浅谈当前人事档案管理工作面临的问题及应对

辛燕

人事档案工作是个人职称评定、职位晋升、表彰奖励和责任追究的重要依据，也是一个单位记录发展变革、工作开展的有力证据。良好的人事档案管理可以为今后的工作提供宝贵经验。将人事档案工作做到细致入微，更能激发单位广大干部职工的工作积极性，促进公平公正工作环境的形成，保障单位工作稳步推进。

一、现阶段人事档案管理工作存在的问题及原因

（一）对人事档案管理工作重视程度不够

人事档案管理工作因其繁琐、复杂的工作特点，管理起来费时费力，尤其是工作任务重、人员信息多的单位，往往很难做出成效。相对于單位的主要业务，人事档案管理工作难以引起领导和职工们的重视，这将导致很多不利后果，形成恶性循环。一方面，干部职工在填写信息时不严谨，消极应付。档案内时间、期间冲突，逻辑关系混乱等现象时有发生。增加了档案管理中核对、审查、认定等原本可以省略的工作量。另一方面，干部职工档案上交不及时，造成归档拖拉、档案不完整等问题，久而久之，各类问题叠加，使得人事档案管理工作愈加困难复杂。

（二）人事档案管理工作缺乏有序制度

一是每个单位对材料填写内容要求不同。例如职工档案中的“三龄一历”的填写，有大量前后依据不一致的问题存在。阴阳历、推算工龄与实际工龄、全日制学历与在职学历等常被混淆。二是档案材料填写格式不同。各单位所做的表格模块，在名称、排版上有较大出入，在涉及不同单位间较多档案变动时，针对本质相同的材料要花费更多精力去分类归档。三是档案管理未形成闭环式管理程序。材料的提报、初审、复审、保密性审查、存档等工作需要环环相扣，责任压实到人，在日常工作中缺乏有序制度和监督，落实往往不到位。

（三）人事档案管理设施不完善

档案管理设备的应用，体现在档案的查阅和档案保管两个方面。档案管理工作的复杂，多来自于档案资料数量巨大，随着工作的推进和人员的变化，档案资料呈现出激增的趋势，而现代化的信息设备缺失，只依靠人力去完成资料存档、查阅等工作，不利于提升工作的精确度和工作效率，造成人力资源的浪费。因长期以来的技术问题，现如今的档案还多为纸质版资料，纸质档案的保管对环境提出了更高要求，防潮、防虫、防火等需求，继续高科技设备来满足。

（四）人事档案管理人员综合素质有待提高

一是档案管理工作的人员构成老龄化。档案管理工作枯燥、进步空间小，难以受到年轻人青睐。人员构成老龄化中，普遍存在人员学历不高、所学专业不对口等问题，不能做到专人专管。二是继续教育后续动力不足。由于人员构成的客观存在，管理人员多凭借多年经验开展工作，没有踏踏实实进行继续教育，面对科技飞速发展的时代，掌握计算机、数字化设备的能力不足，不能满足工作需求。三是工作积极性不高。档案管理工作长期不受单位领导重视，有过于费时费力不见成效，会使得工作人员积极性受到打击，甚至出现消极怠工、推脱责任等现象，对待工作的责任心下降。

二、对提高人事档案管理工作质效的几点建议

（一）加强引导，提升重视程度

一是多项领导沟通、汇报档案管理工作进度和工作重点难点，让领导了解并更加深刻地了解档案管理工作的重要性。形成自上而下的有力工作支撑，从而推动档案管理工作良好发展。二是增加宣传渠道。通过通知公告、宣传栏、宣讲会等多种形式，宣传档案对个人及单位工作的重要性，号召大家积极配合档案管理工作，以案例通报等形式，提醒广大干部职工重视档案归档、整理、和按流程查询等方面的工作。

（二）梳理流程，形成规范制度

一是填写标准。从更高层面制定统一的书写规范，将最大限度降低档案出错率，对老旧档案的审查也应尽快统一口径，减少因制度变更而增减的档案整理次数。二是理顺档案管理思路，尽快根据单位发展战略制定档案管理信息化总体规划。结合近期与远期单位档案工作，形成流程化工作制度，促进单位工作有序开展。三是建立档案管理工作的监督制度。不论是对档案的填报还是档案的日常管理，多组织“回头看”，查摆问题，及时发现档案管理工作中存在的隐患。

（三）做好调研，完善人事档案室设备

对于纸质版档案，根据档案室具体情况，设置防盗、监控、干湿器等设备，保证珍贵的纸质版材料完整。对于现代资料，多应用电子信息化设备，通过扫描等录入系统，保留电子版和纸质版两套材料，既有原件可供核对，又有电子版方便查询。对档案的查询需要运用到先进软件，将档案形成电子版书本化管理，通过姓名、身份证号等可快速找到本人档案，实现触摸屏翻阅等高科技查档方式。

（四）狠抓教育，提高从业人员综合素质

档案管理工作的逐步精细化，对档案管理人员的综合素质要求越来越高，在继续教育中要多增加人事审批、工资薪金、学历学制、党建管理、奖惩和晋升等各项制度的专项教学和计算机等多媒体运用的课程。针对工作积极性不高、责任心不强等现象，除了增加考评机制外，必要的党性教育不可缺少，通过三会一课等方式增强档案管理人员的担当奉献精神和使命感，从而更好的完成工作任务。积极吸收新鲜血液，招收对口专业的毕业生，用专业的人做专业的事，既能让人才学有所用，又能激发档案管理工作新的活力。

（作者单位：山东省日照市公路管理局）