兼职档案管理员在高职高专档案管理中的作用

杨玲

【摘 要】档案管理工作作为高校工作中的重要组成部分，是衡量一所学校教学水平和管理质量的重要标志。随着高职院校教育事业的快速发展，在大数据时代、信息化时代，人们对高职院校的档案管理工作提出新的要求。高职院校只有优化档案管理工作队伍，充分发挥兼职档案管理员作用，才能适应高职院校的发展。文章分析了目前高职院校档案工作现状，分析兼职档案员在高职院校档案工作中的重要作用，提出了发挥兼职档案管理员作用的有效措施。

【关键词】兼职；档案管理员；高职高专；作用

和本科院校相比，大多数高职高专院校档案管理工作相对滞后。很多高职高专院校机构没有设置兼职档案管理员，或兼职档案管理员工作只是流于一种形式。导致学校在进行各级各类评估、检查中不能及时有效的提供资料，影响学校的发展。搞好档案工作，兼职档案管理员的作用显得尤为重要。如何提高兼职档案管理员的工作热情，充分发挥他们的作用，是搞好档案工作的一个重要组成部分。

一、高职高专档案管理工作的特点

（一）档案数量多、种类多

大多数高职高专院校是由几所学校合并组建而成，有的学校历史悠久，档案数量多，种类多；学校办学规模不断扩大，学生人数不断增长；学校对外交流合作，参加活动多，信息量大，所以学校每年档案数量快速增长。高校档案分类多，按实体分类包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等，按载体形式有实物、纸质、声像等

（二）对档案资源进行开发利用

在大数据时代、信息化时代，大众的档案意识逐渐增强，大家知道利用档案来实现和维护自身合法权益，档案的利用率不断攀升。因此，对原始的档案资源，不能只满足于整理、保存，还需要下工夫对档案进行研究。将零散的、庞大的、复杂的档案资源进行提炼、归类、汇总。即对档案进行编研、开发、利用，为利用者提供简单快捷的服务已成当今档案管理工作非常一项重要的工作。

（三）档案载体形式多样，现代化管理设施的应用

档案作为一种历史记录，特殊的文化资源。在科学技术飞速的今天档案已呈现出数量多，内容更新快，载体形式丰富多样等趋势，对档案资料进行收集、对档案资料进行甄别、对档案资料进行保存、对档案资料进行应用，就需要借助现代化管理设施来实现，2008年教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》提出高校应对纸质档案和电子档案进行同步归档，这是社会信息化发展的必然结果。档案信息化管理是档案管理工作的潮流和方向。

从以上特点可以看出高职高专档案管理工作内容多，任务重、压力大。如果将所有工作都放在为数不多的专职档案管理员身上，这会严重影响档案管理工作。因此高职高专院校应充分发挥兼职档案员的作用。

二、兼职档案管理员的作用

（一）对部门档案进行立卷、归档，缓解专职档案管理员的工作压力

《高等学校档案管理办法》明确提出，高校应实行部门立卷制度，各部门应根据实际情况设置一到两名兼职档案管理员。兼职档案管理员主要承担各个部门文件资料的收集、整理、归档工作。在学校管理、教学、科研、基建等活动产生大量文件资料时，兼职档案管理员的作用尤为重要。这将大大缓解专职档案员的工作压力，让专职档案管理员有足够的精力对档案资源进行编研、开发和利用。让档案资源发挥更大的作用。

（二）确保档案资料收集完整、真实、系统

兼职档案管理员一般是由各部门的教学秘书或部门的文秘人员担任。他们是原始资料的收集者，熟悉本部门情况，直接参与文书处理和各项工作，能够及时、准确的收集资料，确保档案资料真实性、完整性、系统性。和专职档案管理员相比，这是一大优势。

（三）对档案工作进行监督、宣传

兼职档案管理员是高校档案工作与教职工沟通的纽带，在工作中与教职工进行交谈，宣传档案知识，对培养学生、教职工档案的档案意识有独特的作用。推动档案工作的健康发展。

兼职档案管理员在高职高专档案管理工作中有其重要作用。搞好档案管理工作首先要搞好兼职档案管理员的队伍建设，采取相应措施，充分发挥兼职档案管理员独特的魅力。

三、如何充分发挥兼职档案管理员的作用

（一）争取领导重视，建立机构合理的兼职档案管理员队伍

大多数高职院校领导只注重招生、就业、科研工作，档案工作不受重视，高职院校档案管理部门应主动向学校领导汇报工作，主动宣传，争取资金。档案管理部门应根据各部门实际情况，确立各部门兼职档案管理员。在确立兼职档案管理员时应注意以下几方面：一是兼职档案管理员相对稳定，不要随意更换；确保高专的延续性；二是要有责任心、责任感、能吃苦耐劳，熟悉本部门工作情况；三是有一定信息技术能力。同时争取部门领导重视把档案管理工作视为常规工作，纳入年度工作计划之中。

（二）加强学习，提高业务素质

档案管理工作专业性强，兼职档案员的业务能力，工作水平直接影响档案管理工作的质量。所以对兼职档案管理员进行培训，提高他们的业务素质是档案管理部门的一项重要任务。

举办档案知识培训。档案工作专业性强，档案管理部门根据情况对兼职档案管理员进行定期与不定期培训，增强档案知识，培训内容结合各部门实际情况，让兼职档案管理员边学边做，专职档案管理员还可根据实际到各部门示范，让兼职档案管理员短时间内掌握业务知识和工作方法，确保工作顺利开展。

学习档案法规，增强档案意识。兼职档案管理员要搞好档案工作，首先要学习有关的法律、法规、工作条例等，具备一定档案意识，在工作中向教职工、学生进行宣传，形成良好的工作氛围。

档案管理部门应组织兼职档案管理员分期分批参加省内外举办的档案业务知识培训，到兄弟院校参观学习，开阔视野，提升他们的业务能力。

（三）建立和完善考核機制，激发兼职档案员工作热情

兼职档案管理员是高职高专档案工作的主力军，激发他们的工作热情，必须建立和完善相应的考核机制。档案管理部门应明确各部门兼职档案管理员的工作目标和范围。考核时不仅要考核部门兼职档案员，而且要考核部门领导。因为任何工作如果缺乏领导重视，效果将大打折扣。考核不能流于形式，不能让大家觉得干多干少、干与不干一个样，要将考核结果与他们的年终考核、评职、晋优结合，做到奖罚分明。

（四）配备相应的设施设备

工欲善其事，必先利其器，好的工作环境，齐全的设施、设备亦能调动兼职档案管理员的工作激情，充分展示他们的作用。档案工作要顺利开展需要有相应的软硬件设施设备，如计算机、扫描仪、档案管理系统、档案柜、专业工具、防盗、防火设备等，学校应根据学校的实际情况，配备相应设施设备。增加经费投入，改善工作条件。

档案管理工作是高职高专院校重要的基础工作之一，是衡量一所学校教学水平和管理质量的重要标志。而兼职档案管理员在档案管理中作用毋庸置疑，高职高专院校应建立一支素质高、业务能力精、年龄结构合理、工作积极得力的档案工作队伍，为兼职档案管理员排忧解难，优化管理，推动档案事业迈上新高度。

【参考文献】

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