湖北省高校档案馆网站调查分析

文/武汉理工大学档案馆 唐博

本文参考新浪网教育频道的高校库，湖北省本科以上高校68所，其中23所高校建有独立的档案馆网站，占比为33.8%。根据不同的办学层次，选取其中8所高校，其中“一流大学”建设高校2所：武汉大学、华中科技大学；“一流学科”建设高校2所：华中师范大学、中国地质大学（武汉）；省属及其他高校4所：湖北大学、武汉轻工大学、湖北第二师范学院、武昌首义学院，对其进行量化分析和对比研究，总结出湖北高校档案馆网站的发展现状和趋势，剖析问题并提出建议。

一、测评指标和数据分析

表1 测评指标和分值权重表

（一）湖北省高校档案馆网站调查分析结果。依据确定的评价指标，笔者对8所高校档案馆网站进行量化分析，从结果来看，调查分析对象中双一流建设高校档案馆网站建设相对较好，而省属高校及其他高校还有很大提升空间。以下是笔者根据所设指标及权重对8所高校档案馆网站的评分，见“表2”：

表2 8所高校档案馆网站测评得分表

网站名称 形式指标内容指标功能指标 总分湖北第二师范学院档案馆（http://dag.hue.edu.cn/?q= index） 9 13 21 43武昌首义学院档案馆（http://dag.wsyu.edu.cn） 5 13 13 31

（二）评价结果的分析。形式指标方面。除武昌首义学院得分较低外，其他院校都获得了不错的得分。武汉大学、华中师范大学、中国地质大学（武汉）的档案馆网站美观协调，易于操作，时效性好，有多媒体资源展示。内容指标方面。8所高校得分差距较大，大部分高校的档案馆简介、机构设置、职能、政策法规、业务动态比较齐全和完善，但在校史变迁、人文档案、馆藏资源、多媒体资源等特色内容板块建设力度不够。武汉大学、华中师范大学、中国地质大学（武汉）3所高校档案馆网站对特色内容建设较为重视，其中中国地质大学（武汉）档案馆网站的校史变迁、人文档案、多媒体资源较为丰富和完善。而湖北第二师范学院和武昌首义学院在内容指标方面得分未超过15分，湖北第二师范学院在二师风采板块全部空白待建，无法获悉机构沿革、人文档案、多媒体资源档案等具体信息。武昌首义学院档案馆网站多处正在建设中，工作动态内容更新滞后，档案馆简介和机构设置及职能不全，多处为空白待建。

功能指标方面。调查发现大部分网站注重宣传功能，各网站新闻公告和工作动态的数量差别很大，多的达到299条，少的仅有3条。笔者认为网站是宣传展示的窗口，可以依据网站定位合理利用这个宣传平台。8所高校中只有武汉大学、华中科技大学、华中师范大学、湖北第二师范学院提供检索查询服务，其他只设置简单搜索栏甚至没有任何检索查询功能。除华中师范大学网站外都未设置留言、在线答疑、档案论坛，说明都不重视交流互动服务。各网站提供的下载资源基本为表格，而且资源较少，说明目前纸质档案数字化、电子档案资源库建设不受重视。另外，各网站均有空链接、无效链接的情况出现，说明对网站维护不够及时。

二、湖北省高校档案馆网站建设的建议

（一）转变观念，重视档案馆网站建设。高校领导和档案工作人员都要转变观念，不可停留在纸质档案的传统利用方式上，要认识到纸质档案数字化和加强电子档案资源库的建设和利用的重要性。少数网站的内容不全，服务功能偏弱，维护不及时，偏离了网站建设的初衷。这些情况说明大部分高校还不够重视档案馆网站的建设和维护。

（二）完善功能，提供高质量服务。网站不仅要提供丰富的内容，还需要提供高质量的服务，要注重网站的服务功能建设。档案在线检索功能、服务咨询、相关下载等是重要的服务平台，但大部分高校档案网站未提供档案在线检索服务。加强档案网站的在线服务功能建设，改变传统手工、被动的服务方式，能够提高服务效率和质量。因此加强服务功能板块的建设，能够较好地与利用者交流互动，提供必要的服务，增强亲和力和体验感。

（三）建设队伍，完善网站设计。档案馆网站的建设需要掌握档案知识、计算机知识、网站技术等的复合型人才，笔者认为可以通过引进和培养进而得到所需的复合型人才，建设一支专业队伍。档案馆网站建设时需要注意文字、图片、视频的选取，同时，完善基础服务，如设置站内搜索栏、网站地图、设为首页以及英语等外语版式。档案涉及保密，因此要加强网站安全建设，防止病毒和黑客入侵，但也要把握档案信息开放和保密的尺度，最大程度提供便利的服务。

三、结语

本文的调查分析是针对湖北省高校档案馆网站建设发展和现状的学术层面的相对性分析，所设指标和权重是动态可调整的，还需要不断完善。高校档案馆要紧跟信息发展大局，利用档案网站平台发挥资源优势，实现高校档案电子化、网络化的需求，提供更好的服务。