档案信息化建设存在的问题及其对策

张鹏

在当前科学技术水平快速发展背景下，越来越多先进技术涌现，并广泛应用在各个行业领域，作为社会前沿技术之一，信息技术在档案管理工作中应用具有十分深远的影响。档案信息化建设是档案事业本世纪一项重要的战略选择，信息技术的广泛应用能够有效提升档案管理成效，降低人工劳动强度，规避人为失误可能性，提升档案管理工作质量。但同时，档案信息化建设也是一项挑战，其中存在的一系列问题仍然制约着档案信息化建设活动有序开展，有待进一步完善。加强对档案信息化建设中存在的问题和对策研究是十分有必要的，有助于为后续研究体提供参考。

一、档案信息化建设必要性

1.档案信息管理标准化

实现档案管理工作标准化，主要是强调档案实体管理转变为信息化管理過程中的规范、标准，主要是由相关档案上级主管部门制定发布，具体表现在以下几个方面内容：（1）严格按照档案管理的相关标准落实到著录和标引档案信息等工作。（2）根据档案数字化存储和管理的方式，制定相配套的规章制度和标准，促使档案信息存储标准化。（3）档案新政管理部门制定信息管理标准，实现档案信息管理更加标准化。（4）网络信息质量和网络体系结构规范制定相应标准，促使网络信息能够更快的传输和利用。

2.档案信息存储数字化建设

档案信息存储数字化建设是档案信息化建设的根本基础，档案信息承载体逐渐从以往的纸质形态转变为计算机管理的数字形态，包括档案信息输入和接收。档案数字化输入和接收可以有效实现档案管理信息化，构件档案目录中心，对档案信息进行收集和传输；档案专题进行信息加工，将编研成果采用数字化的形式加以处理，实现档案编研成果数字化发展；手工输入和图像扫描，以此来实现档案全文数字化输入。

二、档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设存在误区

有一些单位由于自身思想意识存在偏差，在档案信息化建设终未能充分结合实际情况，指导思想上发生偏离，将信息化建设作为一种工作成绩来开展，或是被动的应付上级主管部门下达的任务，促使档案信息化建设敷衍了事。档案信息化认知工作不充分，由于档案信息化建设中涉及到众多的数据库、网络建设以及系统开发等众多内容，这些内容复杂且难度大，实施起来很容易受到客观因素影响，加之实际要求过高，难以取得预期成效。

2.缺乏统一规范和标准

我国当前档案信息化工作标准化建设，计算机软件在开发中缺乏整体的规划性，在实用性方面存在较大的缺陷和不足；计算机相关设备档次不一，未能科学合理配置硬件环境；档案信息化建设缺少相应技术和系统管理的支持，管理缺乏明确的技术性标准，种种因素均在不同程度上制约着档案信息化建设活动有序开展。

3.档案信息化工作体制不完善

在档案信息化建设过程中，内部各个部门之间缺少紧密的配合协作，工作效率偏低。管理档案的文化事业机构性质相同，相应新时期面临的挑战也是相同的，但是由于彼此之间缺少充分的沟通和交流，导致档案信息化开发和运作效率偏低，致使大量资源浪费。其次，档案部门和其他信息管理机构之间缺少合作，由于传统管理体制的影响，导致图书、情报以及档案部门并没有站在一个平台上，共同研发统一的数据信息网络。

三、加强档案信息化建设的对策

1.结合实际情况，制定科学合理的规划部署

档案信息化建设应该摒弃以往思想上的局限，坚持对档案信息的开发和利用为主，充分发挥档案信息化建设的作用。从实际情况出发，突出工作重点，充分结合档案利用特点，有针对性开展档案信息化建设工作，确保工作能够落实到实处，充分发挥投资效益。档案信息化建设作为一项系统且复杂的工程，应该进行统筹规划，有计划、有重点的开展工作。与此同时，还应该做好档案信息化建设的硬件系统和软件系统，构建统一的数据库系统，打下坚实的基础。

2.加强组织协调，科学合理配置信息资源

档案信息化建设作为一项系统工程，在设计工作开展中只有高效的组织机构才能有序开展工作，这就需要加强组织协调能力，明确各个部门机构的职责要求。优于档案信息化建设核心工作是档案信息资源建设，通过协调各个组织机构来配置档案信息资源，充分开发和利用档案信息资源，为档案信息化工作开展提供更加坚实的保障。

3.加强高素质创新人才培养，确保工作能够有效开展

档案信息化建设中，对于高素质创新人才的培养是尤为重要的，根据档案信息化建设的实际需求，坚持以人为本的原则，有针对性开展档案信息化建设活动。首先，应该转变以往陈旧的思想观念，树立正确的档案创新型人才培养观念，建立统一的评价标准，定期组织人员培训和考核，提升人才培养成效。

综上所述，档案信息化建设是一项十分复杂、系统化的工程，在实际工作开展中涉及内容较广，很容易受到客观因素影响，这就需要坚持以人为本的原则，培养更多创新型人才，结合档案信息化建设的要求和相关标准，有针对性落实到档案信息化建设工作，做好各个部门之间的协调工作，科学合理配置档案信息资源，提升工作成效。