浅析大数据视野下档案管理思维方式的转变

肖瑞芳

【摘要】基于大数据时代背景，对档案管理工作提出了许多新要求，明确指出事业单位应及时转换档案管理工作思维。为了能更好适应这一变化，档案管理工作需要紧跟时代发展潮流，结合工作开展情况，及时转换档案管理思维方式，以此解决现存的档案管理问题，促进事业单位档案管理工作的健康发展。基于此，下文主要结合笔者近年来工作经验，对大数据视野下档案管理思维方式转变进行研究。

【关键词】大数据 事业单位 档案管理 思维方式

要想开展好大数据背景下的档案管理工作，管理人员必须要挣脱传统工作理念的束缚，站在长远角度制定符合发展需求的档案管理战略计划。下文主要以大数据的概念解读为切入点，深度剖析了大数据视野下档案管理工作的机遇与挑战，对针对档案管理思维方式的改变提出几点建设性意见。

1.大数据概述

根据维基百科的定义，大数据是指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合。大数据技术的现实意义并不在于具备不可计数的数据信息，而是对含有研究信息的专业化处理。简单的说，若是将大数据比作一种产业，那么这种产业实现效益最大化的关键在于提高自身对数据的“加工能力”，通过“加工”实现数据的“增值”。基于大数据的指导，管理人员将对档案信息进行整合处理，挖掘更多具备研究价值的信息，以此构建更具价值性的数据资源。

2.大数据视野下档案管理面临的机遇及挑战

随着大数据时代的到来，为事业单位档案管理工作带来空前的发展机遇与挑战。考虑到档案管理工作主要是收集、存储档案资源，为单位经济发展提供更多具备参考价值的数据，档案管理人员必须要扩大数据管理范围，逐一核查数据信息的真实性，保存与管理好数据资料，从而保证档案管理工作的质量。随着时代的发展，经济交往的愈发密切，信息数据出现爆炸式增加，过去传统的档案管理系统已经无法满足数据资源的处理需求，当前社会环境对事业单位档案管理工作提出了巨大的挑战。大数据技术的应用也为档案管理工作带来影响，时常会出现数据残缺、泄露、被改写的情况。从现阶段档案管理工作开展情况来看，具备丰富工作经验与专业技能的人员数量严重不足。加之档案管理工作涉及到的内容比较多，工作量十分庞大，对档案管理人员的抗压能力也提出了更高的要求。由此可知，大数据视野下档案管理思维方式的转变研究势在必行。

3 大数据视野下档案管理思维的转变

3.1 档案服务网络化思维方式。受到传统档案管理理念的影响，许多档案服务工作没能满足社会大众的需求，为了解决这一问题，提升大众对此工作的认可，档案管理人员需要在实际工作中，及时构建服务网络化思维。从本质上分析，服务网络化思维具体是指借助对大数据处理技术的巧妙应用，将现有档案数据资料与潜在的数据信息进行挖掘与收集，从而不断提升信息服务能力。在对大数据技术进行引用过程中，档案管理人员需要数据收集及存储转变成数据的深层次挖掘与解读，并依据用户的实际需求推荐相关数据，从根本上革新资料查阅形式，以此不断降低档案信息服务过程中不稳定因素的出现概率。此外，人事单位的档案管理部门的领导需要及时落实推介式服务，简单的说是指在海量数据及现代化科技相融合的基础上，深度挖掘档案资源的前瞻性与精确性，从而不断提升档案利用率。基于大数据时代背景，档案管理工作逐渐向多元化发展，在实践工作中变得更加开放，将企业及用户个性化需求指导方向，推行智慧型网络化服务。除此之外，档案服务工作也将逐渐优化成为数据服务，为了更快达成这一目标，档案工作人员将对现有档案信息资源实施管理与分类，并为更好实施发展战略莫定扎实基础，大力构建档案智慧分析库，为用户提供精准的档案数据服务，从而全面满足用户的个性化数据需求。

3.2 档案管理信息化思维方式。在当今档案管理工作中，对信息化管理思维的界定，大多是指在实践工作中以信息化的角度分析问题，巧用现代化处理手段解决遇到的问题，为日后开展档案管理工作莫定基础。在开展档案管理工作中，实施档案信息化建设早已是必然方向，而数字化档案信息库的构建作为建设工作的重中之重，最为常见的做法是借助数据压缩技术，对单位内部所有数据资料进行筛选，应用高速扫描技术逐一甄别信息的真伪。与传统的档案管理工作相比，将最初的纸质资料转换成电子档案，不仅能减低资源耗损，还能减轻档案管理人员的工作量，为实现数字化档案信息管理莫定基础。在实际工作中，采取数字化管理形式存储各项数据资源，利用网络这一途径传输数据资料，不仅充分发挥信息化管理的工作優势，还进一步实现了档案信息的在线共享。基于此，档案管理人员需要提高对档案信息数字化建设工作的重视，以实现档案信息数据资源建设，不断扩大档案管理范围，为数据化档案服务奠定物质基础。

3.3 档案信息共享性思维模式。从现阶段档案管理工作开展情况来看，数据资源共享工作并不理想，存在部门间数据信息流通不顺畅的问题，尤为显著的便是孤立数据与分散链接现象，为数据共享造成了极大影响。基于大数据时代背景，为了能够使档案信息资源管理工作能顺利执行，必须要及时构建数据资源共享平台，简单的说是指以建设数字化档案数据为前提，立足于全国范围共享数据资源，积极推行新技术的应用，依照法律透明化处理档案数据，以此不断提升档案管理能力。此外，档案管理工作人员还需要重视网络的构建，第一时间将档案信息公开到互联网上，使全国各地的用户都能享受到档案信息服务，不仅能提升单位经济效益，收获更多用户群，还对实现档案信息资源共享具有深远意义，无形中发挥出档案信息资源的作用。

结束语：综上所述，大数据为档案管理工作提出了更多的标准，为了保证档案管理工作能够顺利实施，需要及时转换工作人员的档案管理思维方式，创新开展档案管理工作，从而促使档案管理创新发展。

参考文献：

[1]吴丽丽.大数据时代档案管理工作的变革与创新[J].环渤海经济瞭望，2018（01）：172.

[2]张莹光.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].知音励志，2016（23）：296.

[3]姜亚超.基于大数据思维的档案管理工作研究[J].兰台世界，2016（08）：29-31.