基层事业单位会计档案管理探讨

王淑静

摘要：根据事物的一般发展规律，新事物取代旧事物，同样在2016年年初新的会计档案管理办法取代了旧的会计档案管理办法，新办法开始实施，作为实施新办法的主体之一的基层事业单位要顺应时代发展的趋势，按照新的办法的要求，执行相关法律程序、政策。目前基层事业单位会计档案管理工作中存在着一些问题，本文通过分析这些问题，找出管理好会计档案的一些相应措施，为执行新的会计档案管理办法做好铺垫。

关键词：基层事业单位；会计档案管理；方法

一、会计档案管理的内容

实际上会计工作是一项系统工作，简单地说就是将日常发生的经济业务信息输入会计信息处理系统，在系统内经过专门的技术方法核算、分析等各种加工处理，最后输出到系统外部的是选择出来的有用信息。采集经济信息的过程形成各种凭证，输出的有用信息有会计账簿和各种会计报表，当然工作中还会涉及其他外部取得的资料。结合住建行业事业单位工作的实际，将会计档案的内容分为四大类。具体讲，会计凭证主要有各种原始凭证、工资和各种奖金津补贴发放花名册、记账凭证；会计账簿包括库存现金日记账、总分类账、经济分类辅助明细账、银行存款日记账、政府经济分类辅助明细账、功能分类明细账、固定资产辅助账、零余额用款额度日记账、固定资产明细账簿、一物一卡的固定资产卡片；财务报表类有“三公”经费月度报表、月报表、季度报表、预算报表、半年度報表和年度报、决算报表，每月财务分析报告、决算分析报告、内部控制建设情况报告；其他内部或者外部的资料，银行存款余额调节表、财务管理制度、主管部门和同级上级财政部门的制度性文件、银行对账单。

二、加强事业单位会计档案管理有其必然的属性

（一）是事业单位加强自身管理的需要

会计档案可以说是财务人员劳动的最终果实，是财务工作的最后一个环节，它是历史信息真实、完整、可靠的反映。历史是现实的一面镜子，同样，会计档案是全部历史的、经济的信息资料，以这些历史的经济信息为基础可以分析预测未来，为单位制定集体经济决策提供帮助，也可以对未来的经济计划进行修改，使未来事项更加符合发展规律。它同人事档案一样重要。

（二）是满足社会其他主体的需要

无论经济责任审计还是其他类型审计，全部需要以会计档案为基础，没有保存完善的会计档案，审计资料无从谈起；也是国税、地税、纪检、上级和同级财政、主管部门监督检查的有效依据；与债权人和债务人有效核对账目的法律依据，如某单位收取押金，但是交款人不慎丢失原始收据，我单位通过查询会计档案、翻阅相关的记账凭证和原始凭证，在证据确凿的情况下依然要退还押金。

（三）是事业单位工作人员的职责要求

有人误以为事业单位工作稳定，员工有着稳定的福利待遇，工作积极性不强，但是当今市场经济环境下，不管是企业还是机关事业单位都要有居安思危的意识。2010年本地市的事业单位开始实行绩效工资制度，所得工资和职工付出的劳动成正比例关系，打破了大锅饭的形势，加之事业单位实行岗位聘用制，不能胜任工作岗位职责的不得聘用到相应岗位等级。以上种种原因说明事业单位的职工需要认真履行自己的岗位职责。

三、基层事业单位会计档案管理中的不足之处

（一）思想意识陈旧

人事档案涉及升职、职称等个人利益，所以从高层到基层管理人员比较重视。对于会计档案的管理是不重视的态度，片面的认为会计档案就是会计凭证加报表，只要保管好这些资料，可以查阅就可以了；对于销毁档案更是纸上谈兵，负责人认为自己在任期间销毁档案要领导责任，基层管理档案人员认为销毁档案操作起来加重工作负担，所以不能够积极主动的完成工作职责，实际上按规定销毁档案是责任是义务，而不是可做可不做的工作。

（二）制度建设相对落后

因为每个单位承担的职责不同，即使在没有出台新的会计档案管理办法之前，作为基层事业单位也应该根据相关规定制定符合自己单位实际情况的实施细则，实际中，直接套用办法，不符合工作实际的情况比较多，甚至有些单位没有配套制度。

（三）基层事业单位管理档案的业务人员的业务水平偏低

一些基层事业单位会计和档案不分家，会计人员长期保管档案，但是他们一般不具备档案管理的专业知识。有些单位会计档案归档不规范，基本格式要求满足不了，装订的凭证封面上没有会计主管的签字，会计账簿页码不标明，会计凭证和账簿不分开存在，业务较少的单位直接放在一个档案盒内；有些单位设置会计档案管理人员一人，但是不精通计算机技术，有些资料要信息化处理以便查阅，比如销毁移交清册等，总之，专业素质偏低，复合型人才匮乏。

（四）基础设施设备方面投入不足

在一些基层事业单位，编制机构办公室给其单位设置的人员和机构有限，会计档案管理部门没有独立于财务处室之外；受经费和办公场所的限制，没有独立的会计档案存放库房，灭火器、除湿器等设备缺乏；一些基本设备、基础设施投入较低，导致电脑的软件不能及时升级，硬件不能及时采购。

四、解决基层事业单位会计档案管理问题的一些方法

（一）转变滞后的思想意识

首先单位负责人的态度和观念是一个单位会计档案管理水平的总基调，如果单位负责人都认为会计档案管理工作属于过时的滞后的工作事项，那么其他工作人员就更没有管理好会计档案的动力了，所以单位负责人应转变思想认识，把会计档案管理工作提到自己的工作日程上来，在单位渲染成一个会计档案管理非常重要的氛围；其次分管工作领导和具体负责人员要带动其他工作人员转变思想、督促单位负责人转变思想，从自身做起，严格执行相关管理制度；最后，会计档案是会计工作者辛勤劳动的鉴证、是汗水的结晶，正是因为这样，会计人员在日常工作中要细心、耐心、认真，这样才能保证会计档案可靠、真实、完整。当前反腐的高压态势只进不退，政治环境步入新常态，会计档案记载着所有经济信息，无论对单位来讲，还是对工作员工来讲，管理好会计档案是一种责任和使命，更是一种对自身保护的加强和防范。

（二）完善会计档案管理的一系列的相关制度

从2016追溯到1998，中间跨越了二十来年，这是一个相对稳定和落实的时间段，一些基层事业单位有相应的会计档案管理制度，但是相对来说不太完善。趁新的会计档案管理办法出台之时，有必要对已有的相关制度做出修订，没有的制度加以制定和完善，这也是新的管理办法提出的要求，因为新的管理办法对一些问题做出了更详细的规定，比如会计档案的销毁程序规定更加详细，就要结合各自的实际制定详细的、可执行的销毁制度；另外新办法还赋予了电子会计档案合法的地位，电子会计档案也属于会计档案，至少要制定配套的电子档案管理制度。总而言之，在会计档案管理的整个程序中，包扣归档、移交、保管、销毁、查阅、借阅、复制、保密等程序，都要有相应的具体的制度，比如借阅会计档案要有经办人、分管领导、主管领导签字同意，查阅要登记什么时间查阅的，查阅人是谁，查阅的内容是什么，经手人是谁。

（三）提高相关工作人员的业务能力

会计档案管理需要的是多技能的人才，不只是掌握双学科的问题，而是要跨学科门类学会计算专业的知识。会计档案管理人员要想让自己的管理水平更高一层，可以通过多种途径实现，比如市直单位可以鼓励会计档案管理人员参加当地的院校专业学习，可以参加其他外地知名学校的网络课程学习；因基层事业单位档案管理人员较少，主管部门可以邀请社会知名专家或者院校学者给下属单位档案管理人员进行培训和讲座。

（四）加大投入支出力度

首先，必须明确会计档案的管理权限归属问题，不能由财务部门长期保管，到了相应时间要移交档案部门保管，即使没有会计档案管理机构的基层单位，也要指派一名专门的工作人员来管理会计档案；其次即使没有专门的储存会计档案的房间，也要有保管会计档案的箱子或者是柜子，而且这些存放档案的家具用具不能存在财务室。否则有违内部牵制的初衷；最后随着信息化的发展，电子设备更新换代比较快，及时更新不能满足工作需要的软硬件。

五、结束语

尽管会计档案管理中存在一些问题，但是各层次人员积极转变思想意识、提高管理档案人员的专业素养、建立完备的管理制度、再加上财政、审计部门的监督，基层事业单位的会计档案的管理水平會提升到一个全新的高度。

参考文献：

[1]李晓霞.浅论行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].财会研究，2017（5）.

[2]齐芳.事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务，2015（6）.