人事档案如何更好地发挥作用

衰野

【摘要】人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、作风品德等个人情况文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。从人力资源开发与管理的角度来看，人事档案又是社会公共信息非常重要的一个组成部分。本文主要针对人事档案如何更好地发挥作用进行分析和讨论。

【关键词】人事档案；管理；档案材料

如何更好地选人用人，充分发挥人才的主动性、积极性、创造性是关系到我们事业成败的大事。让人才在适合的工作岗位上发挥应有作用，人尽其才，才尽其用，使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势，促进入力资源的有效配置。

一、人事档案的利用现状

人事档案是以个人为单位，通过收集、鉴别、整理、立卷、保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的文件材料的总和。个人的转正定级、职称申报、各种保险的办理以及出国、考研等有关证明的开具都会用到人事档案。同时，人事档案一直被认为是一种重要的信息载体，随着各项档案法规、方针、政策的宣传、贯彻和执行，特别是将档案管理水平纳入对单位工作的重要考核内容之一以后，上至各级领导，下到单位个人对档案更加重视。人事档案由专职人员管理，其待遇和社会地位均有所改善。按常理说，诸多因素的改善，理应大幅提升人事档案的利用率，然而，实际的情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在单位选人、用人中的参考作用不是日益加强反而逐渐被弱化；保存和管理人事档案的人力、物力投入不断提高，而利用人事档案的人次和卷次仍然很低。

二、人事档案的分类

市场经济的发展，增大了人事档案的管理与使用范围，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。关于材料的分类在人事档案中，材料的分类包括两方面的含义，即档案种类和卷内类别的判断。

（一）档案种类的判断

在归档之前，档案人员首先要对收集的材料进行判断，看其是否属于人事档案，注意不要把属于文书档案（如干部任免通知、请示报告、来往函件等）、纪检档案（如案件审理过程中的请示报告、调查报告、旁证、检举材料等）、业务档案（如个人的著作、论文、译文、创造发明的总结等）及其他类型档案的材料归人人事档案。

（二）卷内类别的判断

人事档案卷内材料的分类，一般情况下按材料的名称“对号人座”，归人相应类别即可。但也有例外，有些材料的名称与内容并不相符，若按名称归类则有可能给以后的利用带来不便。

三、人事档案如何更好地发挥作用

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料，是考察、使用干部的重要依据，是解决工资待遇、落实离退休政策以及总结经验教训的重要凭证。

（一）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属于归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

（二）提高人事档案管理质量

随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。同时，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性，从而全面提高人事档案管理质量。

（三）实施动态管理

人事档案的内在特点限制了它的利用率，然而人事档案的保存价值并不与其利用成正比。如上文分析人事档案利用率低反而印证了社会的稳定、和谐，是正常现象。同时，作为我国人力资源管理的重要手段之一，人事档案在社会生活中无论对个人还是对集体、国家都发挥着不可替代的作用。这就是人事档案的保存意义所在。因此，作为人事档案管理人员，要正确认识人事档案的自身特点，转变以利用价值论保存价值的观念，借助当下档案管理发展的有利条件，掌握现代管理手段，提高工作效率，认真做好人事材料的收集、整理，保证档案内容的真实、完善，改变人事档案内容千篇一律，缺乏个体差异的现状，及时更新人事档案内容，使人事档案不仅能真实记录一个人的成长历程，也能够全面地反映一个人当前的业务水平，工作状况，业绩创新能力。在人事档案内容更新手段和动态管理上寻找人事档案管理的突破口，以便最大限度地发挥人事档案的保存价值。

（四）提高档案管理的信息化

对人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方法进行，这两种方法均是有一定科学性，但用记起来费时，用起来繁琐，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为了提高档案管理水平，可以采取计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利于计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

四、結束语

档案管理部门和档案管理人员应当树立服务理念，充分利用信息平台和现代先进设施逐步提高档案管理水平，为托档人员提供优质服务，提升档案管理部门的自身形象，促进入事档案管理事业进一步发展。

参考文献：

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