关于开展优化、细化、简化流程的研究

张晓智

【摘要】由于国内的市场环境、政策环境等因素的影响，我国企业长期处于传统采购模式，更加关注订单跟踪与监督以及采购价格谈判等方面，没有形成整体性、规划性以及长期预见性，经常将采购活动视为短期性经济活动，致使采购管理已经成为企业管理中十分薄弱的环节，严重影响企业效益以及企业管理水平。

【关键词】优化；细化；简化

一、有研究表明，采购和供应环节的费用占总成本的比重越来越大，降低采购成本已经成为了企业盈利的一个重要手段

（一）研究背景

神华准格尔能源有限责任公司成立较早，期间陆续采购的设备大多已使用多年，超出保修期限，因而目前有大量的设备备件和材料需要采购。原有的采购管理是作为后台支撑仅为了完成购买行为而简单存在，随着公司的不断发展，采购工作出现了效率低、成本高、进口备件到货周期长等问题，已经不能满足公司的发展，削弱了公司的市场竞争力，因此将采购管理上升到关乎全局的战略层面是企业迫在眉睫的任务。

（二）研究意义

按照准能集团公司董事长杨汉宏2016年5月12日在物资供应中心调研所做的工作安排，物资供应中心迅速召开专题会议，对课题研究进行部署，成立工作小组，制定了《物资供应中心完善管理制度、优化业务流程工作的实施方案》，开展了优化、细化、简化流程的研究工作，要求对物资管理方面的全部业务流程进行认真细致的梳理，通过梳理找出业务流程中存在的问题，并提出修订完善意见，最终达到简化流程、依法合规、缩短采购周期、提高采购效率、降低采购成本的目的。

二、梳理业务流程及查找问题

2016年6月，物资供应中心组织相关业务人员对神华集团以及准能集团下发的并正在执行的各项物资管理制度进行重新讨论，充分征求意见，了解制度在执行过程中存在哪些问题、制度是否具备可操作性及合理性。并结合《神华准能集团内部授权体系》进一步进行分析研究，目的在于找出影响采购效率、制约采购周期的原因。目前物资供应管理制度共有57个，涉及采购周期的业务流程共有14个，对此我们进行了全面细致的分析与研究，在分析管理制度、梳理业务流程的过程中发现的问题如下：1.部分制度缺失；2.业务流程存在多余的节点，致使业务审批周期长且不顺畅，影响工作效率；3.业务流程缺失，直接影响业务的顺利进行；4.业务流程与管理制度不匹配。这些问题严重制约了物资管理业务的顺利进行，致使采购周期延长，工作效率降低。

三、物资采购流程优化原则

梳理业务流程发现的问题，在整个采购流程中存在着许多没有价值的活动环节。随着企业的不断发展，在企业内部供应链管理中，采购物资的成本、质量、到货及时率、服务效果成为衡量企业核心竞争力的主要标准。通过采购部门的合理采购降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，实现整体供应链效益最优化已经成为了企业发展的重点。

（一）系统性原则

采购流程只是供应链整体流程中的一个环节，当对采购流程进行优化的过程中，应充分考虑到对其他流程的影响，不能够只是头痛医痛，腳痛医脚，这样只能解决眼前的问题，随着企业的发展会接连不断的出现新问题，问题无法得到根

治。流程优化过程不仅需要考虑企业的现状，还需要考虑到与各部门或与外界的配合。充分考虑供应链整个流程与参与部门的影响，以实现供应链效益最大化为目标，对采购流程进行合理优化。

（二）简洁性原则

为了提高采购效率，删除多余环节等没有增值作用的活动，简化信息沟通等重复活动，整合分解后的各项流程活动，实现缩短采购流程，提高采购反应速度，将采购人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，考虑如何实现最优采购效果。

四、物资采购流程优化

（一）增补管理制度，实现物资全方位管理。

新增管理制度两个，分别是《神华准能集团公司已领未用物资管理办法》及相关业务流程，《神华准能集团公司物资供应中心账销案存资产管理办法》及相关业务流程。以上两个管理制度规范了已领未用物资、报废物资的管理，明确了管理职责、考核标准、领用流程。

按照公司统一要求组织各部站制定了《物资供应中心内部事权手册》及对应审批流程图，明确了起草人、审核人、审批人及其审核审批内容，同时制定了标准审批格式及审批内容模板。做到各项业务有审批流程、各审批节点有工作内容、各工作内容有责任划分、各项业务有标准格式。做到了制度流程化，流程标准化，标准统一化。

（二）优化计划审批，提高采购合理性

为了提高计划的前瞻性、准确性、严谨性，从原头上降低储备资金的占用。对计划的审批节点进行了梳理。由原流程：3个流程节点，紧急计划1个工作日；月度7个工作日（9天）；季度7个工作日（9天）。调整为现在的流程：（季度、月度、紧急计划材料、配件计划金额在200万元（含）以上的计划审批）12个流程节点，巧个工作日（21天）；新流程增加9个流程节点，增加公司业务部门审批和公司领导审批。

（三）优化采购流程，减少多余节点

充分授权、简化流程，缩短自采物资平均采购周期，对于影响采购周期的各个审批环节进行了分析，对其中计划金额在30万元以下、30-100万元、100-200万元、200-1000万元、1000万元以上的物资采购流程进行了梳理和优化。缩短每个流程节点的处理时间，取消了SRM系统里合同审批中经营管理部审批流程，取消了ERP系统里采购订单审批中的业务员审批节点，取消了ERP系统里采购订单审批中的经营管理部审批节点。通过优化以上业务流程；平均缩短采购周期巧.53%。另外30万元以下物资取消采购方案和采购结果审批，以会议纪要为采购依据，通过该项业务流程优化缩短采购周期4天。同时在OA系统合同签订流程规定了每个环节的审批时间，每月进行考核，对于超时合同进行月底通报，并建立了绩效考评制度。有效的绩效评价制度是衡量流程优化工作是否按预期目标进行的准则，也是考核和奖励的基础，用流程的输出结果来衡量员工的业绩，这样执行的好处是员工的自身利益与整个流程推进有密不可分的关系，员工不再只管自己的一亩三分地，而忽略或轻视与他人的协作配合，有助于员工大局意识的提高，促进了部门之间、人员之间的良好协作。

（四）完善管理制度，提高执行力

对于梳理过程中发现的流程不合理、制度操作性不强等问题进行了逐步解决，对于《准能集团公司内部授权手册》中不合理的部分进行了修改，共修改内部管理授权手册13项，修改内容为审批金额、批准入、业务内容等，其中物资寄售管理3项；材料配件采购、设备采购、库存物资销售管理4项；劳保采购管理3项；库存管理1项；神华集团集采合同管理2项。对于梳理过程中发现缺失的内容进行的新增，共新增内部管理授权3项，分别在物资寄售管理、材料配件采购、设备采购、库存物资销售管理、劳保采购管理中增加了200万元（含）以上材料、配件、设备采购项目，招标后的结果审批；招标后为竞争性谈判，单一来源洽谈的结果审批。

（五）转变思路，优化采购模式

2017年物资供应中心对神华宝日希勒能源有限公司和神華包神铁路集团的采用框架协议采购模式进行了调研，通过调研，了解到框架协议采购有如下优势。

1.缩短采购周期。采用框架的形式明确了供应商和物资单价，在一定时期内不需要进行每单采购和重复采购。

2.降低采购成本。由于采取框架协议采购供应商比较稳定，采购品类丰富，采购数量较大，签订框架协议的供需双方可以建立长远的合作机制，从而可以提高议价能力，降低采购成本。

3.降低储备资金占用。框架协议下的物资无需进入采购单位库房，使用单位提出需求后采购部门可直接下达订单给供应商供货，减少了中间的采购环节和时间，从而可以实现准时化采购，这样不仅有效提升了企业市场反应能力，还降低了库存成本。

4.转变管理模式。传统采购模式下，采购管理注重对内部资源的管理，追求采购流程的优化、采购环节的监控和与供应商的谈判技巧，缺乏与供应商之间的合作。而实行框架协议采购后，大大节约了工作时间。采购人员也可将精力集中在供应商管理和物资管理方面，采购部门业务也由采购操作向采购管理转变。

5.与供应商实现长期合作与双赢。在传统采购模式中，企业与供应商之间沟通较少，相应的信息更新、反馈都不够及时，企业与供应商之间在建立长期的战略合作方面存在着较大的困难。而框架协议采购是一种战略采购模式。供应商为了能够长期供货和获得更多任务份额，不但会按协议要求时间、质量供货，而且还会在合同外附加服务方面做出许多让步，增加物资本身附加值。这样企业慢慢会与一些供应商建立基于共同价值诉求和利益合作机制基础上的战略伙伴和“双赢”关系。

总体来说，按照材料备件的品类和属性来选择框架协议、寄售和采购合同等不同的采购模式，既能够提高使用单位计划的前瞻性、准确性，又能起到优化库存的作用。同时有利于缩短采购周期、降低采购成本、减少储备资金、避免重复采购；有利于提高供应商合作共赢的积极性，提高产品和服务质量。

五、建议

1.建立招标文件会审机制。向准能招标领导小组会提出建议，参照神华集团模式，准能物资供应处编制采购招标文件后，组织工程公司项目经理、使用单位代表、公司职能部门和相关专家（如有必要）集中会审定稿，经会审一致通过后不必报招标领导小组会审批，直接委托招标，会审后仍有异议的，再报招标领导小组会审议。

2.优化准能集团内部审批流程。向准能招标领导小组会提出建议，参照神华集团模式，准能集团招标领导小组会只审批单包100万元以上的非公开招标采购方案，经会审一致通过的招标方案可直接委托招标。

优化、细化、简化流程的工作只是告一段落，还远远没有结束，物资供应中心将把这项工作作为一项长期的任务来抓，目前物资管理的各项规章制度、管理办法还存在缺失和不严密、不细致等问题，管理流程还有很多不完备、不顺畅的地方，还需要在今后很长一段时间进行修订和完善，在下一步的工作中物资供应中心将进一步健全和完善各项管理制度，做到以制度促规范，使物资采购业务更加规范高效。

通过优化、细化、简化流程最终实现采购效益与采购及时率的“双提高”和采购成本与小额度合同采购“双降低”的效果。