用” 重庆市预防医学会2010年论文集

作者简介

李安波（1974-），女，广东梅州，汉，职称：助理馆员，大学本科，研究方向：档案编研。