大数据时代背景下的档案管理探讨

摘要：新时期下，随着我国信息技术的蓬勃发展，大数据时代已经来临，在此背景下，对我国档案管理工作也提出新要求，想要切实做好档案管理工作，需要实现管理的专业化、科学化以及数字化建设，进而提升管理效率和质量。本文主要针对大数据时代背景下的檔案管理进行分析和探究，希望给予我国相关领域以参考和借鉴。

关键词：大数据时代 档案管理 探讨

近些年，随着我国科学技术的蓬勃发展，大数据技术其已经在各个行业、各个领域得到了深入而广泛的应用，为各个行业带来了改革与发展的空间，在大数据背景下，档案管理也迎来了创新的机遇。档案管理具有较强的专业性，工作内容重要而繁琐，其中很多信息都需要进行妥善的保管，在信息时代下，档案管理为了切实满足社会发展需要，要进行不断的改革与创新，结合当前管理中存在的诸多问题，加强信息化建设，进而满足时代的迫切需求。

一、在档案管理工作中应用大数据技术的相关优势

（一）提升管理效率

当前我国的企业事业单位在发展过程中，其档案数量不断增加，这些档案不仅记录了单位的成长历程，其中很多档案更具有较大的借鉴和科研意义，以往的纸质档案需要较大的储存空间，不仅储存困难，储存成本也较高。大数据技术可以有效提升档案管理工作的质量和效率，进一步降低管理成本，减轻管理人员的工作压力和工作量。同时，由于大数据技术可以快速完成对海量数据的处理，提升数据收集和处理能力，将档案数据利用信息化方式进行处理和保存，好能够降低储存成本、节约储存空间。

（二）提升储存质量

在以往的纸质档案保管中，其抗风险和抗灾能力较差，如果档案储存室出现水灾、火灾以及盗窃等情况，会对档案文献带来灾难性的损失。同时，纸质档案在保存较长时间后，也容易出现字迹模糊、纸质老化等问题。在大数据时代下，这些缺陷都可以避免，通过大数据技术保存档案信息，在确保档案信息长久保存的基础上，还能够节约储存空间，提升储存的质量。

二、大数据时代对档案管理带来的挑战

（一）对流程和理念的挑战

以往的档案管理主要是管理人员将资料信息按照一定的原则进行分类管理，并且做好标记，进而方便档案的使用和保存。但是随着企事业单位档案数量的不断增加，给管理人员带来了诸多挑战，如果采用以往的流程和理念，难以将档案进行有效的归纳和分类。

（二）对形式和手段的挑战

在大数据时代下，档案信息主要以音频、电子图片以及电子文档的形式进行保存，而这种档案形式需要以全新的管理形式和手段作为支撑，进而促进档案管理工作实现多元化，有助于使用者可以在较短的时间内完成查阅，进而提升档案使用质量。

三、大数据背景下优化档案管理工作的相关途径分析

（一）培养专业人才

当前社会是人才的竞争和技术的竞争，人才是工作有效开展的生命线和前提，随着我国大数据技术的快速发展，档案管理也要注重人才团队建设，以人才为支撑，促进各项管理工作的有序进行。以往的档案人员在大数据业务能力和专业知识方面有所欠缺，管理部门如果只是注重系统和设备的更新，而忽视人才建设，会导致现有人员难以满足大数据工作的需求，进而降低管理的效率和质量，因此，加强人才建设已经成为档案管理的迫切需求。首先，我国相关高校要在档案专业中要加强学科交叉融合，例如将档案管理专业与信息专业进行交叉，提升学生的综合能力；其次，管理部门要积极从社会引进既懂档案管理、又懂大数据技术的相关人才，以人才为基础，促进各项管理工作的有序开展；再次，管理部门要对人才建设加强资金投入，对现有人员开展信息化培训，提升管理人员的信息素养和操作能力；最后，管理部门要对当前的管理人员团队进行结构优化，不断引进年轻的管理人才，改变以往年轻人缺乏、老龄化严重的现状，优化管理团队的年龄结构和知识结构。

（二）加强安全管理

利用大数据技术开展档案管理，其拥有诸多优势，可以显著提升管理工作的质量和效率，进一步降低管理成本。但是其缺点也比较明显，档案管理具有较高的危险性，尤其针对一些重要的档案文献，需要注重加强其安全管理。首先，管理人员要定期对计算机进行病毒查杀，防止出现由于电脑病毒而导致数据出现丢失或者损坏的情况；其次，管理人员需要提升安全意识，对档案管理中潜存的风险和隐患进行及时排查和识别，做好预防工作，进而提升大数据时代下档案管理的可靠性和安全性。

（三）优化制度建设

在大数据背景下，大数据技术和信息技术为档案管理带来了巨大的创新和改革空间，同时也为信息安全和管理操作带来了一定的困扰。因此，管理部门要正确认识大数据时代的需求和优势，不断优化档案管理制度建设，进而实现管理工作制度化以及规范化。首先，管理部门要制定信息准入制度，提升管理人员对档案信息的关注和重视程度，判断信息的价值以及可用性，在减少工作量的同时，提升档案信息质量；其次，制定科学的薪酬制度，在大数据背景下， 管理部门要制定科学的薪酬制度，以其为驱动力，激发管理人员学习大数据技术相关知识的主动性和积极性，促使人员以端正的态度对待工作，提升管理人员的责任心和工作热情。

四、结语

总而言之，随着大数据时代的到来，其对档案管理工作而言，既是挑战也是机遇，相关管理部门和工作人员需要提升对大数据技术的认识，在工作和生活中不断提升个人的信息化素养，在工作中大胆实践、勇于探索，不断提升管理的效率和质量，为我国档案管理工作的可持续发展夯实基础。

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（作者简介：汪啸，本科，吉林省大安市财政局，初级管员。）