电子档案凭证作用生效分析

姜玉辉

摘要：当前随着信息技术的发展，其已经越来越多地渗透到电子信息技术领域了，这给档案管理工作带来了一系列革新，从旧有的纸质档案管理方式向电子化进行转变。对于一个国家或者地区来说，档案管理工作起到的作用非常明显。但档案自身存在一定程度的凭证性，但也就是这个特性直接决定了电子档案在发展中还要经历一些波折。电子档案关于凭证性方面的内容近年来仍然没有给出一个明确的解释来，所以应该对其生效进行讨论，这样才能确定电子档案自身存在的凭证作用。

关键词：电子档案；凭证作用；生效；分析

当前随着档案向电子化发展，给档案工作带来了很大的完善，旧有的档案管理工作的弊端也相继得到了改善，过去存在的档案保存和整理工作中的难点都或多或少的达到了解决，让工作效率得到了有效的提升。但是当前电子档案在发展中也出现了一些瓶颈，那就是凭证作用，电子档案的凭证作用一直以来都是相关部门和管理人员重点关注的对象。电子档案对于每一个地区、社会乃至于国家安全都具有很重要的作用，所以我們应该正视其凭证作用。

一、相关法律基础

（一）通过国家档案局在2012年颁布的《电子档案移交与接收办法》中第二条规定，“电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”该定义从电子档案相关的技术形态、来源和价值等方面进行分析定义，而在后期修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》标准中，对于电子档案的定义表述成具有一定的凭证作用、查考和保存价值并归档的电子文件的集合。从定义上来看电子档案由后期的归档操作形成，通过相关的关键环节将电子文件转化成电子档案的形式，再由移交至档案馆，并由档案馆分类再通过相关单位进行接收。

（二）根据我国对于相关电子数据的法律条文规定，电子档案在形成时要符合多方面要求进行规范，其一要保证电子档案的完整性，其二就是对于电子档案的可靠性进行要求。完整性是指其完成内容的完整性以及在完成过程中的完整性，内容的完整性体现在，其内容描述特定的事件、对其时间、内容、人员以及结果的相关材料的完整。过程的完整性是指设计的中间过程环节，具体的流程等相关信息的完整，并对档案的处理活动的形式进行一定的信息保存。

（三）可靠性的要求体现为电子档案形成来源的可靠和保存管理的可靠，具体表现在电子文件归档和电子档案管理制度设计的可靠性和系统实现的可靠性。制度设计的可靠性要求各立档单位和各档案馆应当按照文件档案管理的要求和法律法规对证据的要求，建立涵盖电子文件和电子档案管理整个生命周期的管理制度，明确电子文件产生、归档和电子档案管理各环节、各岗位、相关责任人的责任和操作要求。

（四）系统实现的可靠性体现在两个方面：一是系统能够保证电子档案自形成起“内容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，办理完毕的电子文件及其相关信息集合在一起，经过归档操作（整理、编目、必要的格式转换、检查、确认或赋予归档标识）后形成电子档案这个时间点产生的电子档案数据包是电子档案的“原件”，确认电子档案的“原件”特征，核心点就是电子文件归档点留存的时间信息。

二、电子档案管理工作中的具体要求

（一）一旦电子文件已经完成了归档工作之后，就可以将其视为电子档案了，一般来说都由档案机构进行直接管理，并且在相关的档案部门中发挥其作用。所以对于这些档案来说，应该采取何种手段来进行管理，是摆在我们面前的一个重要课题。根据我国相关法律条款，是电子档案生效应该首先满足下列的几个条件。首先是电子数据可以有效呈现出原本的档案内容，其次是档案的格式不能发生改变，如果出现变化就要做药前后一致，再次是应该保证如果保存地址出现改变的话应该妥善记录转移过程的信息，尤其是操作时间和操作人员。所以我们可以看出在进行电子档案保存的时候应该遵循的相关要点。

（1）首先应该建立一整套完善的电子档案管理方案，这样才能让下级单位进行电子档案管理工作的时候有据可依，这要求我们在进行档案馆或档案室的管理工作中应该尽量将其完善来提高其可行性，并且切实落实责任，明确规定各岗位工作人员所承担的职责。

（2）在进行电子档案管理工作的时候应该重视技术水平。电子档案本身具有很强的开源性，所以很容易进行修改，但是档案本身就其性质来说应该保证真实性，所以应该采取一系列手段来避免这种情况，避免档案内容被修改，另一方面也应该运用一系列有效的手段可以证明电子档案没有被更改过，这样才能确保电子档案具有相应的凭证，可以生效。

（二）当前就相关技术来说，应该从以下几个方面进行技术性改良。

（1）首先应该对数据进行格式固化，来达成加密的效果，可以直接将原档案文件的格式进行修改，将其转化为另一种格式，这样就无法运用旧有的格式打开了，打开往往会造成错排而无法修改了，并且其内容也受到保护。

（2）对档案本身的属性进行设定，在选项中将其选定为只读，可避免内容被修改。

（3）在档案存储介质方面，应该尽量选用一次性的介质来进行存储，写入一次之后就无法再进行修改，但这种介质仅能用来储存数据量较小的内容。

（三）对于电子档案生效的问题，这本身并不是单一因素可以解决的内容，是多个因素综合作用而形成的结果，首先应该由相关部门颁布相关的法律法规，然后通过法律规定的程序进行验证，以确定该电子档案具有相应的完整程度和准确性，这样才能保证整个信息具有一定程度的公信力。当前社会发展变化的节奏很快，随着信息总量的增加，旧有的档案贮存方式也被提出了新的挑战。但电子档案本身依然在公信度方面受到一系列质疑，就替代旧有的档案管理方式来说仍然存在一些问题有待于解决，所以我们应该对电子档案凭证问题重视起来，才能保证其权威性，实现档案的社会价值。

三、结语

当前看来，社会仍然处于不断发展之中，科学技术的发展也在给我们的生活和工作方式不断带来改变，而另一方面来看我们也要从社会发展的需要作为出发点来进行考虑，让新技术更加适应于我们的工作。档案是历史的承载者，对于历史事件具有一系列的记述作用。而当前看来，电子档案在凭证方面仍然存在着一系列的问题，所以相关管理人员应该加强自身道德修养发和专业水平，保证相关的档案管理工作可以顺利开展，这样才能给我们的档案管理工作带来新的变革。

参考文献

[1]吴坚. 试论电子文件的凭证作用[J]. 兰台世界. 2010（20）

[2]丁梅. 电子文件凭证作用刍议[J]. 兰台世界. 2008（02）

[3]陈萍. 电子文件凭证作用的关键是原始性[J]. 兰台世界. 2008（13）