现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

何玲

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活方式以及工作方式有了很大的改变，相应的思想认识也有了很大的提升，尤其一些企业经营者愈加的重视人事档案管理工作。人事档案管理是人力资源管理中的一项重要工作内容，对于企业的发展具有深远的影响。只有做好人事档案管理工作，才能使得企业聘用人才方面更为合理，进而优化内部人力资源结构，增加企业的竞争实力。但是在实际进行人事档案管理工作过程中，还是会发生很多的问题，这些问题的出现严重制约了人事档案管理的水平，因此，这就要求有关的档案管理人员能够采取一些积极有效的对策加以解决，从而实现企业的长远发展。

关键词：现代人事档案管理；问题；对策

现代人事档案管理工作的有效开展具有重要的意义，这是记录企业员工思想以及工作状态的途径，同时也是考核员工的基础凭证，只有加强现代人事档案管理，才能有利于帮助企业管理者进行科学的决策，有助于促进企业良好的发展。因此，这就要求有关管理人员能够重视人事档案管理工作，认真对待自己的工作，增加责任感，不断的提高自身的管理水平，以满足档案管理工作的需要。同时还要针对档案管理中存在的问题加以解决，进而增加企业的竞争力，实现企业实力的增长，为企业增加更大的收益。

1 现代人事档案管理的重要性

人事档案管理是指对人事档案进行统计、鉴定、保管、整理、收集等等活动。人事档案管理的主要目的是为了保守档案机密、确保档案材料完整、便于档案利用等。其一，保守档案机密，现现代市场竞争中，了解竞争对手的情报具有极其重要的作用，有部分机密档案是企业发展的机密，例如，企业成本材料，客户信息等都是企业的机密文件。因此，档案管理员必须具备很强的职业道德、遵守法律法规、严格做好档案管理的保密工作；其二，确保档案材料完整，在档案日常维护和管理的工作中，管理人员必须要做到材料的完整性，防止材料遗失或遭到破坏，这是档案管理人员日程工作中的重要任务和职责；其三，便于档案利用，只有能夠有效的利用人事档案管理材料，才能有利提高企业人力资源管理的效率和质量。

2 现代人事档案管理存在的问题

2.1 管理制度存在缺陷

现代人事档案管理过程中还存在着不少的问题，管理制度的不完善就是其中之一，这使得档案管理水平受到了一定制约，不利于企业人事档案管理工作的顺利进行。与传统的人事档案管理不同，现代企业发展过程中更需要建立健全新的档案管理制度，这样才能避免出现一些不必要的问题，符合现代企业的发展要求。但是目前来看，大多企业经营管理过程中，还存在制度不完善，责任不明等缺陷，进而在管理方面缺乏一定的执行力和约束力，达不到管理的效果，不利于企业的长远发展。

2.2 管理人员流动问题

总所周知，企业人事档案管理是一项具有长久性、连续性、乏味性的工作，在人事制度的影响下，企业各各个部门、各个单位都出现人员流动大的现象，同时也包括了企业人事档案管理的人员。这就使得人事档案管理的工作容易出现断层的现象，如有人事档案管理人员突然离职，和后来的人事档案管理人员工作交接不顺利和完善整，造成工作存在断层性，从而使得管理工作重复或着不够全面进行，造成了人事档案管理工作质量难以有效的提高，降低了人事档案管理工作的效率。

2.3 管理人员素质不够

管理人员的素质不足也是人事档案管理过程中所存在的主要问题，这类问题很关键，因为档案管理人员就像一枚螺丝，是基础性的因素，只有保证其正常工作，才能发挥它的作用，从而保证其工作质量，这具有重要的意义。但是大多企业人事档案管理工作过程中，还缺乏一定的职业素养以及道德素养，不能充分的认识自身工作的重要性，缺乏一定的经验，同时还不具备专业技能水准，从而使得档案管理工作频频出现纰漏，这就使得档案管理工作难以有效的进行下去。

3 现代人事档案管理优化的途径

3.1 完善档案管理制度

企业单位必须严格按照管理人员管理活动的程序进行，将人事档案管理工作责任落实到每一位管理人员身上，做到责任连带的用作，使得管理人员之间相互监督，提高管理人员的政治觉悟和综合素质，若出现违法乱纪的情况，应进行严厉的惩罚，彻底追求法律责任。从档案管理人员自身抓起，建立完善的档案管理制度，形成一个良好的、和谐的人事档案管理工作环境。另外，建立现代化符合自身发展的人事档案管理系统，将现代信息技术与人事档案管理相结合，建立一个健全和完整的人事档案管理系统，从而提高档案管理工作的效率。

3.2 降低管理人员流动

企业单位应给予人事档案管理人员足够的薪资待遇，减低人员流动的问题，并且还需要不断的引进先进的、有责任心的管理人才。另外，在人事档案管理工作交接时，必须要做到完整的、全面的交接工作，使后来的员工能够独立的完成接下来的管理工作，避免工作出现断层的问题，从而提高企业单位人事档案管理的质量。

3.3 加强管理人员培训

加强档案管理人员的培训也是基本的要求，档案管理人员的素质影响着人事档案管理的水平的发挥，只有保证档案管理人员的素质，才能真正实现管理资源的利用，避免出现一些不必要的问题，这具有重要的意义。而这就需要企业有关部门能够加以重视，在档案管理人员方面加强培训，具体而言，可以加大投资力度，强化管理人员的职业素质培训，尤其要注重加强现代管理方法的培训，以跟上时代的发展，能够提高实际操作能力，实现科学化的人事档案管理，进而促进现代企业管理水平的真正提高。另外，有关部门还可以考虑建立以及健全相关的培训以及奖惩制度，以进一步加强培训，培养出企业发展所需要的档案管理人才，进而提高人力资源管理的质量，增加档案管理的工作效率，推进档案管理工作的顺利进行，从而有助于进一步提升现代企业的地位，促进其长远的发展。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，各个行业都获得了较大的发展，但是同时也在面临着企业发展的转折，尤其是管理方面的变革，只有不断的优化管理方法，提高企业管理水平，才能真正做到与时俱进，跟上时代发展的潮流，不被社会所淘汰，在市场中能够得以立足和发展，这具有重要的意义。而人事档案管理就是管理工作中内容中的一部，人事档案管理水平的提高对于企业的发展也具有重要的意义，因此，企业经营者也应该加强这一块的变革，通过加强管理人员的培训、创新档案管理方法以及健全人事档案管理制度等，以提高企业人事档案管理的水平，进一步的促进企业健康发展。

参考文献

[1]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016（3）：159-160.

[2]简娜.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].卷宗，2017（30）.

[3]陈鸣.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].人力资源管理，2017（10）：326-327.