简述各国电子文件管理的战略

田丽丽

摘 要：当今时代，各国在建设服务政府、责任政府和效能政府的道路上大力推行电子政务，使得电子文件管理工作扮演着越来越重要的角色。澳大利亚、加拿大、美国等电子政务建设比较先进的国家都十分重视电子文件的管理工作。

关键词：电子文件管理；战略；策略

当今时代，各国在建设服务政府、责任政府和效能政府的道路上大力推行电子政务，使得电子文件管理工作扮演着越来越重要的角色。澳大利亚、加拿大、美国等电子政务建设比较先进的国家都十分重视电子文件的管理工作。按电子文件管理国家战略手段制定的客观依据来分，较为典型的有：澳大利亚业务责任驱动多元化战略、加拿大公共管理服务驱动多元化战略、美国国家文件档案管理署电子文件管理模式。

1 澳大利亚业务责任驱动多元化战略

澳大利亚政府机关采用业务连续体和文件连续体集成化管理模式，建立政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，建立具有全局性和综合性特点的文件管理框架，使高级管理层参与电子文件管理，了解日益俱增的电子文件难题，明确各联盟成员的管理责任，给予资源支持，建立集成的电子文件管理对策，并将其纳入风险管理、问责和信息管理。为此，澳大利亚国家档案馆从组织建构上，成为了总理和内阁下的重要业务管理机构之一，与澳大利亚国家审计办公室、澳大利亚公共服务委员会、英联邦专门负责听取批评及收集意见的机构、隐私委员会平行。政府机关对电子文件管理负有主要责任，与风险管理者、规划者、内部审计和治理活动部门关系密切；国家档案馆负责为电子文件管理提供政策、标准和指南，支持好的实践；责任权威机构负责外部审计和指导发展变化及高层参与。澳大利亚业务责任驱动多元化战略还体现在其文件管理框架中，从文件形成前（包括文件管理系统设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中均遵循ISO15489 文件管理国际规范，采用连贯一致的管理方式，并将其嵌入业务活动过程；电子文件管理被视为电子事务活动及其管理的重要组成，与其他管理活动一样被纳入事务活动过程；文件管理政策和其他管理政策一样被纳入事务活动管理政策；文件管理的规范同其他事务活动管理规范一样被纳入统一的事务活动工作规范体系；文件管理的绩效评估和审计同样被视为业务活动绩效评估和审计的重要内容。不难看出，澳大利亚业务责任驱动多元化战略的特征是，从好的业务治理出发，建立责任战略联盟，战略目标是业务支持，战略方针是业务分析方法论，战略手段是业务连续体与文件连续体双连续体集成管理方式及其绩效审计。

2 美国电子政府信息技术驱动多元化战略

1）电子文件管理的理论模式是文件全生命管理模式，电子文件按文件生命运动过程管理，分文件形成单位联邦政府电子文件系统管理和国家电子文件档案馆永久保管和利用两个阶段，但采用连贯性和一致的管理规范。

2）电子文件管理的实践模式是采用试点、案例研究方式构建独立的电子文件档案馆（ERA）。ERA的发展历程经历了六个阶段：1998～2000年开展电子档案化挑战对策合作研究，建立ERA 规划；2001～2003 年开展ERA 规划研究，组建项目管理机构，成立ERA 合同团队，集成产品团队，完成关键性规划文件；2004～2007年开展ERA 设计与构建；2005年选择开发商；2007 初步实施ERA；2011 完全实施ERA。

3）ERA 将是具有综合性、系统性、动态性、虚拟化和独立性特征的开放性档案信息系统。它将保证计算机生成的文件能够在未来仍然能够保存并满足社会各方面的基本证据需要；在保证文件真实性的同时可以长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用。它将为电子文件形成者提供文件保存和利用服务，同时指导联邦机构的文件生命管理，支持电子政府；支持文件信息的收藏、集成与共享；支持与事务活动过程有关的流程；与其他系统建立界面；维护完整的审计轨迹；保护文件及其系统安全。

4）ERA 管理的方法及战略有三个要点：可持续性，即长久管理与利用；真实性，即保证保存的是原件，文件形成时其过程记录信息也形成；可延伸性，即可以适用于电子文件数量及类型的增长，可服务于各类用户群，适应机构变革管理。ERA 实施的途徑包括：采纳ISO15489 文件管理国际标准提倡的管理原则和方法；OAIS 数据交换；Inter PARES 真实性保证；San Diego Supercomputer Center 技术研究成果；电子文件管理纳入电子政府管理；文件管理动议RMI ，文件生命周期事务处理过程流程再造BPR。

5）ERA 建立了系统的实施保障体系，包括将电子文件管理概念与实践纳入综合信息管理政策及其过程和目标，确保电子文件与信息的完整；利用电子文件管理支持系统互操作性，提供决策的及时性和有效性及提高客户信息服务；为机构电子文件的长久性利用提供工具，为政府范围内的电子文件管理提供指南，使机构的电子文件能够以各种类型和格式移交国家文件档案管理署，供政府和市民未来使用。

美国电子政府信息技术驱动多元化战略的主要特征体现在：以支持美国电子政府建设为战略目标，电子文件管理被视为保障电子政府建设的基础设施、技术影响对策分析法和技术建构是主要的战略对策，建立满足文件功能要求的文件档案管理系统是战略目标及对策实现的主要手段。

3 加拿大公共管理服务驱动多元化战略

加拿大公共管理服务驱动多元化战略的特征体现在加拿大政府文件管理的定位、原则及其规范中。文件管理的作用被定位为在国家公共事务管理中支持决策要求、问责制、财务管理、绩效评估，电子文件管理被视为是机构能力的基本工具与资源，旨在提高政府服务的质量和效率，加强治理和责任，提高公共资源的财务管理和增强公共服务的能力。文件管理的原则是遵循《政府信息管理政策》、《关于管理、资源及结果组织政策》和《图书馆与档案馆法》。《政府信息管理政策》中规定信息管理包括文件管理，是政府对加拿大政府服务于民的要求，所有员工对信息管理原则、政策与标准的事实负有责任。《关于管理、资源及结果组织政策》为政府财务和非财务绩效信息的收集、管理与报道提供统一的方法，在政府机构范围内为部门和机构文件管理标准的制定提供组织基础和框架。《图书馆与档案馆法》赋予了国家图书馆和档案馆推进政府管理信息的权利和责任及为政府机构形成信息的管理或利用提供自学成才服务的义务。《关于加拿大政府计划、活动及结果文件管理标准的制定：业务管理者与文件专业管理者指南》是对《政府信息管理政策》、《关于管理、资源及结果组织政策》和《图书馆与档案馆法》等法规落实的具体要求和规范。该指南旨在为加拿大政府业务管理者与文件专业管理者提供文件管理指南，在为政府范围内建立规范化的文件管理方法， 在政府机构内为业务文件作为智力资产进行管理，提供系统形成、捕获、管理和利用的规范化控制，使政府能够为管理和业务目的，向信息资源管理进行投资，建立有效和恰当的文件管理机制，记录机构规划活动建构中规定的战略目标、规划、活动和结果，以满足报道、责任和其他要求。

加拿大公共管理服务驱动多元化战略的主要特征是：从政府公共服务的视角获取高级管理层对机构文件信息管理的支持，强调高效的文件管理可以减少与文件管理相关活动的风险，可以支持政府决策、法律取证，支持政府对社会的服务和问责，促进政府间的沟通交流，提高公众对政府的信任。