浅析信息技术在办公自动化中的应用

李东旭

摘 要：随着社会的不断发展，人们在生活工作中都需要接触信息，利用计算机来进行办公能够将的效率提高，信息化技术的使用使社会多种领域中的工作得到了提高，由于信息化技术具有高效和多功能的特点，所以在办公中具有较好的效果，为了提高办公自动化的发展，需要将信息化技术进行提升，将计算机技术进行创新，使其能够发挥出更大的价值，促进社会的快速发展。

关键词：信息化技术；效率；办公自动化；应用

随着社会的快速发展，企业在发展中要想提升自己的实力和竞争水平，需要将企业的信息处理水平提高，办公自动化的应用变得越来越广泛，这使办公的效率大幅度提高，所以办公自动化受到社会的关注。为了适应时代的发展规律，企业开始使用信息化技术进行办公，采用信息化技术软件等将办公的管理喜效率提高，这使办公的自动化通过计算机技术以及软件的数据处理得到实现，同时还可以使信息资源的获取更加便捷，使办公的效率提升，减少工作中的错误和问题。

1 信息化技术对办公自动化的促进作用

1.1 信息化技术的应用可以使企业的成本减少，应用计算机技术来进行办公的管理，这使经济和信息发展受到了较大的影响，也使企业的管理成本降低，由于信息化技术采用计算机等设备来完成，这使办公中的材料得到了节省，大大减少了成本的消耗，还可以将工作效率提高，这对企业的经济有着促进的作用。办公自动化使大量的工作任务通过个人的工作就可以完成，使人力得到减少，这个环节产生的成本消耗得到了进一步减少，对企业的经济发展有着重要的作用。

1.2 企业的核心竞争力通过信息化技术得到了提高，这使企业的发展更加快速，也能够使办公的流程和管理的效率都得到优化。由于信息化技术的先进性，使办公的流程得到了简化，同时加快了效率，这使工作的进度提高，同时还可以使员工的能力提升，对员工的创新性有所提高，采用这种简便的沟通和交流可以激发人们的才智和能力，对办公过程中的逻辑应变有加强的作用，也是工作能力得到发挥的重要内容。计算机技术的应用对企业的创造力提升有重要的作用，所以能够加强企业的竞争力。

2 信息化技术在办公自动化中的特点

在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然作出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。

从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，应该是一信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的，通过办公自动化，可以优化管理组织，提高效率，协同办公能力也得到增强。强化决策的一致性。办公自动化基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是一种手段，必须熟悉业务，对管理有深刻的理解，才会发挥办公自动化的作用。

随着像Wi-Fi等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。

3 信息化技术在办公自动化中的应用分析

办公自动化和我们的工作具有紧密的联系，信息化技术使办公中的纸张使用得以减少，还可以将数据的处理水平提高，采用计算机进行办公能够使办公的效率得到提升，并且将办公中的环节和过程进行优化，使得办公自动化管理水平提高，使企业获得收益，这些优势在计算机应用中有着较好的作用，对计算机办公的起到了促进的功能，信息化技术在办公自动化的应用主要包括以下方面。

3.1 演示软件的使用

演示软件在信息化技术中的应用具有普遍性，能够将图文内容包括表格、图片、文本等进行综合和编辑，使其能够变成幻灯片的形式，还可以在其中进行音频等的穿插，使其具有更加全面的功能。这种软件的使用能够使演示的效果增强，从而使其达到更好的作用，在介绍产品以及培训等方面能够发挥出较好的效果，使接受者的印象得到深化，从而达到目的。

3.2 文字软件处理

现在的文字处理软件我们常用的是WORD、WPS等，这些文字编排工具的广泛应用使得包括商务合同、报告、书信等，且操作简单、快捷。该软件能将图形、表格、文字三者很好地结合起来，以便更好地呈现出效果，且使用方便。软件提供多项命令和功能，如列表排序、文件管理功能、邮件列表功能、数据计算功能、图形处理功能、创建显示类型、文字替换功能、文本对齐、添加图形边框等，以供用户选择，帮助其更快捷地完成任务。该软件在文字处理方面所体现出的强大功能，受到办公人员的普遍使用。

3.3 电子表格软件

电子表格功能强大，操作具有简便、清晰、快捷等特点，应用电子表格能极大地提高工作效率，而且极易上手操作。能提供大量分析工具、具有专业水准的计算工具，因而能在很大程度上削减重复、复杂的计算过程，工作效率得以极大提升。另外，数据处理电子表格还具备图表化功能，通过数据/图表透视表进行直观、形象的数据分析。尤其适合用于制作数据繁多且需要数理统计说明问题的项目，因而受到各个领域的推崇和使用。

3.4 数据处理软件

在现代企业办公中，数据繁多、过程处理复杂是一大特点。而应用数据处理软件，使用其提供的数据库管理系统、应用程序生成器等，能帮助用户创建各种数据库应用程序（包括各部门、个人），建立庞大的数据库，并方便读取，从而为所需的人提供各种有效、准确的数据信息，这为企業实现现代化管理和集团信息化目标奠定了基础。

4 办公自动化未来的发展方向

计算机技术运用得到办公自动化的进程是时代的进步的结果，随着计算机技术的不断发展进步，未来计算机技术将会从对数据、信息的处理，逐步过渡到知识处理，而数据库也将被知识库取代。以后的自动化办公更加高性能、网络化、集成化，并且深入到社会的每一个角落并得到提升。

5 结束语

随着信息化技术的发展，信息化技术在办公中的应用逐渐广泛，这种现象在多种行业中都有所存在，由于信息化技术的便捷和高效使办公的质量得到提高，从而使企业公司的效益获得提升，这使社会的发展也得到了促进。新时代下的办公发展需要依靠创新和改善来进步，通过对技术的改善来将办公自动化的水平逐渐提高，从而使办公的效率得到提升，加强技术的研究，将技术的应用进一步发展，使其能够在其他领域得到发挥。

参考文献

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