探索企业档案管理工作的新思路

孟伟伟

摘 要：作为企业资产的重要组成部分，企业档案在一个公司的的发展历程中起到了承前启后的重要作用。近年来，随着我国经济模式的逐渐转型，国内企业也逐渐由粗放型转向精细型。在这种社会背景下，企业经营者、管理者也逐渐认识到了企业档案的作用和价值。本文尝试从分析企业档案管理的必要性和性质入手，尝试分析了当前企业档案管理工作中存在的不足和问题，进而提出一些能够改进当前档案管理工作中不足的方法和新思路，以期为我国企业档案管理工作提供实用、科学、可靠的依据。

关键词：企业档案管理；问题；新思路

一个企业从建立起，所产生的一切声像、纸质等资料的累加即为企业档案。企业档案能够多维度显示、记录企业的发展历程，指导企业项目运维、市场销售，对企业的经营管理具有维护性和支持性。

一、企业档案管理的重要性和特点

（一）企业档案管理工作的重要性

企业档案管理工作始终在企业内部工作中承担着不可替代的角色，它对企业内部工作息息相关、相辅相成。做好企业档案管理工作，能够积极促进企业内部的生产和经营，从而达到助力企业经济腾飞的目的。

在企业的日常内部工作中，企业档案管理渗透到了例如文件签发、人事调动、薪水补贴、领导决策等方方面面。企业内部的日常工作离不开企业档案管理，而企业档案管理失去了企业内部日常工作的支撑也就失去了存在的意义[1]。

（二）特点

1、复杂性

企业档案管理涉及到了企业内部工作的方方面面。在任何一家企业中，企业档案管理工作最基础的内容一定是人事档案；其次还包括涉及人事档案的相关文件，例如人事令、调动函等等。

2、机密性

在企业档案管理工作中，常常会涉及到事关企业生存的机密性档案工作。例如需要将或是企业自主研发或是外部引进的设备和技术在使用过程中留下的相关声像、文字资料进行存储和备份；需要將能够直接反应企业经营状况的财务文件进行留档等等[2]。

二、当前企业档案管理工作中存在的不足和问题

（一）管理水平较低，制度有待完善

一般来说，档案管理工作往往是衡量一个企业内部经营管理水平的重要标杆之一。然而，我国当前有相当一部分企业的企业档案管理工作极为混乱，缺乏行之有效的企业档案管理制度。因此，常常看到以下不规范的档案管理工作现象：立卷时卷内实际文件目录顺序乱序排列；存在的企业档案管理制度难以有效施行，流于形式等等严重问题，严重影响了档案的真正价值、有效性和可靠性。

（二）企业档案管理信息化意识淡薄，缺乏管理创新性思维

一方面，由于收到传统企业档案管理工作思维的影响，当前有相当一部分档案管理工作人员对企业档案的真正经济价值和作用缺乏足够的认识，直接导致了现存企业档案无法发挥出应有的经济价值，使得企业档案逐渐在企业发展中的地位被削弱，进而严重影响了企业档案应有的价值；同时，正是因为档案管理工作人员缺乏对企业档案的正确认识，从而使得他们无法从积极、科学、发展的角度来对待企业档案管理工作，固守陈规，不懂得将企业档案管理工作和数字化、信息化结合，始终采用落后的传统企业档案管理模式，直接造成了企业档案管理工作的效率低下

（三）采用传统检索方式，企业档案利用率低

就目前而言，大部分企业档案管理部门采用的检索方式仍然是效率较为低下的传统手工检索方式，在大量高强度、重复性高的工作背后，产生的并不是追求多快好省的企业档案管理工作模式，而是逐渐形成了只重量不重质、只认多不认精的错误观念。

（四）企业档案管理硬件设施条件较差

随着时代进步，企业发展的步伐也随着网络技术、信息化技术的普及而不断加快。然而，当涉及到企业档案管理领域时，运用计算机等信息化技术来进行企业档案管理工作的企业却是相当少，更不用提及数字化室藏档案和电子档案等信息化企业档案管理技能和技术。这种现象直接导致了在进行企业档案管理工作时效率低下、实际经济价值无法充分发挥等问题；此外，企业档案保管条件差，保护措施不够到位，存储环境不利于企业档案保存，存在安全隐患[3]。

三、企业档案管理工作的思路优化方案

（一）企业档案管理工作信息化、数字化

网络技术和信息化技术能够极大的提高工作效率，应用到企业档案管理领域中时也不例外。将企业档案管理工作信息化、数字化能够将所有企业档案统一形式，有效提高企业档案管理工作规范化、制度化；同时，信息化、数字化后的企业档案管理系统能够建立行之有效的电子档案库，为档案信息在企业内部局域网之间的共享、快速查询等提供了先天条件，在一定程度上促进了企业档案实际经济价值的充分发挥。

（二）对企业管理制度进行改革创新

在整个企业档案管理制度改革创新的工作中，精简是首要目的。可从以下方面入手：增强档案的有效性和真实性；加强档案整理力度等。通过以上措施，能够在满足企业档案集中管理的同时，也实现企业档案管理制度的创新，借此来满足信息化、数字化的企业档案管理需要。

（三）加强企业档案硬件设施建设工作

在满足企业档案管理工作信息化建设的同时，企业应当对档案管理工作的硬件设备进行及时更新、维护；对档案保管环境进行改善，使之达到国家标准；对老旧、腐朽的保存器具进行及时更换、维修等[4]。

四、结束语

企业档案管理对企业发展具有重要意义。因此，提高档案管理水平和利用效率，应当坚持与时俱进，将档案管理工作信息化、数字化，以高素质的专业人才进行档案管理工作，从而保证企业档案能够充分发挥出应有经济价值。

参考文献

[1]梅龙.探索企业档案管理工作的新思路[J]. 企业改革与管理， 2015（5）：131-132.

[2]高尚.新形势下档案管理工作新思路探索[J]. 经营管理者， 2017（15）.

[3]杨翠劳.加强企业档案管理工作的新思路探索[J]. 办公室业务， 2014（21）：98-99.

[4]席小青.实现档案管理信息化建设的思路探索[J]. 科研， 2016（7）：145-145.