电力企业档案管理探究

黄柳聪

摘要：电力档案是电力事业发展的一项重要工作。电力档案管理是电力管理工作的基础和生不如死改，对电力发展具有重要影响。本文主要围绕电力企业档案管理进行研究，通过展示电力企业档案工作的三级网络体系，明确要完成任何一个环节工作，都需要各层次之间或者同层次各部门之间的紧密配合，进而分析目前电力企业档案存在问题及基因，进一步提出相应的对策，以便为确定了企业档案信息化资源建设的主要措施，最终引出如何加强电力企业档案管理探究的几点思考。

关键词：电力，企业，档案管理

一、研究背景

在当今信息社会，以科技档案为主体的电力企业档案不仅要紧密为电力生产建设服务，为企业升级服务，更要立足于全面提高企业素质的要求，通过加强电力企业档案管理，强化企业档案工作整体建设，提高档案管理素质，为企业升级和提高经济效益服务，为电力工业的发展和振兴奠定基础，最终满足电力企业科研、生产建设的需要，其意义是重大而深远的。

二、电力企业档案工作的三级网络体系

（一）一、三级网络体系的组织形式

三级体系，就是建立档案工作控制中心与保证体系，把档案管理工作纳入企业管理系统，在档案心的指挥与控制下，使档案专、兼职人员各负其责，发挥整体功能，求得档案工作的不断发展。这种网络体系的模式可由三个层次组成。高层次是：企业设立三位一体（即文书、科技、会计档案等）的档案机构或综合档案室，作为档案管理指挥与控制中心。它既是企业统管档案工作的职能部门，又是永久或长期保管企业档案的基地。第二层次是：按企业所属机构设若干个档案工作第二层次网点，配备专兼职档案人员，负责本部门的档案工作，为本单位生产和企业建设服务。第三层次：在本企业所属的重点班组设立档案工作第三层次网点，配备兼职人员管理档案。第二、三层次网点是企业的档案源，它所形成的大部分档案属于科技档案，其兴衰将直接影响企业的生产经营管理水平。①

（二）各级网络的职能和关系

三级网络体系是由参与企业管理活动的不同层次构成的。即最高管理层、中间管理层和执行层。不同的管理层次工作性质不同，职能也不同。最高管理层主管档案工作，担负着领导和决策任务，负责计划、组织、协调和处理档案的具体问题。中间管理层担负着计划和管理的双重职能。在中间管理层中，各网点都要有一名部门领导分管档案工作，提出档案工作计划。档案人员要认真执行企业档案工作规章制度，完成本部门的档案工作任务，负责所属第三层次网点档案工作的控制，做好本单位的档案管理工作和档案移交工作。执行层主要担负着执行任务，它在企业占的比重比较大，因此它构成企业档案管理网络体系的最初层次，是经营管理目标的实施层，也是档案工作的最初环节，是形成各类档案的基础。总而言之，要完成任何一个环节工作，都需要各层次之间或者同层次各部门之间的紧密配合。这样才能促使档案管理网络体系进一步发挥其保证作用，使企业档案工作呈现出一个上下左右齐抓共管的局面。

三、电力企业档案管理中存在的问题

电力企业的工作范围广，技术层次多，决定了电力企业档案管理工作的复杂性与艰巨性。近年来，随着相关制度规定等日趋完善，电力企业档案管理工作喝取得一定的成绩，但也存在一些问题，主要如下：

（一）规章制度、管理体系不健全，档案利用率低

檔案管理工作是一项具有管理性、科学性的工作，需针对本单位实际情况制定一套科学、完整及可操作性的管理规章制度。虽然目前大多数电力企业已经建立了档案管理制度，但不够健全，在档案的收集、保管 、借阅、保密等还存在着一些问题，经常有借无还；还有些档案人员随意涂改、销毁甚至出售档案资料，严重违反了档案管理的要求。此外，企业对档案的宣传力度不够，使得相关档案的利用率较低。实际上，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的经济效益与社会效益，然而，长期以来，企业一直重“藏”轻“用”，缺乏有效的宣传，使得企业员工对档案的利用效益知之甚少，信息资源开发不足，造成档案利用率较低。

（二）档案意识不强，归档不及时、不准确

目前，企业员工对档案管理工作缺乏足够的认识，档案意识淡薄，对单位的各项文件、资料不够重视，归档不及时，资料流失、毁损的情况时有发生，文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性也难以得到保证，从而增加了档案收集的难度。此外，由于一些电力企业及职工对档案相关制度不甚了解，对电力档案不够重视，存在重安全生产、轻档案管理的现象，造成档案材料收集不齐全、归档不及时等问题，以至于无法发挥档案的凭证作用，也无法为企业提供优质、高效的服务。

（三）档案管理信息化发展滞后

信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，由于种种原因造成电力企业档案管理的信息化发展较为滞后，主要表现为：个别企业领导对档案信息化建设认识不足，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入；企业档案信息化相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低。数据录入量有限；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。

四、加强电力企业档案管理的措施

电力企业档案作过程中出现上述问题具有普遍性，对经常性出现问题若不及时解决，就谈不上档案的规范管理，进而浪费企业资源，影响企业进一步发展。而要有效解决这些问题可采取如下具体对策：

（一）建立健全的企业档案管理制度

当前，国家相继出台并制定了《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列的档案管理法规。企业必须严格按照这些政策法规整理电力企业档案资料，同时根据企业自身实际情况建立和健全电力企业档案管理制度和实施规范，统一标准、统一规范，确保档案工作有章可循、有法可依。同时，还需建立和健全归档工作的约束、激励、监督机制并运用法律和经济等手段有效进行档案管理，着重落实领导责任制，将档案工作纳入电力企业行政领导责任制进行监督，严格执行奖惩制度。

（二）强化全员的归档意识和责任意识

电力企业档案要发展，必须强化全员的归档意识和责任意识，将档案工作完成情况与全员绩效考核挂钩，从而打破“轻档案”的传统思维模式，确保公司在生产经营和管理活动中形成的，对企业具有重大保存价值的文件材料、影像及实物等能及时归档。

（三）加强档案信息化建设

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，需要各部门和档案人员树立一种“大档案”的观念，以科学发展为指导，建立既适应市场经济需要，又适应现代化要求的一体化管理模式。档案信息化不仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式和方法，甚至是整个管理模式的变革和创新。要解决档案信息化建设的各种障碍，关键在于管理创新。档案部门要根据企业信息化建设的实际，改革档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，才能适应企业发展，开创档案管理的新局面。

结束语

近年来，我国电力企业的面貌发生了很大变化，企业素质差的问题正在得到改善，企业在发展和完善的过程中，同经营管理、生产技术有直接联系的企业档案工作，显得愈发重要。企业档案管理水平同企业现代化程度是成正比的，越是技术性强、管理先进的企业，对其自身档案管理要求越高，电力企业尤为明显。

参考文献：

①《电力企业档案管理升级指南》编委会著《电力企业档案管理升级指南》[M]，吉林省，四平电力局电力安装公司印刷厂，1998.1，105-106

②程彦韬，《电力企业档案管理投入与产出的思考》[J]，《四川电力 技术》，2003（1期），55-57

③汤雷，熊娅，周淑琴，《企业档案信息化建设的思考》[J]，《机电兵船档案》，2012（1期），44-45