高校档案数字化管理建设中存在的问题

甘萍

随着高校信息化水平的提高，智慧校园建设的不断普及，高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势。这不仅是教育信息化的必然要求，也是档案管理部门的业务管理的需求。高校档案室（馆）是高校档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。数字档案室（馆）的建设，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案安全保管与永久存储，有利于促进高校档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

1 档案数字化对高校档案管理的重要性

1）便利性。档案数字化对高校档案利用的方式会产生重要的影响。原有传统的档案管理模式是装原始的档案文件都是以纸质介子进行归档、整理、录入和存储，由于纸质档案本身存在的易潮、易虫腐的特性加之经常性使用翻阅，对保存来说相当困难。在办公自动化下产生的大量数字信息以云存储、光盘等存储载体，而形成的数字档案信息是一个利用者只需要一台电脑利用网络在任何时间、地点都可以进入档案管理系统查阅自己的档案信息，大大的提高了档案使用的便利性及档案的使用效率。

2）低成本。高校的各类档案每年都在递增，大部分学校的档案用房都相当紧张。以我校为例，档案库房从2004年的250平方米到现在未增加过，每年档案归档件数不断地增加，库房已经爆满。同时，纸质档案在档案时都需要投入大量的人力物力去整理、打印、存储，也是一笔不少的费用。如果实现档案数字化管理，在一次性投入后不用对纸质档案进行重复的复印，避免了原件在反复加以利用的过程中的人为破坏，还节约了保管的成本，同时还减轻了档案库房的压力。因此，高校档案管理的数字化建设是必然的趋势，只有加快档案数字化的建设工作，才能更好的服务于师生员工及社会。

3）实现档案数字化的资源共享。档案数字化有利于快速检索、多向传递，突破传统档案管理的时间、空间的限制。针对开放档案，利用互联网技术实现跨越时间、空间、地域限制，有针对性的、高效率地实现档案信息资源的共享，成为服务于高校档案机构、全校师生永不歇业的档案馆，极大地推动了高校档案工作不断扩大社会服务的惠及面、覆盖面、共享面。

2 高校档案数字化管理建设存在的问题

1）高校档案数字化信息来源主要产生于智慧校园的OA智能办公系统，但是办公自动化中的档案管理部分只能满足日常的文书档案要求，并不能实现对基建图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA开发的开发过程中学校关注的重点是公文、科研、教学、人事等管理部门部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上有欠缺，档案管理模块存在着数据安全性和真实性方面缺陷。

2）区别于以往纸质档案的收集，数字化档案的收集采用的是文档一体化管理方式，这样才能保证数字化文件的内容（包括文本、图形、影像、声音等）、背景（包括文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者等）、元数据（包括文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等）信息的完整性。因此电子文件归档范围与接收监管问题就摆在了眼前，这就要要求必须理顺业务关系。明确规定电子文件鉴定、接收、整理、保管、利用的方式；电子文件中心直接面对各个业务系统，其管辖文件的归属权仍属于文件形成单位，数字档案馆是正式接收各形成单位的文件。其文件归属于档案馆。在现在的档案工作中往往档案馆全包，文件形成单位只提供文件，而鉴定、整理等工作是属于档案馆的工作。

3）由于数字档案载体的特殊性，电子文件不直接阅读，需要借助数字设备和相关的软件读取，信息技术的发展，数字产品软件、硬件的频繁更新，产品相互之间兼容性存在差异，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在的依赖性。因此要解决电子文件对硬件、软件的依赖性，长期的可读性是数字化档案必须要解决的问题。

3 高校档案数字化管理的解决方案

1）更新观念，提高思想认识。由于高校社会功能日益增多，高校档案形式和数量在不断的增加，这对高校档案管理工作提出新要求。因此我们必须更新观念提高认识，充分发挥高校档案数字化对学校各项事业发展的促进作用，加强对档案数字化建设工作的重视，推动高校档案数字化的进程。

2）档案数字化建设必需依赖大量高端的硬件设施和专业软件的支撑，现代的技术设备更新周期越来越短，大多数高校的领导的关注重点都在科研和教学的等方面经费投入，而对高校档案管理的重要性认识不足，导致对学校档案管理方面投入的资金有限，用于档案数字化的资金投入就更少了，这就严重影响到档案数字化的进程。高校档案数字化工作是高等院校事业发展的重要组成部分，是学校发展历史的见证者，作为学校信息资源重要的不可替代的一部分，学校领导应予高度重视，提供必要的经费和工作条件，支持档案数字化建设的开展。

3）档案数字化建设是一项长期复杂的系统性工作，不是只要掌握档案管理技能和熟练掌握计算机知识和运用就可完成的。因此档案数字化建设必须在人员的配置上采取请进来和送出去相结合的方法，引进新的既有档案专业知识又懂得计算机技能的复合型人才，又要对原有档案管理人员送出去培训，强化利用计算机进行数字化处理的能力培训，这样才能形成一支能适应新形势的专业化、技术化的高素质档案数字化管理人才队伍。

4）加强制度建设。统一标准，规范管理，建立健全高校档案数字化建设制度是高档档案数字化建设的重要工作。目前各高校对数字化实施都没有统一的标准。如果符合国内外标准规定的管理系统，在信息数字化建设中共同遵守的标准和规范，档案信息就不可能实际信息资源共享。因此尽快出国家统一的国家高校档案信息化建设的实施细则，规范档案信息数字化的各项标准，采用統一的认同的标准体系，确保各学校之间档案数字化后的资源共享。

综上所述，办公自动化加快了档案数字化的建设步伐，同时也是促进了档案管理工作与各个部门进行有效地对接的重要途径。要充分意识到高校档案数字化建设工作的重要性，促使高校档案管理与办公自动化有效融合，以此来提升档案信息化的利用价值与档案管理工作的质量。

参考文献

[1]王林娜.高校档案数字化建设的思考与研究.河北广播电视大学学报.2016.03

[2]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究.2011.04

[3]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策.2016.01