事业单位档案资料管理措施研究

钱敬仪

摘 要：事业单位是不以不营利为目的，提供教育、科技、文化、卫生等非物质生活性质的社会公共服务组织，在开展过程中牵扯到社会的各行各业，产生大量的文字材料。如何将繁杂的资料信息进行合理的档案归档、分类、储存，是我们所需要关注的主要问题之一。

关键词：事业单位；公共服务；资料信息

前言

档案资料是对工作中事件过程进行文字、图像等的记录和保存，是社会现代化进程决策不可或缺的依据。特别是事业单位，“为人民服务”是其区别于社会普通企业的以盈利为目标的社会公益服务组织的显要主体意识，更显社会发展价值。随着社会经济和科技主体的发展，以往对档案的保存也逐渐从实质性的纸质文档开始转变为以电子数据为依据的系统网络信息化管理收存，但在对其进行信息化技术的使用和发展中，如何对社会信息化程度高的档案文献进行高效率、可持续、高分类的档案工作管理提出新的挑战：如：在运行期间上属传达任务多、涉及内容复杂、资料收集范围大；进程当中的透明化程度低、隐秘性高；在对其进行了解和对其平时工作进行检查，需按照规范要求进行逐个资料获取、审查等这些工作量大、过程繁琐的环节等多种影响因素，也在无形中加重档案管理的工作量是工作时间。也在此基础上对其档案工作管理的优化和改革也逐步成为相关从事人员的开始谈论、探究、分析的问题。

一、在事业单位中档案管理工作的意义

事业单位在工作开展中会因对接不同的行业群体和个体的相关内容资料涉及较多，也对在此过程中对这些档案的保存和整理的数据资料提出了更多的要求；现今的事业单位运转过程中很多材料都具有隐秘性，缺乏透明化与共享化，而对事业单位来说，资料档案完成程度与质量同事业单位的工作水平之间存在密切的关联。在此新形势的驱动下，依照当前的管理思想档案管理程度也间接反应事业单位整体的管理程度，以传统档案管理的基础上将基层的档案进行灵活化、创新化、实用化的档案管理革新，也成为深化基层失业單位在长远发展的路径新规划。

二、事业单位档案管理过程中的现状和优化措施分析

在现今的事业单位的档案管理中，由于发展进程的快速发展，使其在管理模式的资料收集、整理、归档过程中逐步向电子信息化方向发展，近年来，事业单位在对其档案管理模式的探究和转换中，由于前期长期使用纸质档的文件资料保存和查阅，使相关的业务服务能力较差、案卷质量不高，与各类档案的细则内容不能很好的相容相辅，但在引用现代化电子信息技术后，其档案管理系统在设置建设上的机读、信息系统和网络建设运维网都因各个事业单位部门接触范围和领域不同，使其在档案管理的应用建立机制当中无法统一其文档分类、归类、、搜索机读等的统一管理机制；使在管理的规范、服务和共享上受到影响；系统软件在传输、移植上无法将各地区、单位、部门之间的加强相互在档案信息资源的共享，也在一定程度上降低了区域性经济政治的发展和影响。

目前，担任相关档案管理工作的从业人员大多都是由刚从学校走向社会的应届毕业生担任，相对于在校期间所学习接触到的理论知识，实际实践的过程中对其材料的管理和利用的思维理念都存在模糊的认识和了解；使实际的工作过程中对进行收集、整理、归类的电子信息档案中出现错误的分类和档案的遗失，从侧面也反映出来源广的人才集中培养过程中，大部分档案人员现代技术水平较低，其中还存在现代文盲现象，所以在需要的人才的考量不仅仅是能对计算机系统进行熟练操作的人员，还要对档案、信息处理的复合型现代高科技人才的引进和后期不断培养的综合型因素进行考虑。

面对经济社会发展的新形势和产业结构调整的新任务；在保证事业单位资料档案管理工作有序开展的前提下，通过岗前培训、岗位培训等方式方法提升相关从事人员在其领域范围里的专业水平和自身素养。各省也在相应的省情下努力细化、深化工作的措施中，因以全面发展各省事业单位档案管理现代信息化提出更高的目标和实行标准，这对于相关岗位的工作人员来说，是在熟练运用电脑操作过程中在其领域的专业水准和相关能力上能顺应我国的政策上的方针方案，使其的工作能对事业单位的档案管理工作起到积极的引领作用。所以单位在对其的选择，注重人才基础素质质量上选取专业化运用更为熟练的人才，在人员上岗前期对其进行专业培训，是从事相关工作的人员具备独立观念、树立职业责任感，在干干人员从事工作中能通过对资料的接触自觉、自省、自查自身，来保证资料在收集、管理上的全面、及时并不存在遗漏和错误；落实实际工作，有效记录各个层面部门管理人员的意见、建议，以科学严谨的态度和积极的情绪投入工作。

各类事业单位档案部门在积极领会《意见》精神，深入贯彻落实《意见》实质，积极探索档案管理工作的新思路、新模式、新途径的档案机构的建设上，相关从事人员需清楚的认识到自身在此环节过程的责任，也是有效开展档案管理的基础。唯有清晰认识自身应该怎么做、做什么，才能在改善档案管理模式上做到有针对性、有方向性的发展目标。即对相关项目的图表、资料进行整理，对计划中的图纸、表格、文件等进行分类留存；使日常工作计划的制定及审核检查，能在最快的时间效应里对相关工作情况及檔案记录进行检查；依照有迹可循的活动资料档案对未来的预判提供参考；在交流讨论的过程中，做好相关记录的保存，在进过相应的批示文件后穿越过程的出借记录也是保证资料数据不遗失、泄露。

对支持社会规范的多种力量参与进行档案事务的管理，完善各类档案的接收、征集流程，尤其优化事业单位档案管理的基础上，加强在民生、经济、文化和社会领域及各级各类重大事务活动的档案管理，依据其项目特点：对其平时工作内容；相关文件数据的整理与归纳；人事管理制度等。依据事业单位对资料档案管理的标准，做到事业单位从业人员，不进行资料与档案私自查阅；不随意透露相关的文件与机密。如遇工作需求，需要经过相关部门和领导的同意进行查阅，并做好查阅记录。保证在使用现代信息化技术后，做到快速查阅、保存安全；通过内部的自主探究和完善，制定出最适合事业单位的档案管理模式，使其在为人们提供快捷、高效的档案利用服务，能更好地维护党和国家及人民群众的根本利益。

三、结语

对事业单位的日常工作中档案管理工作中，文档的管理程度需通过有效的管理措施的改善，积极探索现代信息化发展方向及其系统使用功能，不断完善、提高自身在档案工作管理中的职业素质和职业道德；敢于尝试、勇于创新，利用现代化信息技术，完善事业单位档案管理的制度。只有在实际的工作过程中不断探索和思考，才能在时代高速发展的情况下，使档案管理工作在其事业单位的全面发展中有效、紧密的拓展其服务社会范围和领域。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）.

[2]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013（04）.

（作者单位：中共东城街道教育工作委员会办公室）